Cuối tháng kiểm kho, bếp trưởng báo thiếu sáu ký thịt bò. Sổ nhập ghi rõ mua bao nhiêu, bán thì bán hết, nhưng không ai nói được sáu ký đó đi vào những đĩa nào. Chủ quán đoán: chắc do nấu tay nặng, chắc do hư, chắc do nhân viên. Đoán ba cái đều có lý, và không cái nào sửa được.

Định lượng là cách thôi đoán. Khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu, từ đó bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy — cuối tháng con số trên phần mềm và con số đếm trong kho đặt cạnh nhau, lệch bao nhiêu nhìn ra ngay.

Khai công thức chế biến một lần cho mỗi món

Trong phần mềm, món ăn được đánh dấu là hàng chế biến, rồi khai công thức chế biến: mỗi dòng là một nguyên liệu kèm định lượng và phần hao hụt. Bò lúc lắc chẳng hạn: 180g thăn bò, 30g ớt chuông, 20g bơ, cộng 10g hao hụt cho phần cắt tỉa và dính chảo.

Bán một đĩa, kho trừ đúng công thức nhân số lượng

Lúc thanh toán, phần mềm lấy số lượng món nhân với tổng định lượng và hao hụt của từng nguyên liệu rồi trừ vào kho. Bán 4 đĩa bò lúc lắc là trừ 760g thăn bò, không phải chờ ai nhập tay.

Ba thứ hay bị bỏ sót nhưng phần mềm vẫn trừ đủ:

• Món kèm đi theo món chính — chén nước chấm, dĩa rau sống — trừ theo công thức riêng của chúng.
• Combo được tách ra từng món con, mỗi món con trừ công thức của nó rồi nhân số lượng combo.
• Thuộc tính của món — phần lớn, phần nhỏ, thêm topping — khai được định lượng riêng, nên đĩa lớn trừ nhiều hơn đĩa thường. Lưu ý một món chỉ nên có một nhóm thuộc tính gắn định lượng; khai hai nhóm cùng lúc phần mềm sẽ báo lỗi để tránh trừ chồng.

Khách huỷ món hoặc huỷ đơn sau khi đã báo bếp thì nguyên liệu được hoàn ngược lại kho, nên số tồn không bị ăn oan.

Trừ ở lô nào: nhập trước hay hết hạn trước

Nguyên liệu nhập nhiều đợt, mỗi đợt một lô và một hạn dùng. Quán chọn một trong hai cách trừ trong cấu hình kho:

Kèm theo là hai cái khoá nên bật: không cho bán vượt tồn kho và không cho bán hàng đã hết hạn. Bật rồi thì lúc thu ngân bấm món mà nguyên liệu không đủ, màn hình báo thẳng món nào thiếu và còn lại bao nhiêu, thay vì bán xong mới biết bếp không làm được.

Biết sắp hết cái gì trước khi hết

Mỗi nguyên liệu đặt được định mức tối thiểu. Tồn tụt xuống dưới mức đó, phần mềm đẩy thông báo kèm tên chi nhánh, mã hàng và số tồn hiện tại — đủ để lên đơn nhập trước khi bếp báo hết giữa giờ cao điểm. Đặt được cả định mức tối đa, hữu ích với đồ tươi dễ hỏng khi ôm nhiều.

Phía bếp còn một nút riêng: bấm báo hết món, món đó lập tức khoá trên menu và khách gọi thêm sẽ thấy thông báo món đã hết. Không còn cảnh nhận đơn xong mới chạy ra xin lỗi.

Cuối kỳ, hai báo cáo trả lời nốt câu hỏi "sáu ký đó đi đâu": báo cáo tồn kho hiện tại cho biết phần mềm nghĩ còn bao nhiêu, báo cáo nhập xuất tồn cho biết kỳ này nhập vào bao nhiêu, bán ra trừ bao nhiêu. Đếm tay rồi đặt cạnh hai con số này, chênh lệch còn lại mới đúng là hao hụt thật — và lúc đó mới đáng đi hỏi.

Khai thế nào cho không nản

Đừng khai cả trăm món trong một buổi. Bắt đầu từ nhóm nguyên liệu đắt tiền và dễ thất thoát nhất — thịt, hải sản, rượu bia — rồi mở rộng dần. Mười món đầu tiên đã đủ chặn phần lớn chỗ rò rỉ. Định lượng cũng không phải khai xong là xong: đổi nhà cung cấp, đổi cách sơ chế thì sửa lại công thức, và đó là việc của bếp trưởng chứ không phải của thu ngân.

Định lượng và kho nằm chung trong phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn của Ordersys, cùng hệ với order tại bàn và màn hình bếp, nên món bán ở đâu cũng trừ về một kho. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — khai thử năm món bán chạy nhất rồi chạy một tuần là thấy rõ.

Đọc thêm: Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho nếu quán có thêm quầy đồ uống; và Huỷ món sau khi đã báo bếp cho phần quy trình huỷ và hoàn kho.