Khách spa quay lại vì cảm giác "ở đây người ta nhớ da mình". Nếu mỗi buổi KTV lại hỏi "da chị thuộc loại gì, có dị ứng gì không", khách hiểu ngay là không ai nhớ. Hồ sơ khách spa tốt là mở ra biết hết trước khi khách nằm lên giường.
Hồ sơ khách spa nên có gì
| Mục | Ghi gì |
|---|---|
| Thông tin liên hệ | Số điện thoại (dùng để mở hồ sơ), ngày sinh, kênh biết đến spa |
| Loại da, tình trạng | Da dầu/khô/hỗn hợp/nhạy cảm; mụn, nám, lỗ chân lông… ghi theo từng lần soi da |
| Dị ứng, chống chỉ định | Thành phần từng bị kích ứng, đang mang thai, đang dùng thuốc trị mụn — ghi nổi bật |
| Ảnh trước, sau | Chụp cùng góc, cùng đèn mỗi buổi để so tiến triển |
| Lịch sử dịch vụ | Ngày, dịch vụ, KTV, sản phẩm đã dùng, phản ứng sau buổi |
| Liệu trình đang theo | Gói nào, còn mấy buổi, buổi tới dự kiến ngày nào |
| Ghi chú sở thích | Thích phòng yên tĩnh, không thích nói chuyện, lực massage nhẹ… |
Ảnh trước sau: chụp thế nào cho so được
- Cùng một chỗ, cùng đèn, cùng khoảng cách mỗi buổi — khác đèn là ảnh "tiến bộ" giả.
- Chụp trước khi làm, không trang điểm.
- Xin đồng ý của khách, nói rõ ảnh chỉ lưu nội bộ. Muốn dùng làm quảng cáo thì hỏi riêng, bằng văn bản.
Hồ sơ thuộc về spa, không thuộc về KTV
Nhiều spa để KTV ghi vào sổ tay hoặc điện thoại riêng. KTV nghỉ là mất luôn lịch sử da của khách — và khách dễ đi theo KTV. Lưu trên phần mềm, phân quyền cho KTV xem khách của mình, chủ xem tất cả. Xem phân quyền nhân viên trên phần mềm.
Dùng hồ sơ để giữ khách
- Nhắc tái khám đúng hẹn theo liệu trình, không nhắc chung chung.
- Gợi ý đúng dịch vụ: khách da dầu có mụn thì gợi ý trị mụn, không mời gói chống lão hoá.
- Lọc khách lâu chưa quay lại theo loại dịch vụ họ hay làm.
- Chúc mừng sinh nhật kèm ưu đãi — xem hạng thành viên và ưu đãi sinh nhật cho spa.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý spa Ordersys lưu hồ sơ da kèm ảnh từng buổi, lịch sử dịch vụ và KTV đã làm, liệu trình còn bao nhiêu buổi; hồ sơ mở theo số điện thoại, có tích điểm, hạng thành viên và nhắc tái khám qua Zalo. Xem phần mềm quản lý spa Ordersys.
Đọc tiếp: quản lý gói liệu trình spa.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Tiệm nail bán kèm sơn, dưỡng móng: tồn kho và hoa hồng bán hàng
Chọn 10–20 mã bán kèm đúng nhu cầu, tách hàng bán và vật tư dùng trong dịch vụ, ba việc tồn kho mỗi tháng và hoa hồng bán hàng cho thợ.
Quản lý hàng theo size, màu cho shop quần áo, giày dép
Tách mẫu hàng và biến thể, đặt mã SKU dễ hiểu, bốn con số chỉ có khi tách size màu, đổi size trên máy và chuyển hàng giữa cửa hàng.
Tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại (có máy tính điểm đặt hàng)
Công thức tồn tối thiểu từ lượng bán mỗi ngày, số ngày chờ hàng và số ngày dự phòng; máy tính điểm đặt hàng và ba lỗi hay gặp.
Thanh toán VietQR tại quầy: tiền về tự báo, hết lo ảnh chuyển khoản giả
QR tĩnh và VietQR theo từng hoá đơn khác nhau thế nào, vì sao ảnh chuyển khoản giả vẫn lọt, quy trình ở quầy và đối soát cuối ca.
Xếp lịch spa theo giường và kỹ thuật viên
Năm thông tin mỗi lịch hẹn cần có, thời lượng tham khảo từng dịch vụ, bốn nguyên tắc xếp lịch và xử lý khách trễ, huỷ, không đến.
Hạng thành viên và ưu đãi sinh nhật cho spa: đặt mức thế nào cho có lãi
Chia hạng theo chi tiêu 12 tháng, ưu đãi bằng dịch vụ thay vì phần trăm, ưu đãi sinh nhật gửi đúng lúc, tích điểm đổi dịch vụ và cách đo hiệu quả.
Xem lãi từng mặt hàng: hàng bán chạy nhưng lãi mỏng
Cách tính lãi gộp và biên lãi từng mặt hàng, ví dụ bảng xếp hạng đổi hẳn khi xem theo lãi, bốn cách xử lý và ba chỗ làm con số lãi sai.
Tiệm nail một khách nhiều thợ làm: tách tiền và hoa hồng từng thợ
Ba kiểu nhiều thợ một khách, ví dụ một phiếu chia hoa hồng, cách chia tiền tip và quy trình thanh toán một lần chia tiền tự động.
Bảng giá tiệm nail: tách dịch vụ gốc và phần làm thêm để thợ báo giá thống nhất
Hai tầng giá — dịch vụ gốc và phần làm thêm — tính theo bộ hay theo móng, đặt giá phần làm thêm theo công thợ, combo và giá khung giờ vắng.
