Khách spa quay lại vì cảm giác "ở đây người ta nhớ da mình". Nếu mỗi buổi KTV lại hỏi "da chị thuộc loại gì, có dị ứng gì không", khách hiểu ngay là không ai nhớ. Hồ sơ khách spa tốt là mở ra biết hết trước khi khách nằm lên giường.
Hồ sơ khách spa nên có gì
| Mục | Ghi gì |
|---|---|
| Thông tin liên hệ | Số điện thoại (dùng để mở hồ sơ), ngày sinh, kênh biết đến spa |
| Loại da, tình trạng | Da dầu/khô/hỗn hợp/nhạy cảm; mụn, nám, lỗ chân lông… ghi theo từng lần soi da |
| Dị ứng, chống chỉ định | Thành phần từng bị kích ứng, đang mang thai, đang dùng thuốc trị mụn — ghi nổi bật |
| Ảnh trước, sau | Chụp cùng góc, cùng đèn mỗi buổi để so tiến triển |
| Lịch sử dịch vụ | Ngày, dịch vụ, KTV, sản phẩm đã dùng, phản ứng sau buổi |
| Liệu trình đang theo | Gói nào, còn mấy buổi, buổi tới dự kiến ngày nào |
| Ghi chú sở thích | Thích phòng yên tĩnh, không thích nói chuyện, lực massage nhẹ… |
Ảnh trước sau: chụp thế nào cho so được
- Cùng một chỗ, cùng đèn, cùng khoảng cách mỗi buổi — khác đèn là ảnh "tiến bộ" giả.
- Chụp trước khi làm, không trang điểm.
- Xin đồng ý của khách, nói rõ ảnh chỉ lưu nội bộ. Muốn dùng làm quảng cáo thì hỏi riêng, bằng văn bản.
Hồ sơ thuộc về spa, không thuộc về KTV
Nhiều spa để KTV ghi vào sổ tay hoặc điện thoại riêng. KTV nghỉ là mất luôn lịch sử da của khách — và khách dễ đi theo KTV. Lưu trên phần mềm, phân quyền cho KTV xem khách của mình, chủ xem tất cả. Xem phân quyền nhân viên trên phần mềm.
Dùng hồ sơ để giữ khách
- Nhắc tái khám đúng hẹn theo liệu trình, không nhắc chung chung.
- Gợi ý đúng dịch vụ: khách da dầu có mụn thì gợi ý trị mụn, không mời gói chống lão hoá.
- Lọc khách lâu chưa quay lại theo loại dịch vụ họ hay làm.
- Chúc mừng sinh nhật kèm ưu đãi — xem hạng thành viên và ưu đãi sinh nhật cho spa.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý spa Ordersys lưu hồ sơ da kèm ảnh từng buổi, lịch sử dịch vụ và KTV đã làm, liệu trình còn bao nhiêu buổi; hồ sơ mở theo số điện thoại, có tích điểm, hạng thành viên và nhắc tái khám qua Zalo. Xem phần mềm quản lý spa Ordersys.
Đọc tiếp: quản lý gói liệu trình spa.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
Báo cáo doanh thu theo từng stylist ở salon tóc: đọc thế nào cho công bằng
Bảng doanh thu theo thợ dễ bị đọc thành bảng xếp hạng, trong khi thợ đứng ca tối, nhận nhuộm uốn hay làm thợ phụ gội có con số rất khác nhau. Số liệu lấy từ đâu, nên xem cột nào cho từng câu hỏi, so sánh sao cho công bằng và dùng báo cáo để chốt hoa hồng, chia khách, đào tạo.
Xem tạm tính tiền bàn bida đang chơi: báo khách đúng số trước khi chốt
Khách hỏi "tới giờ này bao nhiêu rồi?" mà nhân viên nhẩm miệng thì lúc thanh toán dễ lệch và sinh cãi nhau. Hai cách xem tạm tính trên phần mềm, phiếu tạm tính gồm những gì, khi nào con số còn đổi, tạm dừng giờ có dấu vết và món thêm sau khi in tạm được ghi lại.
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
