Quán nhận đặt bàn qua điện thoại, Facebook, Zalo, có khi khách nhắn thẳng cho nhân viên. Ba bốn nguồn đổ về mà không có chỗ nào ghi chung — trùng bàn là chuyện sớm muộn, và nó xảy ra đúng vào tối cuối tuần.

Bốn lỗi gây trùng bàn

Sáu thông tin phải ghi, thiếu một là hỏng

1. Tên và số điện thoại — không có số thì không xác nhận lại được.
2. Số khách — quyết định xếp bàn nào, ghép bàn không.
3. Giờ đến và giờ dự kiến rời. Đây là mục hay thiếu nhất và cũng là nguyên nhân trùng bàn số một.
4. Bàn hoặc khu vực đã giữ.
5. Yêu cầu riêng — ghế em bé, bàn ngoài trời, sinh nhật, dị ứng món.
6. Ai nhận đặt — để hỏi lại khi cần.

Ba quy tắc giảm trùng bàn ngay

1. Một chỗ ghi duy nhất. Ai nhận đặt ở đâu cũng phải vào cùng một nơi, ngay lúc nhận.
2. Chừa khoảng đệm 15–30 phút giữa hai lượt cùng bàn — dọn bàn cũng cần thời gian.
3. Giữ lại vài bàn không nhận đặt cho khách vãng lai. Nhận đặt kín 100% rồi từ chối khách đến tận nơi là cách mất khách quen nhanh nhất.

Khách đặt rồi không đến

Đây là mặt trái của việc nhận đặt bàn. Ba cách giảm, theo thứ tự nên thử:

• Xác nhận lại trước 2–4 giờ. Rẻ nhất và hiệu quả nhất.
• Giữ bàn tối đa 15 phút sau giờ hẹn, có nói trước khi nhận đặt.
• Đặt cọc — chỉ nên áp cho bàn lớn hoặc tối cuối tuần, không áp cho mọi lịch.

Cách tính thiệt hại và dùng đặt cọc sao cho không mất khách xem ở bài khách đặt lịch rồi không đến — cách làm giống nhau cho cả quán ăn và spa.

Khi nào cần phần mềm

Dưới 5 lượt đặt mỗi ngày thì cuốn sổ vẫn ổn, miễn là một cuốn duy nhất. Trên mức đó, hoặc có từ hai người cùng nhận đặt, hoặc có nhiều chi nhánh — thì sổ giấy bắt đầu là nguồn sai.