열 시 십 분 전입니다. 마이 고객님은 열 시에 두피 마사지를 예약했고, 베드는 준비됐고, 관리사는 기다리고 있습니다. 오는 중일까요, 잊은 걸까요? 안내 직원이 예약 노트를 넘겨 보지만 "10시 마이 고객님"이라는 한 줄 외에는 알 수 있는 것이 없습니다. 예약 관리의 어려움은 적어 두는 데 있지 않습니다. 각 예약이 지금 어떤 상태인지 알아서 필요한 사람에게 연락하고 베드를 제때 비우는 데 있습니다.
여섯 가지 상태, 상태마다 안내 직원이 할 일 하나
Ordersys 예약 화면에서 각 예약은 상태와 고유한 색을 가집니다. 핵심은 상태마다 해야 할 일이 바로 떠오른다는 점입니다.
| 상태 | 뜻 | 안내 직원이 할 일 |
|---|---|---|
| 예약됨 | 시스템에 등록되었고 아직 시간이 되지 않음 | 시간이 긴 서비스는 미리 전화나 메시지로 확인 |
| 곧 시작 | 예약 시간이 가까워짐 | 베드를 준비하고 관리사에게 알림 |
| 고객 도착 | 고객이 도착해 접수됨 | 주문을 열면 예약한 서비스가 함께 넘어옴 |
| 지각 / 미방문 | 시간이 지났는데 고객이 보이지 않음 | 고객에게 전화하고 베드를 유지할지 비울지 결정 |
| 취소됨 | 더 이상 유효하지 않은 예약 | 비게 된 시간대에 다른 고객을 배정 |
| 완료 | 서비스가 끝남 | 추가로 할 일 없음 |
일, 주, 월, 목록으로 보기
데이터는 같지만 보기 방식마다 쓰임이 다릅니다.
- 일별: 예약이 베드, 룸, 시간별로 배치됩니다. 안내 직원은 이 화면으로 하루 종일 비어 있는 베드와 대기 중인 예약을 확인합니다.
- 주별, 월별: 원장이 어느 날이 붐비고 어느 날이 비는지 보고 근무 배치나 프로모션을 계획할 수 있습니다.
- 목록: 내일 예약 확인 전화처럼 예약을 하나씩 처리할 때 알맞습니다.
접수했지만 아직 베드를 배정하지 않은 예약은 별도 목록에 모입니다. 바쁠 때 가장 자주 놓치는 부분입니다. 전화로 예약을 받고 잠시 후 배정하려다 잊어버리는 일이 많기 때문입니다.
고객이 오지 않을 때: 기억 대신 프로그램이 알려 줍니다
설정에는 시간이 지난 예약을 위한 항목이 있습니다. 예약이 깜박여 주의를 끌고, 매장이 정한 시간(분)이 지나도 고객이 오지 않으면 시간 초과 사유와 함께 자동으로 취소됩니다. 덕분에 아무도 기억하지 못했다는 이유로 베드가 한없이 묶이는 일이 없습니다.
몇 분으로 정할지는 매장마다 다릅니다. 시간이 긴 서비스는 보통 더 오래 기다리고, 붐비는 시간대는 더 짧게 잡습니다. 다만 예약을 받을 때 대기 시간을 분명히 알려 두어야 자리를 비울 때 다툼이 생기지 않습니다.
취소, 되돌리기, 예약금
- 취소에는 사유를 남깁니다. 취소할 때 사유 입력란이 있습니다. 나중에 읽어 보면 고객이 마음이 바뀌어서인지, 일정이 겹쳐서인지, 지난번에 오래 기다려서인지 알 수 있습니다.
- 예약금은 예약에 바로 기록합니다. 예약에 예약금 입력란과 현금 또는 계좌 이체 결제 방법이 있습니다. 고객이 오면 예약금이 주문으로 넘어가 결제 때 반영됩니다.
- 예약금이 있는 예약을 취소해도 현금 장부가 맞습니다. 프로그램이 예약금 환불 지출 전표를 만들어 주므로 하루 마감 때 취소된 예약 때문에 현금이 어긋나지 않습니다.
- 잘못 취소하면 되돌릴 수 있습니다. 매장이 정한 시간 안에 되돌리기를 허용하는 항목이 있습니다. 되돌리면 예약이 원래대로 돌아가고 환불 전표도 삭제됩니다.
알아 둘 점이 있습니다. 고객이 QR로 직접 한 예약은 현재 예약금을 받지 않습니다. 예약금으로 자리를 잡으려면 고객이 매장에 계좌 이체를 하고 안내 직원이 그 금액을 예약에 기록합니다.
주말에는 건수를 돌아보세요
주별 보기를 열고 지각 / 미방문과 취소됨 두 숫자를 읽어 보세요. 숫자가 늘었다면 어디에 몰리는지 봐야 합니다. 신규 고객에 몰린다면 그 고객층에 예약금을 요청하는 방안을 고려할 수 있습니다. 붐비는 시간대에 몰린다면 그 시간대의 대기 시간을 줄일 수 있습니다. 종이 노트에서는 이런 숫자를 얻을 수 없습니다. 노트에서 사라진 예약은 줄 하나 그어진 것에 불과하기 때문입니다.
상태별 예약, 베드와 룸 배정, 예약금 기록은 Ordersys 스파 관리 프로그램에 들어 있습니다. 7일 동안 무료로 체험할 수 있습니다. 내일의 실제 예약 몇 건을 입력하고 안내 직원이 하루만 노트와 함께 써 보면 차이를 충분히 느낄 수 있습니다.
더 읽기: 노쇼가 많다면 스파 예약 후 오지 않는 고객: 손실과 줄이는 방법을, 예약을 받을 때부터 겹치지 않게 하려면 베드와 관리사 기준 스파 예약 배치를 참고하세요.
예약, 회차별 관리 프로그램, 고객 기록, 직원 수수료를 한 곳에서 관리합니다.
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