Khách mở điện thoại chỉ vào một mẫu móng màu nâu sữa. Thợ lục tủ một hồi rồi nói chị ơi màu đó hết rồi, chị lấy màu bên cạnh nhé. Khách gật nhưng lần sau không quay lại. Trong khi đó cũng cái tủ ấy đang có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp lần nào. Tiền của tiệm nằm trong tủ, chỉ là nằm sai chỗ.

Hai nhóm "sơn" trong tiệm, đừng để chung một rổ

Việc đầu tiên không phải đếm, mà là tách. Trong tiệm nail có hai nhóm hàng hoàn toàn khác nhau về cách quản:

• Vật tư dùng trong dịch vụ — chai gel, base, top, bột, nước rửa, đầu mài, giấy lót. Một chai phục vụ hàng chục lượt khách, tiệm không bán chai đó cho ai cả.
• Hàng bán cho khách mang về — sơn thường, dưỡng móng, dũa. Thứ này tính tồn và tính hoa hồng bán hàng như một cửa hàng nhỏ, đã có bài riêng dẫn ở cuối.

Trong Ordersys, nhóm thứ hai khai là hàng hoá thường có giá bán, bật được không cho bán khi hết tồn. Nhóm thứ nhất khai là vật tư trong kho, không giá bán, không cần hiện lên màn bán hàng. Trộn hai nhóm vào một danh mục là lý do báo cáo kho của tiệm nail thường vô dụng: nhìn vào không biết dòng nào là tiền nằm chết, dòng nào là hàng sắp bán được.

Đơn vị quản lý là mã màu, không phải "sơn gel"

Lỗi hay gặp nhất là khai một mặt hàng tên "sơn gel" rồi ghi tồn là 120 chai. Con số đó không trả lời được câu hỏi duy nhất mà thợ cần: màu nâu sữa còn hay hết.

Cách khai đúng là mỗi màu một mã riêng, đặt mã theo hãng cộng số màu trên chai, ví dụ hãng viết tắt rồi tới số hiệu. Màu nào tiệm có nhiều phiên bản — cùng số nhưng khác hãng — thì dùng thêm thuộc tính hàng hoá để phân biệt thay vì đặt hai cái tên na ná nhau. Việc này mất một buổi làm một lần, và nên làm lúc nhập tồn kho ban đầu chứ không phải lúc đang đông khách.

Có một thứ không nên cố làm: định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng. Một chai gel chạy được mấy chục bộ, đong theo ml là bỏ công nhiều hơn số tiền kiểm soát được. Định lượng theo công thức chỉ hợp với thứ đếm được rõ — bộ dụng cụ dùng một lần, giấy lót, đầu mài; còn màu thì quản theo chai.

"Màu nào sắp hết" là một con số, không phải trí nhớ

Mỗi mã màu cài được định mức tồn kho — mức tối thiểu mà dưới đó coi như phải nhập. Phần mềm có sẵn bộ lọc dưới định mức và vượt định mức, nên trước mỗi lần đặt hàng chỉ cần mở danh sách dưới định mức là ra đúng những màu cần nhập, không phải mở tủ soi từng chai.

Với vật tư có hạn dùng — một số loại base, top, dung dịch — khai thêm ngày hết hạn và bật chặn xuất hàng đã hết hạn, để không còn chuyện lấy nhầm chai cũ rồi lớp sơn bong sau ba ngày.

Màu nằm chết: nhận ra bằng báo cáo, không bằng cảm giác

Màu sắp hết thì dễ thấy, màu nằm chết thì không ai để ý vì nó luôn còn nguyên trong tủ. Mở báo cáo xuất nhập tồn theo một kỳ ba tháng, cột xuất bằng không nghĩa là ba tháng nay không ai đụng tới màu đó. Tiền mua chai ấy đang đứng yên, và nó còn chiếm chỗ của một màu khác đáng lẽ nên có.

Xử lý thì gọn: ngừng nhập nhóm đó, gom vài màu ế vào một mẫu khuyến khích khách thử, lần nhập sau dồn tiền cho nhóm bán chạy. Mỗi tháng đếm lại tủ một lần, lệch thì lập phiếu điều chỉnh kho ngay — phần mềm cảnh báo khi điều chỉnh làm tồn bị âm, đó thường là dấu hiệu có lần nhập hoặc lần dùng chưa ghi.

Phần kho vật tư, định mức tồn và báo cáo xuất nhập tồn nằm sẵn trong phần mềm quản lý tiệm nail của Ordersys, chung hệ với bảng giá theo mẫu và hoa hồng thợ. Tiệm muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — nhập tồn đầu kỳ cho riêng tủ màu trước, chạy một tháng là thấy danh sách dưới định mức và danh sách không ai dùng.

Đọc thêm: Salon tóc quản lý thuốc nhuộm: tồn kho, hạn dùng và lượng dùng mỗi đầu nếu tiệm có làm cả tóc và muốn ghi lượng dùng chi tiết hơn; và Tiệm nail bán kèm sơn, dưỡng móng: tồn kho và hoa hồng bán hàng cho nhóm hàng bán cho khách mang về.