Spa nhận khách mẹ bầu và khách sau sinh thì phần chuyên môn do kỹ thuật viên và bác sĩ của spa quyết định — bài này không bàn chuyện đó. Phần quản lý thì khác hẳn khách thường ở một điểm: liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được. Khách bầu ở tuần 28 thì tuần sau là 29, không có cách nào làm chậm lại. Lịch dời được một hai lần, nhưng dời năm lần là liệu trình coi như khác đi.

Khác gì so với khách spa thường

Ô ghi chú sức khoẻ phải là ô đầu tiên ai cũng thấy

Với nhóm khách này, thứ không được nằm trong đầu một người là phần chống chỉ định. Hồ sơ khách trên Ordersys có ô ghi chú dị ứng và chống chỉ định hiện nổi bật ngay khi mở hồ sơ — kỹ thuật viên nào vào phòng cũng đọc được trước khi khách nằm lên giường, không phụ thuộc vào việc hôm đó ai trực.

Những mục nên ghi ngay buổi đầu, lúc khách còn kiên nhẫn trả lời:

• Mốc hiện tại — tuần thai, hoặc ngày sinh để tính số tuần sau sinh.
• Chống chỉ định và lưu ý riêng mà spa ghi nhận được, ghi nguyên văn chứ không viết tắt.
• Sản phẩm khách đang dùng ở nhà.
• Mong muốn của khách, ghi đúng câu khách nói. Buổi cuối đọc lại câu này là biết nên nói gì.

Danh sách đầy đủ các mục của một hồ sơ khách spa xem ở hồ sơ khách spa: lưu lịch sử dịch vụ, tình trạng da và ghi chú gì.

Giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình

Khách bầu và khách mới sinh ít muốn kể lại từ đầu cho người mới. Cách làm gọn: gán kỹ thuật viên cho khách ngay khi bán gói, rồi mọi buổi sau đều xếp theo người đó. Lịch hẹn trên Ordersys chặn theo cả giường và kỹ thuật viên, nên khi nhận buổi mới hệ thống chỉ cho chọn khung giờ người đó còn trống — không còn chuyện lễ tân nhận lịch rồi mới phát hiện trùng. Cách xếp lịch theo giường và người làm nói riêng ở xếp lịch spa theo giường và kỹ thuật viên.

Vẫn phải tính trước tình huống người đó nghỉ. Khi hồ sơ, ảnh từng buổi và lịch sử dịch vụ nằm trên phần mềm thay vì sổ tay riêng, người thay thế mở ra là thấy khách đang ở buổi mấy và cần tránh gì.

Dời buổi: việc hay xảy ra nhất, nên làm cho nhẹ

Nhóm khách này dời buổi nhiều hơn bình thường, và đó là chuyện đương nhiên. Ba thứ nên chốt trước khi bán gói:

• Đặt luôn buổi kế tiếp khi khách còn ở quầy. Để "lát nữa em nhắn" là buổi đó trôi.
• Nhắc trước giờ hẹn qua Zalo. Giảm hẳn số buổi trống giường vì khách quên.
• Lọc khách còn buổi mà lâu chưa quay lại rồi gọi. Hệ thống nhắc tái khám và báo khi gói sắp hết; đừng chờ khách tự nhớ, vì giai đoạn này khách có nhiều việc nhớ hơn.

Hạn dùng của gói cũng nên bàn với khách từ đầu, vì gói dài ngày mà dời nhiều thì tới lúc sát hạn hai bên đều khó xử.

Tiền thu trước là tiền còn nợ việc

Gói mẹ bầu, sau sinh thường thu trước cả liệu trình, nên tiền vào két sớm mà công thợ và vật tư thì rải ra nhiều tháng. Trừ buổi ngay tại phòng do chính kỹ thuật viên bấm là đủ để báo cáo tách được hai con số: tiền đã thu và doanh thu đã thực hiện. Vì sao phải tách, và nhìn lẫn thì quyết định sai thế nào, xem ở quản lý gói liệu trình spa: buổi còn lại và doanh thu chưa thực hiện.

Ordersys làm phần nào

Phần chuyên môn, chỉ định và quy ước trong phòng là việc của spa. Phần phần mềm quản lý spa Ordersys làm: hồ sơ từng khách kèm ô chống chỉ định hiện nổi bật, ảnh và ghi chú theo từng buổi, bán gói nhiều buổi và trừ buổi ngay tại phòng, lịch hẹn chặn theo cả giường lẫn kỹ thuật viên, nhắc hẹn và nhắc tái khám qua Zalo, hoa hồng kỹ thuật viên tính theo buổi đã làm, báo cáo tách tiền đã thu và doanh thu đã thực hiện. Muốn thử trước thì dùng thử miễn phí 7 ngày, đưa vài khách gói thật vào chạy một tuần rồi hãy quyết.