Khách gọi đặt bốn mâm cho tối thứ bảy, dặn một mâm không ăn được hải sản, đặt cọc một triệu. Nhân viên nghe máy ghi vào sổ, kẹp tờ giấy lên quầy. Tới tối thứ bảy thì người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca, tờ giấy bị úp dưới xấp hoá đơn, và bếp không biết có bốn mâm phải ra cùng lúc lúc bảy giờ. Tiền cọc thì nhớ — nhưng nhớ bằng miệng, lúc thanh toán lại phải hỏi nhau "cọc bao nhiêu nhỉ".
Một phiếu đặt giữ đủ bốn thứ
Chỗ hay hỏng không phải là quên có khách đặt, mà là bốn mẩu thông tin của một đơn tiệc nằm rải ở bốn nơi: bàn nào, bao nhiêu suất, ăn món gì, cọc bao nhiêu. Phiếu đặt bàn trong phần mềm gom cả bốn vào một chỗ:
| Trường trên phiếu đặt | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Bàn | Chọn nhiều bàn một lúc — tiệc bốn mâm thì giữ luôn bốn bàn |
| Khách hàng | Chọn từ danh sách khách; tên, số điện thoại, email tự kéo sang đơn khi khách tới |
| Số người lớn, số trẻ em | Hai ô riêng; cộng lại thành số khách của đơn |
| Giờ tới | Mốc để chặn trùng bàn và để biết tối nay mấy giờ có mấy nhóm |
| Thực đơn đặt trước | Từng món, số lượng, giá, kèm topping, món ăn kèm và ghi chú riêng từng món |
| Tiền cọc và phương thức | Số tiền khách đưa trước và trả bằng tiền mặt, thẻ hay chuyển khoản |
| Ghi chú chung | "Một mâm không hải sản", "kê thêm ghế trẻ em" |
Quán bán theo mâm thì làm thế nào
Phần mềm không có ô riêng tên là "số mâm". Cách gọn nhất là dựng mỗi mâm thành một món trong thực đơn — "Mâm 6 người 1.200.000", "Mâm 10 người 2.000.000" — rồi trên phiếu đặt chỉ việc chọn món đó với số lượng là số mâm. Giá, món con trong set và ghi chú đi kèm luôn, không phải gõ lại. Hai ô người lớn và trẻ em vẫn khai riêng để bếp biết lượng ăn thật và để quán kê đủ ghế.
Chặn trùng bàn và chuyện khách không tới
Khi lưu phiếu, phần mềm soát lại những phiếu đặt còn hiệu lực trên đúng mấy bàn đó. Nếu đã có người đặt cùng bàn trong khoảng cách giờ quá gần, màn hình chặn lại với thông báo "Bàn này đã có người đặt trước, thời gian đặt bàn phải sớm hơn bàn đã đặt trước" kèm số phút tối thiểu — khoảng cách này quán tự đặt trong cấu hình, theo giờ hoặc theo phút. Đây là chỗ cứu quán khỏi cảnh hai nhóm cùng đứng ở cửa lúc bảy giờ tối.
Khách báo huỷ thì huỷ phiếu phải ghi lý do, phần mềm lưu luôn ai huỷ và huỷ lúc mấy giờ. Quán bật cấu hình cho phép phục hồi thì phiếu đã huỷ vẫn mở lại được khi khách gọi lại xin giữ chỗ; không bật thì huỷ là huỷ hẳn. Tháng sau mở lại danh sách là thấy có bao nhiêu phiếu huỷ, lý do nào lặp nhiều — cơ sở để quyết định có bắt cọc với nhóm đông hay không.
Lúc khách tới: phiếu đặt thành đơn, cọc tự trừ
Khách tới, nhân viên bấm xác nhận. Phần mềm kiểm lại mấy bàn đó có đang có người ngồi không — nếu bàn vẫn bận thì báo "Hiện tại bàn này đang có người sử dụng. Vui lòng chuyển bàn hoặc hủy bàn", tránh chuyện hai đơn chồng lên một bàn. Qua được bước đó, phiếu đặt chuyển thành đơn đang phục vụ: giữ nguyên khách, bàn, ghi chú chung, giờ tới, số khách, và toàn bộ món đã đặt trước được chép sang đơn cùng topping, món kèm, ghi chú. Bếp và bar nhận phiếu như mọi đơn khác theo phần Cài đặt in Bar/Bếp, không ai phải nhập tay lại.
Tiền cọc đi theo đơn. Lúc thanh toán, phần mềm lấy phần cọc đã thu trừ vào số phải trả, và phiếu in ghi rõ theo kiểu "Tiền mặt (406.100đ + 100.000đ đặt cọc)". Nếu khách cọc bằng chuyển khoản mà thanh toán phần còn lại bằng tiền mặt, phiếu tách thành hai dòng theo đúng hai phương thức — kế toán cuối ngày không phải đoán khoản một triệu kia nằm ở đâu.
Chức năng đặt bàn, đặt tiệc nằm sẵn trong phần mềm quản lý nhà hàng của Ordersys, chung hệ với sơ đồ bàn, phiếu bếp và thanh toán. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — dựng một mâm thành món, tạo một phiếu đặt có cọc rồi xác nhận thử là thấy hết đường đi của nó.
Đọc thêm: Đặt bàn trước: quản lý thế nào cho không trùng bàn nếu quán chủ yếu nhận đặt bàn lẻ qua điện thoại; và Khách quét QR đặt bàn ăn trước khi muốn khách tự đặt thay vì gọi điện.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
Tồn sơn gel tiệm nail: màu nào sắp hết, màu nào nằm chết
Khách chỉ vào mẫu màu nâu sữa, thợ lục tủ rồi bảo hết màu đó rồi — trong khi cũng cái tủ ấy có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp. Bài này đi qua cách tách vật tư dùng trong dịch vụ khỏi hàng bán cho khách mang về, khai mỗi màu một mã thay vì một mặt hàng tên "sơn gel", cài định mức tồn kho để lọc ra đúng những màu phải nhập trước mỗi lần đặt hàng, và dùng báo cáo xuất nhập tồn ba tháng để nhận ra nhóm màu đang nằm chết trong tủ. Kèm lý do tiệm nail không nên cố định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng.
Hoa hồng và tip kỹ thuật viên massage: ghi thế nào cho khỏi cãi
Cuối tháng kỹ thuật viên bảo làm bốn khách, sổ quầy ghi ba, và không ai nói dối — tờ giấy nháp lúc giao ca đã đi đâu mất. Tiền của người làm ở quán massage đến từ ba nguồn tách biệt: hoa hồng dịch vụ, tip khách cho và hoa hồng bán thêm; gộp cả ba vào một con số cuối tháng là lúc bắt đầu cãi nhau. Bài này đi qua cách khai danh mục hoa hồng cho từng dịch vụ, gán kỹ thuật viên cấp 1 và cấp 2 ngay trên phiếu, ghi tip gửi qua quầy thành một dòng thay vì để ngoài sổ, và đối chiếu bằng phiếu đóng ca cùng báo cáo hoa hồng theo từng người.
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
Chốt ca đêm quán bida: đối soát tiền giờ, nước và tiền mặt
Một giờ sáng, nhân viên ca đêm đưa chủ quán một xấp tiền mặt kèm câu "hôm nay được khoảng bảy triệu" — trong đó tiền giờ mười mấy bàn, tiền nước gọi thêm, tiền chuyển khoản và tiền ghi nợ lẫn vào nhau. Bài này đi qua cách chốt ca của phần mềm quản lý bida: mở ca khai tiền mặt đầu ca, phân quyền ai được thanh toán và đóng ca nào, bảy nhóm số liệu trên phiếu đóng ca, cách phần mềm tính tiền mặt cuối ca rồi so với số nhân viên đếm tay để ra chênh lệch, dùng danh sách hàng bán trong ca để soát tiền nước, và xem lại nhiều ca để biết ca nào hay lệch.
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
