Chuỗi cà phê tự mở và chuỗi nhượng quyền giống nhau ở phần kỹ thuật, nhưng khác hẳn ở một điểm: người đứng quầy không phải người của bạn. Họ bỏ tiền ra, họ tự thuê nhân viên, và họ có lý do riêng để làm khác đi một chút — bớt chút nguyên liệu, thêm một món ngoài menu, hạ giá cho khách quen. Mỗi lần như vậy, thứ mất không phải doanh thu của bạn mà là lý do để khách chọn thương hiệu.

Bài này nói về phần vận hành hằng ngày của một chuỗi cà phê nhiều điểm. Phần chuẩn bị trước khi bán nhượng quyền (hợp đồng, phí, bộ tài liệu) xem ở nhượng quyền quán ăn cần chuẩn bị gì.

Thứ phải giống nhau và thứ được khác nhau

Viết bảng này ra giấy trước khi mở điểm thứ hai. Phần lớn mâu thuẫn trong chuỗi nhượng quyền là vì hai bên không thống nhất được dòng nào thuộc cột nào.

Giữ vị giống nhau: khai công thức, đừng dặn miệng

"Pha như anh chỉ hôm trước" không sống qua được ba tháng, nhất là khi điểm đó thay nhân viên. Cách giữ vị là khai định lượng từng ly trong phần mềm: bao nhiêu gram cà phê, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu trân châu, cho từng size. Người mới vào làm theo con số, không làm theo trí nhớ của người cũ.

Khai định lượng còn cho bạn một thứ nữa: mỗi ly bán ra, hệ thống trừ đúng lượng nguyên liệu. Cuối tháng so lượng nguyên liệu đã dùng thật với lượng lẽ ra phải dùng theo số ly đã bán — điểm nào lệch nhiều là điểm đang pha sai định lượng hoặc bán không bấm máy. Đây là cách duy nhất phát hiện chuyện đó từ xa mà không cần đứng ở quầy.

Mỗi điểm một bộ số, bạn xem gộp

• Báo cáo tách theo từng điểm — doanh thu, số ly, món bán chạy, chốt ca. So ngang giữa các điểm mới thấy điểm nào đang đuối.
• Phân quyền nhiều cấp — chủ điểm nhượng quyền chỉ thấy số của điểm mình, không thấy điểm khác; bạn thấy tất cả. Đây là điều kiện để họ yên tâm dùng chung một hệ thống với bạn.
• Chuyển kho nội bộ — điểm này hết si rô, điểm kia còn dư, chuyển qua lại có ghi nhận thay vì "cho mượn" rồi quên.
• Chốt ca ở từng điểm — tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tách riêng và đối chiếu với tiền trong két ngay cuối ca, không để dồn tới cuối tháng mới phát hiện lệch.

Chọn chỉ số nào để so giữa các điểm thì xem quản lý chuỗi nhiều cửa hàng: xem số liệu nào.

Ba việc nên làm ngay từ điểm thứ hai

1. Chuẩn hoá menu trên hệ thống trước khi khai trương, không để mỗi điểm tự gõ tên món. Tên món lệch nhau là báo cáo toàn chuỗi cộng không ra.
2. Thống nhất cách đặt mã nguyên liệu. Cùng một loại sữa mà ba điểm đặt ba tên thì không so được hao hụt.
3. Hẹn một buổi xem số cố định hằng tuần với từng chủ điểm. Số có sẵn trên hệ thống rồi, việc còn lại là ngồi xuống đọc cùng nhau.

Ordersys làm phần nào

Phần hợp đồng, đào tạo và quyết định cho ai nhượng quyền là việc của bạn. Phần Ordersys làm: một hệ thống dùng chung cho nhiều điểm, khai định lượng từng ly để mọi điểm pha theo cùng một con số, trừ nguyên liệu theo công thức khi bán, báo cáo tách theo từng cửa hàng và gộp toàn chuỗi, phân quyền nhiều cấp, chuyển kho nội bộ giữa các điểm, chốt ca tách theo hình thức thanh toán. Xem đầy đủ ở phần mềm quản lý quán cà phê, trà sữa. Mở thêm điểm thì dùng thử miễn phí 7 ngày cho điểm mới trước khi chạy thật.