Tối thứ bảy, một nhóm mười lăm người đặt phòng VIP mừng sinh nhật, kèm bánh và hai mâm đồ ăn. Đây là lượt khách đáng giá nhất của quán karaoke: phòng lớn, hát nhiều giờ, bia nước gọi liên tục — và cũng dễ hỏng nhất. Phòng thiếu ghế, bánh để quên ngoài quầy, cuối buổi mười mấy người xúm lại đòi chia tiền, phòng dọn không kịp cho lượt sau. Bốn việc cần làm cho gọn:
Chốt bốn thứ ngay lúc nhận tiệc
Tiệc nhóm khác lượt khách vãng lai ở chỗ quán phải chuẩn bị trước, mà muốn chuẩn bị thì phải có số. Bốn thứ phải hỏi và ghi lại ngay trong cuộc gọi nhận đặt:
| Cần chốt | Vì sao |
|---|---|
| Bao nhiêu người | Quyết định loại phòng và số ghế kê thêm. Nhóm mười lăm người nhét phòng mười chỗ là hỏng cả buổi |
| Giờ vào và giờ ra dự kiến | Thiếu giờ ra thì không biết phòng đó tối nay còn nhận được lượt nào nữa không |
| Đồ ăn, bánh, trang trí | Bếp cần thời gian; bánh khách tự mang thì phải có người nhận giữ |
| Ai đứng tên trả tiền | Hỏi lúc nhận đặt thì dễ, hỏi lúc chốt phòng giữa đám đông rất khó |
Chuyện giữ phòng tới mấy giờ thì thả và khi nào nên bắt cọc, bài nhận đặt phòng karaoke trước đã viết kỹ; tiệc nhóm có đặt đồ ăn thì gần như luôn nên cọc vì quán đã bỏ tiền chuẩn bị.
Đồ ăn và bánh đặt trước: đưa vào phiếu, đừng ghi giấy riêng
Lỗi phổ biến nhất của tiệc nhóm nằm ở chỗ tưởng vặt: nhân viên ca chiều nhận đặt hai mâm đồ ăn rồi ghi vào tờ giấy để ở quầy. Ca tối không thấy, bếp không làm, khách vào phòng ngồi chờ. Ba quy ước nên áp:
- Đặt hạn chốt đồ ăn. Bếp cần bao lâu thì ghi đúng bấy nhiêu, thường là trước giờ hẹn vài tiếng. Quá hạn thì khách chỉ gọi được món có sẵn.
- Đồ đặt trước phải nằm cùng chỗ với lượt đặt phòng, không nằm trong Zalo cá nhân của một nhân viên. Ca sau mở ra là thấy phòng nào đã đặt gì.
- Bánh và trang trí khách tự mang thì nói trước quán có thu phí mang đồ ngoài vào hay không, và cử một người nhận giữ, ghi tên nhóm lên hộp. Hai nhóm cùng mang bánh là nhầm ngay.
Khách vào phòng thì bấm đồ đặt trước vào đúng phòng đó như mọi món gọi thêm, để lúc chốt tiền giờ và tiền đồ nằm chung một hoá đơn.
Một hoá đơn hay chia tiền từng người
Nhóm đông luôn phát sinh chuyện trả tiền. Ba tình huống, ba cách làm:
- Một người bao — mặc định, và là lý do phải hỏi "ai đứng tên" ngay từ lúc nhận đặt. Chốt phòng ra một hoá đơn gồm tiền giờ cộng toàn bộ đồ đã gọi.
- Cả nhóm chia đều — vẫn một hoá đơn, chỉ khác khâu thu: lấy tổng chia theo số người đã chốt, mỗi người trả bằng tiền mặt hoặc quét mã chuyển khoản.
- Hai nhóm chung một phòng — khi đó mới cần tách hoá đơn thật, tách ngay trên máy theo phần mỗi nhóm đã gọi. Tiền giờ của phòng là một dòng, chia theo thoả thuận của hai nhóm.
Quán có bán gói giờ kèm đồ uống cho nhóm thì phần khách gọi vượt ra ngoài gói tính theo bài combo phòng hát.
Dọn phòng giữa hai ca
Tiệc nhóm để lại gấp đôi lượng việc so với lượt khách thường: ly, đồ ăn thừa, bóng bay, giấy gói. Nhận lượt tiếp ngay sau đó là tự làm khó mình. Ba việc nên thành nếp:
- Phòng đã nhận tiệc thì chừa khoảng trống giữa hai lượt, đủ cho người dọn xong rồi mới nhận khách mới.
- Khách ra thì chuyển phòng sang trạng thái chờ dọn trên sơ đồ, đừng để nó hiện trống — thu ngân nhìn màu là biết chưa xếp được ai vào.
- Kiểm micro, điều khiển và đồ của quán trước khi trả phòng. Nhóm đông ra về cùng lúc, thiếu món gì sau đó không biết hỏi ai.
Nhận tiệc nhóm trên Ordersys
Phần mềm quản lý quán karaoke Ordersys gom cả buổi tiệc về một chỗ: sơ đồ phòng hiện rõ phòng đang hát, phòng trống, phòng đã đặt trước và phòng chờ dọn, nên ca nào tiếp nhận cũng thấy đủ. Đồ ăn, bia nước gọi vào phòng cộng thẳng vào hoá đơn phòng cùng tiền giờ. Nhóm đông hơn dự kiến thì chuyển sang phòng lớn hơn, tiền giờ và đồ đã gọi đi theo; hai nhóm chung phòng thì gộp hoặc tách hoá đơn. Thu tiền có mã QR chuyển khoản, chốt ca tách rõ tiền mặt với chuyển khoản để đối chiếu tiền trong két; bia nước khai kho nên bán ra là trừ tồn. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: Nhận đặt phòng karaoke trước: giữ phòng bao lâu, có cọc không · Tính tiền quán karaoke theo giờ từng phòng và gọi đồ vào phòng.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Combo phòng hát kèm đồ uống: đặt giá và tính tiền thế nào
Bốn việc phải chốt trước khi treo bảng combo karaoke: combo gồm gì và ghi rõ ba điều kiện nào, đặt giá bằng cách cộng từ giá vốn lên thay vì trừ từ giá niêm yết xuống, khách gọi thêm hay hát quá giờ combo thì tính tiền ra sao, và vì sao đồ trong combo vẫn phải khai công thức để trừ kho.
Nhận đặt phòng karaoke trước: giữ phòng bao lâu, có cọc không
Bốn việc cần chốt trước khi nhận đặt phòng karaoke: giữ phòng bao lâu theo loại phòng và khung giờ, đồng hồ tính tiền chạy từ lúc khách vào hay từ giờ hẹn, khi nào nên bắt cọc và cọc thế nào, khách không tới xử lý ra sao, và ghi lượt đặt lên sơ đồ phòng để ca sau còn thấy.
Chấm công khi nhân viên chạy giữa các chi nhánh
Nhân viên làm ca ở điểm A rồi sang điểm B: buổi đó ai trả công, chấm công ở đâu, cuối tháng gộp công thế nào và làm sao không bị tính trùng hai nơi. Bốn quy tắc chốt một lần: ca xếp trước và gắn chi nhánh, mỗi điểm một mã QR, một người một phiếu lương, chi phí lương chia về điểm dùng người.
Nhân viên nghỉ việc: thu hồi tài khoản và bàn giao những gì
Bốn việc theo đúng thứ tự khi nhân viên quán ăn, quán cà phê, cửa hàng nghỉ việc: tắt tài khoản phần mềm ngay ca làm cuối và đổi mật khẩu dùng chung, bàn giao ca và tiền quỹ có hai chữ ký, kiểm dữ liệu khách để số khách quen không đi theo điện thoại cá nhân, rồi chốt kỳ lương cuối trả đủ và sớm, kèm bảng kiểm bàn giao tám dòng.
Phụ cấp, thưởng và phạt: đưa vào bảng lương thế nào cho rõ
Cách tách phụ cấp, thưởng và khoản trừ thành từng dòng rõ ràng trên phiếu lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng: phụ cấp theo ngày hay theo tháng viết ra trước, thưởng đặt điều kiện đo được và thưởng chuyên cần thay cho phạt đi trễ, chỉ trừ khoản có căn cứ, nhân viên tự xem được phiếu lương.
Bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu: năm chỗ cần dò
Năm chỗ bảng lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng hay sai: số công không khớp ca thật, quên phụ cấp hoặc tính sai theo ngày, nhầm giờ đêm và làm thêm, hoa hồng lệch kỳ hoặc sai người, tạm ứng chưa trừ hoặc trừ hai lần; kèm bảng dò mười phút trước khi phát lương.
Ưu đãi sinh nhật khách nên là gì, nhắc trước mấy ngày
Lấy tháng sinh lúc tích điểm; quà theo ngành (cà phê, quán ăn, bán lẻ, bida, spa) theo nguyên tắc khách đến quán mới dùng được và quán chỉ mất giá vốn; lịch gửi từ 7 ngày trước tới 7 ngày sau; tránh tặng thứ khách không dùng; bốn con số để đo khách quay lại.
Voucher và mã giảm giá: phát thế nào để không lỗ
Bốn việc cần chốt trước khi in voucher: mức giảm theo biên lãi gộp (bảng phải bán thêm bao nhiêu), ba điều kiện hạn dùng, mức chi tối thiểu, phạm vi; chặn dùng lại và chặn giảm tay; phát cho nhóm nào; mỗi đợt một mã riêng và bốn con số để đo.
Phân nhóm khách của quán: chia theo gì cho dễ dùng
Chia khách theo hai thứ đo được từ hoá đơn: bao lâu ghé một lần và bao nhiêu tiền. Ba nhóm đủ dùng cho quán nhỏ: khách mới, khách quen, khách ngủ quên, mỗi nhóm một cách đối xử; khi nào thêm nhóm khách chi nhiều; bốn lỗi hay gặp và ba con số đo mỗi tháng.
