Chạy song song là khoảng thời gian bán trên phần mềm mới nhưng chưa tắt phần mềm cũ, để có chỗ đối chiếu khi số liệu lệch. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất khi đổi phần mềm, và cũng là bước cứu quán nhiều nhất. Câu hỏi thực tế chỉ có ba: bao lâu, đối chiếu gì, và khi nào thì dừng.
Song song không có nghĩa là bán hai lần
Sai lầm hay gặp: bắt nhân viên nhập mỗi đơn vào cả hai phần mềm. Được hai ngày là mệt, tới ngày thứ ba bắt đầu bỏ sót, và số liệu hai bên lệch vì chính việc nhập tay. Cách đúng:
- Bán, thu tiền, in bill: chỉ trên phần mềm mới.
- Phần mềm cũ: giữ để tra cứu giá, khách hàng, lịch sử — không nhập đơn mới.
- Cuối ngày: người quản lý ngồi đối chiếu 15 phút theo bảng bên dưới.
Bao lâu là đủ
| Loại cửa hàng | Thời gian | Điều kiện phải có trong khoảng đó |
|---|---|---|
| Quán cà phê, trà sữa nhỏ | 3–7 ngày | Có ít nhất một ngày cuối tuần |
| Nhà hàng có bếp, máy in bếp | 7 ngày | Qua một tối đông khách; thử tách bàn, gộp bàn, huỷ món |
| Tạp hoá, bán lẻ có kho | 1–2 tuần | Có ít nhất một lần nhập hàng và một lần kiểm kho nhỏ |
| Chuỗi nhiều chi nhánh | 2 tuần ở một chi nhánh trước | Chạy ổn một nơi rồi mới nhân rộng từng chi nhánh |
Đối chiếu gì cuối mỗi ngày
| Con số | So với | Lệch thì xem ở đâu |
|---|---|---|
| Tổng doanh thu | Doanh thu cùng thứ tuần trước trên phần mềm cũ | Món thiếu giá, giá nhập sai khi chuyển dữ liệu |
| Tiền mặt trong két | Số tiền mặt phần mềm mới báo | Đơn chọn nhầm phương thức thanh toán |
| Chuyển khoản, QR | Sao kê ngân hàng trong ngày | Đơn khách chuyển khoản nhưng thu ngân chưa xác nhận |
| Số bill huỷ, giảm giá | Mức bình thường của quán | Nhân viên chưa quen thao tác, bấm nhầm rồi huỷ |
| Tồn 10 mặt hàng bán chạy | Đếm thật trên kệ, trong kho | Định lượng, quy đổi đơn vị (thùng – lon) nhập sai |
Ghi lại mỗi ngày vào một bảng nhỏ: ngày, con số, lệch bao nhiêu, nguyên nhân. Lệch lặp lại ở cùng một chỗ là lỗi cài đặt, sửa một lần là hết; lệch rải rác là lỗi thao tác, cần đào tạo thêm.
Khi nào thì dừng phần mềm cũ
Dừng khi đủ cả bốn điều kiện:
- Ba ngày liên tiếp các con số ở bảng trên khớp, hoặc lệch có giải thích được.
- Đã qua ít nhất một ngày đông khách nhất tuần.
- Nhân viên các ca đều bán được mà không phải hỏi.
- Đã xuất xong lịch sử hoá đơn, báo cáo doanh thu từ phần mềm cũ ra file và lưu hai nơi.
Ordersys giúp phần nào
Trong thời gian chạy song song, kỹ thuật Ordersys theo dõi cùng quán: số lệch nào do cài đặt thì sửa ngay trên hệ thống, không để quán tự mò. Triển khai không thu phí. Xem thêm chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
직원은 휴대폰으로 주문, 주방은 즉시 수신, 손님은 QR로 주문·결제, 사장님은 원격으로 매출 확인.
