Spa nhận khách mẹ bầu và khách sau sinh thì phần chuyên môn do kỹ thuật viên và bác sĩ của spa quyết định — bài này không bàn chuyện đó. Phần quản lý thì khác hẳn khách thường ở một điểm: liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được. Khách bầu ở tuần 28 thì tuần sau là 29, không có cách nào làm chậm lại. Lịch dời được một hai lần, nhưng dời năm lần là liệu trình coi như khác đi.
Khác gì so với khách spa thường
| Khách chăm sóc da thường | Khách bầu, sau sinh | |
| Mốc thời gian | Linh hoạt, dời tuần này sang tuần sau không sao | Theo tuần thai hoặc số tuần sau sinh, dời nhiều là lệch |
| Độ dài liệu trình | 5–10 buổi trong một vài tháng | Có thể kéo cả thai kỳ hoặc vài tháng sau sinh |
| Tỉ lệ dời buổi | Thấp | Cao — khách mệt, đi khám, con quấy |
| Kỹ thuật viên | Đổi người giữa liệu trình vẫn được | Khách thường muốn giữ đúng một người |
| Ghi chú sức khoẻ | Dị ứng, sản phẩm đang dùng | Thêm chống chỉ định và lưu ý riêng do spa ghi nhận |
Ô ghi chú sức khoẻ phải là ô đầu tiên ai cũng thấy
Với nhóm khách này, thứ không được nằm trong đầu một người là phần chống chỉ định. Hồ sơ khách trên Ordersys có ô ghi chú dị ứng và chống chỉ định hiện nổi bật ngay khi mở hồ sơ — kỹ thuật viên nào vào phòng cũng đọc được trước khi khách nằm lên giường, không phụ thuộc vào việc hôm đó ai trực.
Những mục nên ghi ngay buổi đầu, lúc khách còn kiên nhẫn trả lời:
- Mốc hiện tại — tuần thai, hoặc ngày sinh để tính số tuần sau sinh.
- Chống chỉ định và lưu ý riêng mà spa ghi nhận được, ghi nguyên văn chứ không viết tắt.
- Sản phẩm khách đang dùng ở nhà.
- Mong muốn của khách, ghi đúng câu khách nói. Buổi cuối đọc lại câu này là biết nên nói gì.
Danh sách đầy đủ các mục của một hồ sơ khách spa xem ở hồ sơ khách spa: lưu lịch sử dịch vụ, tình trạng da và ghi chú gì.
Giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình
Khách bầu và khách mới sinh ít muốn kể lại từ đầu cho người mới. Cách làm gọn: gán kỹ thuật viên cho khách ngay khi bán gói, rồi mọi buổi sau đều xếp theo người đó. Lịch hẹn trên Ordersys chặn theo cả giường và kỹ thuật viên, nên khi nhận buổi mới hệ thống chỉ cho chọn khung giờ người đó còn trống — không còn chuyện lễ tân nhận lịch rồi mới phát hiện trùng. Cách xếp lịch theo giường và người làm nói riêng ở xếp lịch spa theo giường và kỹ thuật viên.
Vẫn phải tính trước tình huống người đó nghỉ. Khi hồ sơ, ảnh từng buổi và lịch sử dịch vụ nằm trên phần mềm thay vì sổ tay riêng, người thay thế mở ra là thấy khách đang ở buổi mấy và cần tránh gì.
Dời buổi: việc hay xảy ra nhất, nên làm cho nhẹ
Nhóm khách này dời buổi nhiều hơn bình thường, và đó là chuyện đương nhiên. Ba thứ nên chốt trước khi bán gói:
- Đặt luôn buổi kế tiếp khi khách còn ở quầy. Để "lát nữa em nhắn" là buổi đó trôi.
- Nhắc trước giờ hẹn qua Zalo. Giảm hẳn số buổi trống giường vì khách quên.
- Lọc khách còn buổi mà lâu chưa quay lại rồi gọi. Hệ thống nhắc tái khám và báo khi gói sắp hết; đừng chờ khách tự nhớ, vì giai đoạn này khách có nhiều việc nhớ hơn.
Hạn dùng của gói cũng nên bàn với khách từ đầu, vì gói dài ngày mà dời nhiều thì tới lúc sát hạn hai bên đều khó xử.
Tiền thu trước là tiền còn nợ việc
Gói mẹ bầu, sau sinh thường thu trước cả liệu trình, nên tiền vào két sớm mà công thợ và vật tư thì rải ra nhiều tháng. Trừ buổi ngay tại phòng do chính kỹ thuật viên bấm là đủ để báo cáo tách được hai con số: tiền đã thu và doanh thu đã thực hiện. Vì sao phải tách, và nhìn lẫn thì quyết định sai thế nào, xem ở quản lý gói liệu trình spa: buổi còn lại và doanh thu chưa thực hiện.
Ordersys làm phần nào
Phần chuyên môn, chỉ định và quy ước trong phòng là việc của spa. Phần phần mềm quản lý spa Ordersys làm: hồ sơ từng khách kèm ô chống chỉ định hiện nổi bật, ảnh và ghi chú theo từng buổi, bán gói nhiều buổi và trừ buổi ngay tại phòng, lịch hẹn chặn theo cả giường lẫn kỹ thuật viên, nhắc hẹn và nhắc tái khám qua Zalo, hoa hồng kỹ thuật viên tính theo buổi đã làm, báo cáo tách tiền đã thu và doanh thu đã thực hiện. Muốn thử trước thì dùng thử miễn phí 7 ngày, đưa vài khách gói thật vào chạy một tuần rồi hãy quyết.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
Quán trà sữa nhiều topping: quản lý định lượng và giá thế nào
Topping làm doanh thu trà sữa tăng nhưng cũng dễ thất thoát nhất. Biến mỗi topping thành nút bấm để tính đủ tiền, định lượng từng loại để không hao, in tem ly để pha và giao đúng, tính giá vốn gồm topping để biết ly nào thật sự lời.
Pet cafe (cà phê thú cưng): quản lý gì khác quán thường
Pet cafe khác quán cà phê thường ở chỗ thu tiền ba nguồn: giờ chơi với thú, đồ uống, phụ kiện thú cưng. Phần mềm gom gọn trên một hoá đơn và tách rõ trong báo cáo để biết tiền đến từ đâu.
Quán cà phê nhượng quyền: quản lý tập trung nhiều chi nhánh thế nào
Thứ nào phải giống nhau giữa các điểm và thứ nào để chủ điểm tự quyết, cách giữ vị bằng định lượng thay vì dặn miệng, báo cáo tách theo từng điểm kèm phân quyền nhiều cấp, và ba việc nên làm ngay từ điểm thứ hai.
Quán bida hút khách khung giờ sáng: cách làm và đo hiệu quả
Giờ sáng vắng là doanh thu bỏ phí vì chi phí cố định vẫn chạy. Kéo khách bằng giá giờ vàng buổi sáng, combo, ưu đãi hội viên; cài giá theo khung giờ để không nhầm; rồi đo bằng báo cáo theo giờ để giữ cái hiệu quả, bỏ cái không.
