Nhân viên báo nghỉ, chủ quán nghĩ ngay tới chuyện tìm người thay. Việc đó quan trọng, nhưng không phải việc đầu tiên. Trong khoảng từ lúc báo nghỉ đến ngày làm cuối, người sắp đi vẫn đăng nhập được phần mềm, vẫn cầm két ca mình, vẫn có số Zalo của khách quen trong điện thoại. Phần lớn rắc rối sau khi một người nghỉ không nằm ở chỗ thiếu người, mà ở những thứ chưa được thu về. Bài này liệt kê bốn việc cần làm theo đúng thứ tự: khoá tài khoản, bàn giao ca và tiền quỹ, kiểm dữ liệu khách, rồi mới chốt lương cuối.

Khoá tài khoản ngay ngày làm cuối, không để sang tuần sau

Mỗi nhân viên nên có một tài khoản riêng trên phần mềm bán hàng, và tài khoản đó phải tắt đúng hôm họ làm ca cuối. Lý do không phải vì nghi ngờ ai. Tài khoản còn mở nghĩa là người đã nghỉ vẫn xem được doanh thu, vẫn tạo được đơn, và nếu có thao tác lạ xảy ra tuần sau, nhật ký ghi tên một người không còn ở quán, chủ quán không biết hỏi ai. Bài phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng đã nói việc thu hồi tài khoản phải nằm trong quy trình bàn giao cùng chìa khoá và đồng phục. Ở đây chỉ thêm một điểm: tắt tài khoản chứ đừng xoá, vì đơn hàng, ca làm và bảng công của người đó vẫn cần tra cứu về sau.

Nếu người nghỉ từng giữ vị trí quản lý ca, có thêm hai việc: đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung mà họ biết (tài khoản admin, mật khẩu wifi quầy, mã mở két nếu có), và kiểm lại xem có ai đang dùng tài khoản của họ để đăng nhập cho tiện không. Chuyện cả ca dùng chung một mã đăng nhập hay gặp ở quán nhỏ, và nó lộ ra đúng lúc chủ tài khoản nghỉ.

Bàn giao ca và tiền quỹ: đếm trước mặt nhau, ký một tờ

Ca cuối của người sắp nghỉ nên được chốt như một ca bình thường nhưng kỹ hơn: kết ca trên phần mềm, đếm tiền mặt trong két, đối chiếu với số trên máy, tách riêng tiền mặt và chuyển khoản. Người nhận bàn giao đếm cùng, hai bên ký vào tờ chốt ca. Lệch bao nhiêu ghi rõ bấy nhiêu ngay lúc đó, đừng để qua ngày hôm sau mới phát hiện rồi không biết quy cho ai. Cách dò từng loại lệch có ở bài chốt ca quán cà phê không khớp tiền.

Ngoài tiền két còn những thứ hay bị quên: tiền tạm ứng người đó đã nhận trong tháng, tiền khách còn nợ do chính họ ghi sổ, tiền đặt cọc khách đưa mà chưa nhập máy, và các khoản chi vặt lấy từ két chưa có phiếu chi. Mỗi khoản một dòng trên tờ bàn giao, có số tiền và ngày. Tờ này chính là căn cứ để tính kỳ lương cuối, nên làm cho đủ một lần thay vì gọi điện hỏi lại sau khi người ta đã đi.

Với ca làm: nếu người nghỉ đã được xếp vào lịch tuần tới, sửa lịch ngay để phần mềm không báo đủ người trong khi thực tế thiếu. Người ở lại cần biết sớm ca nào trống để chủ động, như bài xếp ca làm việc cho quán đã nói về việc ra lịch trước.

Dữ liệu khách không được nằm trong điện thoại cá nhân

Đây là thứ khó thu hồi nhất, vì không ai bàn giao được một danh bạ Zalo. Nhân viên phục vụ lâu năm thường có số của khách quen, nhận đặt bàn qua tin nhắn riêng, và khách cũng quen gọi thẳng cho họ. Khi người đó nghỉ, khách đi theo hoặc ít nhất là mất liên lạc với quán. Việc này không sửa được vào ngày bàn giao. Nó phải được làm từ trước: mọi số điện thoại khách xin được ở quầy đều nhập vào phần mềm, đặt bàn qua tin nhắn riêng thì vẫn phải ghi vào hệ thống của quán, kênh liên hệ công khai của quán là số và Zalo của quán chứ không phải của một người.

Ngày bàn giao chỉ còn việc kiểm: danh sách khách trên phần mềm có đủ không, khách nào gần đây chỉ liên hệ qua người sắp nghỉ, có nhóm khách nào cần được báo rằng từ nay liên hệ qua số của quán. Quyền xem và xuất danh sách khách cũng nên thu hồi cùng lúc với tài khoản. Bài quản lý data khách hàng sao cho không bị mất nói kỹ hơn về việc giữ dữ liệu khách ở tài sản chung của quán.

Bảng kiểm bàn giao

Tờ bàn giao không cần mẫu phức tạp. Một trang giấy có tám dòng trên, chỗ ghi số và hai chữ ký là đủ. Điều quan trọng là làm nó cho mọi người nghỉ, kể cả người làm tốt và nghỉ trong vui vẻ, vì khi đã thành thói quen thì không ai thấy bị xúc phạm lúc được yêu cầu bàn giao.

Chốt lương cuối: trả đủ, trả sớm, có phiếu lương tách dòng

Kỳ lương cuối hay sai hơn kỳ thường vì nó lệch tháng: công tính đến ngày làm cuối chứ không trọn tháng, phụ cấp theo buổi chỉ tính số buổi thật, hoa hồng lấy từ đơn đã bán đến ngày đó, tạm ứng và các khoản trên tờ bàn giao trừ vào. Cách tránh từng chỗ sai này nằm ở bài bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu; với người nghỉ, hãy đi qua đủ năm chỗ đó một lần nữa.

Hai điều nên giữ: đừng dùng lương để ép bàn giao, vì phần lương là công họ đã làm, còn vướng mắc bàn giao thì xử lý bằng biên bản; và đưa phiếu lương cuối tách từng dòng để người nghỉ tự kiểm, giống như mọi kỳ khác. Người rời quán trong tình trạng nhận đủ, nhận sớm, có phiếu rõ ràng là người sau này vẫn giới thiệu bạn bè đến làm, và vẫn là khách của quán.

Phần mềm giúp được gì khi có người nghỉ

Khi mỗi người đã có tài khoản riêng và dữ liệu nằm trên hệ thống chung, ngày bàn giao gọn đi rất nhiều. Trên Ordersys, chủ quán tắt tài khoản của người nghỉ mà đơn hàng, ca làm và bảng công của họ vẫn còn để tra cứu; nhật ký huỷ món, giảm giá ghi tên từng người nên không có khoảng mờ sau ngày nghỉ. Phần mềm nhân sự lấy công từ chấm công bằng mã QR đến đúng ngày làm cuối, cộng phụ cấp theo buổi, lấy hoa hồng từ đơn đã bán và trừ khấu trừ thành từng dòng trên phiếu lương riêng của người đó. Danh sách khách, lịch sử mua và số điện thoại khách nằm ở phần mềm của quán, không đi theo điện thoại của ai. Anh chị xem chi tiết tại trang phần mềm chấm công tính lương và dùng thử miễn phí 7 ngày.

Đọc thêm: phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng · giảm nhân viên nghỉ việc ở quán ăn.