Hai giờ sáng, ca đêm giao lại cho chủ quán: ngăn kéo một nắm tiền mặt, mấy tờ giấy ghi phòng nào gọi thêm thùng bia, phòng 5 thì vẫn còn hát. Người giao ca đếm tiền, nói "em thấy đủ", hôm sau chủ quán cộng lại thấy thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ nổi vì sao. Chốt ca đêm không phải là đếm tiền cho nhanh, mà là làm sao tới hôm sau vẫn chỉ được đúng chỗ lệch.
Mở ca trước khi bán: khai tiền tạm ứng đầu ca
Ca bắt đầu bằng việc mở ca trên phần mềm: chọn nhân viên trực ca, nhập tiền tạm ứng đầu ca (tiền lẻ để thối) và ghi chú nếu có. Từ lúc đó mọi hoá đơn phòng, mọi phiếu thu chi phát sinh đều được gắn vào ca này — không phải nhớ, không phải ghi tay.
Có hai rào chắn đáng giá ở đây. Một là không mở được ca mới nếu ca trước chưa đóng, nên không có chuyện hai ca chồng lên nhau rồi tiền của ai lẫn vào ca người đó. Hai là quán nào không muốn dùng ca thì tắt hẳn chức năng mở/đóng ca trong cấu hình — nhưng với quán karaoke chạy tới sáng, giữ ca lại gần như luôn đáng.
Đóng ca: phần mềm cộng hộ, người giao ca vẫn phải đếm tay
Lúc đóng ca, màn hình hỏi hai con số khác nhau và đừng gộp chúng làm một: tổng tiền mặt cuối ca theo sổ sách của phần mềm, và tổng tiền mặt giao thực tế do nhân viên đếm trong ngăn kéo. Nếu hai số không bằng nhau, phần mềm báo ngay "số tiền mặt giao thực tế không bằng số tiền trong kết" và phần chênh lệch được ghi lại kèm ghi chú cuối ca.
Chỗ này mới là giá trị thật của việc chốt ca. Lệch thì vẫn có thể lệch, nhưng nó được ghi vào đúng ca, đúng người đóng ca, đúng giờ — thay vì tan ra trong doanh thu cả ngày. Cuối tuần ngồi xem lại, lệch lặp đi lặp lại ở một ca là có chuyện cần hỏi; lệch vài nghìn do tiền thối thì bỏ qua.
| Con số | Lấy từ đâu | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Tiền tạm ứng đầu ca | Người mở ca nhập | Gốc để tính tiền mặt cuối ca |
| Tổng tiền mặt trong ca | Phần mềm cộng từ hoá đơn và thu chi | Số phải có trong ngăn kéo |
| Tiền mặt giao thực tế | Nhân viên đếm tay | Số thực sự giao lại |
| Chênh lệch tiền mặt | Phần mềm so hai số trên | Chỗ cần giải thích ngay trong đêm |
| Phiếu kết ca | In ra khi đóng ca | Bằng chứng giao nhận giữa hai ca |
Phiếu kết ca in ra ở máy in bill, quán tự chọn hiện gì trên đó: giờ đóng ca, tên nhân viên đóng ca, ca làm việc, ghi chú cuối ca, số lượng hàng đã bán trong ca. In mất rồi thì in lại được, không phải mở ca ra sửa.
Phòng còn hát lúc giao ca thì tiền thuộc ca nào
Câu hỏi này đêm nào cũng gặp. Nguyên tắc của phần mềm rất gọn: hoá đơn tính cho ca nào thu tiền phòng đó. Phòng 5 mở từ ca tối nhưng tới 3 giờ sáng ca đêm mới thanh toán thì doanh thu nằm ở ca đêm, cùng với tiền bia nước gọi thêm. Nhờ vậy ngăn kéo và phiếu kết ca luôn khớp nhau, vì cả hai cùng nói về số tiền thực sự thu trong ca.
Thêm một rào chắn nữa: phiếu thu chi thuộc ca đã đóng thì không sửa, không xoá được. Muốn chỉnh phải lập phiếu mới ở ca hiện tại, và việc đó để lại dấu. Đây chính là chỗ các quán ghi sổ tay hay mất tiền — sổ thì ai cũng tẩy xoá được.
Cuối tuần xem lại bằng báo cáo kết ca
Báo cáo kết ca liệt kê từng ca đã đóng: mã ca, giờ mở và giờ đóng, người mở, người đóng, số đơn, tổng tiền thu, tách riêng tiền mặt, chuyển khoản và các ví thanh toán. Lọc được theo chi nhánh, theo nhân viên và theo phương thức thanh toán, nên câu hỏi "ca của ai hay lệch" hoặc "đêm thứ bảy thu bao nhiêu bằng chuyển khoản" trả lời trong một phút.
Chức năng ca làm việc nằm sẵn trong phần mềm quản lý karaoke của Ordersys, chung hệ với tính giờ phòng và gọi đồ vào phòng, nên không phải cài thêm gì. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày: chạy đúng một đêm có mở ca và đóng ca là thấy ngay phiếu kết ca ra những gì.
Đọc thêm: Chống thất thoát bia nước quán karaoke ca đêm bằng phần mềm cho phần hàng hoá đi kèm; và Chốt ca không khớp tiền — dò nguyên nhân ở đâu? nếu quán đang có ca lệch mà chưa tìm ra chỗ.
Staff take orders on their phones, the kitchen gets them instantly, guests order and pay by QR, owners see revenue remotely.
