Chủ quán mở được CLB thứ hai là chuyện vui, nhưng niềm vui kéo theo một việc lặt nhặt mỗi tối: gọi điện cho từng quán hỏi hôm nay thu bao nhiêu, bàn nào trống, nhân viên nào nghỉ. Khách quen cầm thẻ hội viên của quán cũ sang quán mới thì nhân viên lắc đầu "thẻ bên kia em không tra được". Bài này nói thẳng phần nào dùng chung được, phần nào buộc phải riêng.

Mỗi chi nhánh là một quán riêng, số liệu bán hàng không trộn vào nhau

Trong Ordersys, các CLB cùng một chuỗi được gom vào một nhóm. Chủ quán được cấp một tài khoản chuỗi: đăng nhập một lần là thấy danh sách toàn bộ chi nhánh trong nhóm, bấm chọn chi nhánh nào thì toàn bộ màn hình đổi theo chi nhánh đó — sơ đồ bàn, hoá đơn, báo cáo, nhân viên. Không phải nhớ ba mật khẩu, không phải đăng xuất rồi đăng nhập lại.

Nhưng phải nói rõ chỗ này để tránh hiểu nhầm: không có màn hình nào gộp doanh thu ba quán thành một dòng. Dữ liệu bán hàng của mỗi chi nhánh nằm riêng, nên mỗi lần xem là xem của chi nhánh đang chọn. Muốn so sánh thì mở báo cáo theo ngày làm việc hoặc theo tháng của từng chi nhánh rồi đặt cạnh nhau. Thủ công một chút, nhưng bù lại số của từng quán luôn sạch — không có cảnh một chi nhánh nhập sai làm lệch báo cáo cả chuỗi.

Thẻ hội viên và điểm: bật dùng chung thì khách tiêu ở quán nào cũng được

Đây là phần duy nhất dùng chung thật, và cũng là phần khách quan tâm nhất. Khi quán thuộc một nhóm chuỗi và chủ quán bật cấu hình dùng chung thành viên, danh sách hội viên cùng toàn bộ lịch sử điểm được chuyển lên dữ liệu trung tâm của chuỗi. Hệ quả rất cụ thể:

• Một hồ sơ, một số dư. Cơ thủ đăng ký ở chi nhánh A, sang chi nhánh B nhân viên tra số điện thoại là ra ngay, không phải tạo hồ sơ mới.
• Nạp thẻ ở đâu cũng được, tiêu ở đâu cũng được. Tiền nạp vào ví và điểm tích luỹ ghi lên dữ liệu trung tâm, nên trừ ở chi nhánh nào cũng đúng số.
• Cảnh báo sắp hết điểm. Phiếu đang mở có gắn hội viên, phần mềm so số dư với tiền tạm tính của phiếu; sắp không đủ thì thẻ bàn trong app nhân viên nháy đỏ và khách nhận được thông báo để nạp thêm — lấy đúng số dư chung của chuỗi.

Phần còn lại vẫn thuộc từng chi nhánh, kể cả khi đã bật dùng chung thành viên: hạng thẻ, quà tặng và voucher, phiếu thu chi, yêu cầu nạp thẻ của khách. Nghĩa là quán A phát voucher thì khách dùng ở quán A; muốn chương trình giống nhau toàn chuỗi thì phải khai ở từng chi nhánh.

Thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai

Việc dễ sai nhất là làm ngược: khai xong khách và phát thẻ ở quán mới rồi mới nghĩ đến chuyện dùng chung. Lúc đó quán đã có hai danh sách hội viên tách rời. Thứ tự đỡ phải làm lại là: xin gom chi nhánh mới vào đúng nhóm chuỗi, bật dùng chung thành viên, rồi mới khai bàn, bảng giá và bắt đầu phát thẻ.

Hai việc nữa nên ghi ra giấy. Thứ nhất, mỗi chi nhánh có hạn sử dụng riêng — gia hạn quán cũ không tự gia hạn quán mới, hết hạn là tài khoản chi nhánh đó không vào được dù tài khoản chuỗi vẫn bình thường. Thứ hai, bảng giá và danh mục của chi nhánh mới phải khai từ đầu — cũng là dịp sửa những mức giá ở quán cũ còn để tạm.

Phần chi nhánh và dùng chung thành viên nằm trong phần mềm quản lý bida của Ordersys, chung hệ với tính giờ bàn, đèn bàn và camera, nên chi nhánh mới chỉ việc khai dữ liệu rồi chạy. Chủ quán đang tính mở quán thứ hai có thể lấy bản dùng thử miễn phí 7 ngày để khai thử một chi nhánh trống, xem đường đi của thẻ hội viên trước khi quyết.

Đọc thêm: Thẻ hội viên cơ thủ: cách làm cho khách quay lại quán bida để thiết kế chương trình thẻ trước khi bật dùng chung; và Mở chi nhánh thứ hai cần thay đổi gì? cho phần vận hành ngoài phần mềm.