Khách gọi đặt bốn mâm cho tối thứ bảy, dặn một mâm không ăn được hải sản, đặt cọc một triệu. Nhân viên nghe máy ghi vào sổ, kẹp tờ giấy lên quầy. Tới tối thứ bảy thì người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca, tờ giấy bị úp dưới xấp hoá đơn, và bếp không biết có bốn mâm phải ra cùng lúc lúc bảy giờ. Tiền cọc thì nhớ — nhưng nhớ bằng miệng, lúc thanh toán lại phải hỏi nhau "cọc bao nhiêu nhỉ".
Một phiếu đặt giữ đủ bốn thứ
Chỗ hay hỏng không phải là quên có khách đặt, mà là bốn mẩu thông tin của một đơn tiệc nằm rải ở bốn nơi: bàn nào, bao nhiêu suất, ăn món gì, cọc bao nhiêu. Phiếu đặt bàn trong phần mềm gom cả bốn vào một chỗ:
| Trường trên phiếu đặt | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Bàn | Chọn nhiều bàn một lúc — tiệc bốn mâm thì giữ luôn bốn bàn |
| Khách hàng | Chọn từ danh sách khách; tên, số điện thoại, email tự kéo sang đơn khi khách tới |
| Số người lớn, số trẻ em | Hai ô riêng; cộng lại thành số khách của đơn |
| Giờ tới | Mốc để chặn trùng bàn và để biết tối nay mấy giờ có mấy nhóm |
| Thực đơn đặt trước | Từng món, số lượng, giá, kèm topping, món ăn kèm và ghi chú riêng từng món |
| Tiền cọc và phương thức | Số tiền khách đưa trước và trả bằng tiền mặt, thẻ hay chuyển khoản |
| Ghi chú chung | "Một mâm không hải sản", "kê thêm ghế trẻ em" |
Quán bán theo mâm thì làm thế nào
Phần mềm không có ô riêng tên là "số mâm". Cách gọn nhất là dựng mỗi mâm thành một món trong thực đơn — "Mâm 6 người 1.200.000", "Mâm 10 người 2.000.000" — rồi trên phiếu đặt chỉ việc chọn món đó với số lượng là số mâm. Giá, món con trong set và ghi chú đi kèm luôn, không phải gõ lại. Hai ô người lớn và trẻ em vẫn khai riêng để bếp biết lượng ăn thật và để quán kê đủ ghế.
Chặn trùng bàn và chuyện khách không tới
Khi lưu phiếu, phần mềm soát lại những phiếu đặt còn hiệu lực trên đúng mấy bàn đó. Nếu đã có người đặt cùng bàn trong khoảng cách giờ quá gần, màn hình chặn lại với thông báo "Bàn này đã có người đặt trước, thời gian đặt bàn phải sớm hơn bàn đã đặt trước" kèm số phút tối thiểu — khoảng cách này quán tự đặt trong cấu hình, theo giờ hoặc theo phút. Đây là chỗ cứu quán khỏi cảnh hai nhóm cùng đứng ở cửa lúc bảy giờ tối.
Khách báo huỷ thì huỷ phiếu phải ghi lý do, phần mềm lưu luôn ai huỷ và huỷ lúc mấy giờ. Quán bật cấu hình cho phép phục hồi thì phiếu đã huỷ vẫn mở lại được khi khách gọi lại xin giữ chỗ; không bật thì huỷ là huỷ hẳn. Tháng sau mở lại danh sách là thấy có bao nhiêu phiếu huỷ, lý do nào lặp nhiều — cơ sở để quyết định có bắt cọc với nhóm đông hay không.
Lúc khách tới: phiếu đặt thành đơn, cọc tự trừ
Khách tới, nhân viên bấm xác nhận. Phần mềm kiểm lại mấy bàn đó có đang có người ngồi không — nếu bàn vẫn bận thì báo "Hiện tại bàn này đang có người sử dụng. Vui lòng chuyển bàn hoặc hủy bàn", tránh chuyện hai đơn chồng lên một bàn. Qua được bước đó, phiếu đặt chuyển thành đơn đang phục vụ: giữ nguyên khách, bàn, ghi chú chung, giờ tới, số khách, và toàn bộ món đã đặt trước được chép sang đơn cùng topping, món kèm, ghi chú. Bếp và bar nhận phiếu như mọi đơn khác theo phần Cài đặt in Bar/Bếp, không ai phải nhập tay lại.
Tiền cọc đi theo đơn. Lúc thanh toán, phần mềm lấy phần cọc đã thu trừ vào số phải trả, và phiếu in ghi rõ theo kiểu "Tiền mặt (406.100đ + 100.000đ đặt cọc)". Nếu khách cọc bằng chuyển khoản mà thanh toán phần còn lại bằng tiền mặt, phiếu tách thành hai dòng theo đúng hai phương thức — kế toán cuối ngày không phải đoán khoản một triệu kia nằm ở đâu.
Chức năng đặt bàn, đặt tiệc nằm sẵn trong phần mềm quản lý nhà hàng của Ordersys, chung hệ với sơ đồ bàn, phiếu bếp và thanh toán. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — dựng một mâm thành món, tạo một phiếu đặt có cọc rồi xác nhận thử là thấy hết đường đi của nó.
Đọc thêm: Đặt bàn trước: quản lý thế nào cho không trùng bàn nếu quán chủ yếu nhận đặt bàn lẻ qua điện thoại; và Khách quét QR đặt bàn ăn trước khi muốn khách tự đặt thay vì gọi điện.
Staff take orders on their phones, the kitchen gets them instantly, guests order and pay by QR, owners see revenue remotely.
