Tối thứ bảy, một nhóm mười lăm người đặt phòng VIP mừng sinh nhật, kèm bánh và hai mâm đồ ăn. Đây là lượt khách đáng giá nhất của quán karaoke: phòng lớn, hát nhiều giờ, bia nước gọi liên tục — và cũng dễ hỏng nhất. Phòng thiếu ghế, bánh để quên ngoài quầy, cuối buổi mười mấy người xúm lại đòi chia tiền, phòng dọn không kịp cho lượt sau. Bốn việc cần làm cho gọn:

Chốt bốn thứ ngay lúc nhận tiệc

Tiệc nhóm khác lượt khách vãng lai ở chỗ quán phải chuẩn bị trước, mà muốn chuẩn bị thì phải có số. Bốn thứ phải hỏi và ghi lại ngay trong cuộc gọi nhận đặt:

Chuyện giữ phòng tới mấy giờ thì thả và khi nào nên bắt cọc, bài nhận đặt phòng karaoke trước đã viết kỹ; tiệc nhóm có đặt đồ ăn thì gần như luôn nên cọc vì quán đã bỏ tiền chuẩn bị.

Đồ ăn và bánh đặt trước: đưa vào phiếu, đừng ghi giấy riêng

Lỗi phổ biến nhất của tiệc nhóm nằm ở chỗ tưởng vặt: nhân viên ca chiều nhận đặt hai mâm đồ ăn rồi ghi vào tờ giấy để ở quầy. Ca tối không thấy, bếp không làm, khách vào phòng ngồi chờ. Ba quy ước nên áp:

• Đặt hạn chốt đồ ăn. Bếp cần bao lâu thì ghi đúng bấy nhiêu, thường là trước giờ hẹn vài tiếng. Quá hạn thì khách chỉ gọi được món có sẵn.
• Đồ đặt trước phải nằm cùng chỗ với lượt đặt phòng, không nằm trong Zalo cá nhân của một nhân viên. Ca sau mở ra là thấy phòng nào đã đặt gì.
• Bánh và trang trí khách tự mang thì nói trước quán có thu phí mang đồ ngoài vào hay không, và cử một người nhận giữ, ghi tên nhóm lên hộp. Hai nhóm cùng mang bánh là nhầm ngay.

Khách vào phòng thì bấm đồ đặt trước vào đúng phòng đó như mọi món gọi thêm, để lúc chốt tiền giờ và tiền đồ nằm chung một hoá đơn.

Một hoá đơn hay chia tiền từng người

Nhóm đông luôn phát sinh chuyện trả tiền. Ba tình huống, ba cách làm:

• Một người bao — mặc định, và là lý do phải hỏi "ai đứng tên" ngay từ lúc nhận đặt. Chốt phòng ra một hoá đơn gồm tiền giờ cộng toàn bộ đồ đã gọi.
• Cả nhóm chia đều — vẫn một hoá đơn, chỉ khác khâu thu: lấy tổng chia theo số người đã chốt, mỗi người trả bằng tiền mặt hoặc quét mã chuyển khoản.
• Hai nhóm chung một phòng — khi đó mới cần tách hoá đơn thật, tách ngay trên máy theo phần mỗi nhóm đã gọi. Tiền giờ của phòng là một dòng, chia theo thoả thuận của hai nhóm.

Quán có bán gói giờ kèm đồ uống cho nhóm thì phần khách gọi vượt ra ngoài gói tính theo bài combo phòng hát.

Dọn phòng giữa hai ca

Tiệc nhóm để lại gấp đôi lượng việc so với lượt khách thường: ly, đồ ăn thừa, bóng bay, giấy gói. Nhận lượt tiếp ngay sau đó là tự làm khó mình. Ba việc nên thành nếp:

• Phòng đã nhận tiệc thì chừa khoảng trống giữa hai lượt, đủ cho người dọn xong rồi mới nhận khách mới.
• Khách ra thì chuyển phòng sang trạng thái chờ dọn trên sơ đồ, đừng để nó hiện trống — thu ngân nhìn màu là biết chưa xếp được ai vào.
• Kiểm micro, điều khiển và đồ của quán trước khi trả phòng. Nhóm đông ra về cùng lúc, thiếu món gì sau đó không biết hỏi ai.

Nhận tiệc nhóm trên Ordersys

Phần mềm quản lý quán karaoke Ordersys gom cả buổi tiệc về một chỗ: sơ đồ phòng hiện rõ phòng đang hát, phòng trống, phòng đã đặt trước và phòng chờ dọn, nên ca nào tiếp nhận cũng thấy đủ. Đồ ăn, bia nước gọi vào phòng cộng thẳng vào hoá đơn phòng cùng tiền giờ. Nhóm đông hơn dự kiến thì chuyển sang phòng lớn hơn, tiền giờ và đồ đã gọi đi theo; hai nhóm chung phòng thì gộp hoặc tách hoá đơn. Thu tiền có mã QR chuyển khoản, chốt ca tách rõ tiền mặt với chuyển khoản để đối chiếu tiền trong két; bia nước khai kho nên bán ra là trừ tồn. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày.

Đọc thêm: Nhận đặt phòng karaoke trước: giữ phòng bao lâu, có cọc không · Tính tiền quán karaoke theo giờ từng phòng và gọi đồ vào phòng.