Đây là câu hỏi mà gần như chủ quán nào cũng hỏi trước khi mua phần mềm, và cũng là câu nhiều bên bán trả lời lấp lửng nhất. Bài này nói rõ chuyện gì thực sự xảy ra khi mất mạng, mất điện, và phải chuẩn bị gì.
Mất mạng và mất điện là hai chuyện khác nhau
| Mất mạng | Mất điện | |
|---|---|---|
| Máy còn chạy không | Còn | Không, trừ khi có nguồn dự phòng |
| Bán tiếp được không | Tuỳ phần mềm — phải hỏi trước khi mua | Không, dù phần mềm tốt tới đâu |
| Máy in hoá đơn | In được nếu nối trực tiếp | Không in được |
| Khách chuyển khoản | Khách vẫn chuyển được bằng mạng của họ | Vẫn được |
| Tần suất | Vài lần mỗi tháng | Vài lần mỗi năm |
Mất mạng hay xảy ra hơn nhiều, nên đây mới là thứ cần chuẩn bị kỹ.
Ba câu phải hỏi nhà cung cấp trước khi mua
2. Dữ liệu bán trong lúc mất mạng có tự đồng bộ lại khi có mạng không?
3. Nếu tôi lỡ bán trên hai máy trong lúc mất mạng thì có bị trùng số hoá đơn không?
Ba câu này phân biệt phần mềm làm nghiêm túc với phần mềm chỉ chạy khi mọi thứ thuận lợi. Hỏi lúc còn đang tư vấn, đừng hỏi lúc đang đông khách mà mạng chết.
Chuẩn bị: bốn thứ rẻ mà cứu được cả buổi tối
- Mạng dự phòng bằng điện thoại. Rẻ nhất và hiệu quả nhất — bật phát wifi từ điện thoại là quán chạy tiếp. Nhân viên nào cũng phải biết làm, không chỉ mình bạn.
- Bộ lưu điện cho máy tính tiền và máy in. Không cần lớn, đủ 30–60 phút để kết đơn đang dở và in bill cho khách đang chờ.
- Sổ giấy dự phòng ở quầy. Nghe cũ nhưng là phương án cuối. Ghi bàn, món, số tiền — nhập lại sau.
- Quy trình viết sẵn dán ở quầy: mất mạng làm gì, mất điện làm gì, ai gọi cho ai.
Khi sự cố xảy ra: làm theo thứ tự này
- Đừng thông báo ầm ĩ. Khách không cần biết quán đang có sự cố.
- Bật mạng dự phòng trước khi làm gì khác.
- Vẫn không được thì chuyển sang ghi giấy, ghi đủ: bàn, món, số tiền, hình thức trả.
- Ưu tiên khách đang chờ thanh toán — để khách đứng chờ là thứ họ nhớ lâu nhất.
- Nhập lại ngay khi có mạng, đừng để tới cuối ca. Càng lâu càng sai.
Sau sự cố, kiểm ba thứ
Số hoá đơn có bị trùng hoặc nhảy cóc không · tồn kho có khớp với lượng đã bán không · tiền mặt trong két có khớp với phần ghi tay không. Ba thứ này kiểm ngay hôm đó, để sang hôm sau là không ai nhớ nổi.
Ordersys có kỹ thuật hỗ trợ khi gặp sự cố, và hướng dẫn quy trình dự phòng ngay trong buổi đào tạo đầu tiên — để nhân viên biết làm gì trước khi sự cố xảy ra, không phải lúc đang rối.
