음력 연말의 토요일 저녁, 네일 디자이너 세 명 모두 6시부터 10시까지 예약이 꽉 찼습니다. 7시에 꽃 그림 아크릴 세트를 예약한 손님은 오지도 않고 연락도 없습니다. 가게에서 가장 실력 좋은 디자이너의 두 시간이 그냥 흘러가고, 다른 손님에게 팔 수도 없습니다. 그 시간대에 워크인 손님은 붐비는 가게를 보고 돌아가 버리기 때문입니다. 성수기에는 노쇼 하나하나가 실제 손실입니다. 예약금은 돈을 더 벌기 위한 것이 아니라, 손님이 예약 시간을 약속으로 여기게 하기 위한 것입니다.
예약금을 받아야 할 예약과 받지 않아도 되는 예약
모든 예약에 예약금을 받으면 단골이 불편해하고, 아무에게도 받지 않으면 긴 예약이 쉽게 버려집니다. 예약 유형별로 나누면 결정하기가 쉬워집니다.
| 예약 유형 | 예약금을 받을까 | 이유 |
|---|---|---|
| 저녁·주말의 긴 시술(아크릴, 연장, 정교한 아트) | 받는다 | 예약 하나가 디자이너 한 명을 한 타임 내내 묶어 두므로, 노쇼 시 가장 좋은 시간대를 통째로 잃는다 |
| 메시지로 처음 예약하는 신규 손님 | 받는다 | 가게가 아직 손님이 약속을 지키는지 모른다 |
| 여러 명의 그룹(신부, 들러리, 친구 모임) | 받는다 | 여러 디자이너를 동시에 잡아 두므로, 그룹이 취소하면 여러 자리가 빈다 |
| 자주 오는 단골, 짧은 시술 | 필요 없다 | 위험이 낮고, 예약금을 받으면 손님이 의심받는다고 느낄 뿐이다 |
| 평일, 한가한 시간대 | 필요 없다 | 손님이 예약을 어겨도 워크인 손님으로 채울 수 있다 |
받은 예약금은 어디로 가는가
성수기에 예약금은 아주 익숙한 곳에서 사라집니다. 손님이 사장님 계좌로 송금했는데 접수 담당은 모르고, 손님이 왔을 때 전액을 청구해 손님이 휴대폰을 열어 증명해야 하는 경우입니다. Ordersys에서는 예약금이 예약에 바로 기록되므로 이렇게 사라지지 않습니다.
- 예약을 받으면 예약금도 기록합니다. 예약에는 예약금 칸이 있고, 현금인지 계좌이체인지 결제 방법도 함께 적습니다. 예약 목록에는 예약금 열이 있어 어떤 예약이 예약금을 냈는지 한눈에 보입니다.
- 예약금은 바로 현금 장부에 들어갑니다. 예약금을 기록하면 소프트웨어가 예약금 입금 전표를 만들기 때문에, 손님이 결제할 때까지 기다리지 않아도 이 금액이 장부에 나타납니다.
- 손님이 오면 예약금이 주문으로 따라갑니다. 결제 화면에 "이미 낸 예약금" 줄이 표시되고, 이 금액이 총 결제 금액에 포함되어 손님은 나머지만 냅니다.
- 예약금이 있는 예약을 취소하면 장부가 저절로 맞춰집니다. 소프트웨어가 예약금 환불 출금 전표를 만듭니다. 실수로 취소했다면 예약을 복원하면 되고, 환불 출금 전표도 함께 삭제됩니다.
알아 둘 점이 하나 있습니다. 손님이 QR로 직접 온라인 예약한 경우에는 현재 예약금을 받지 않습니다. 예약금으로 자리를 잡으려면 손님이 가게에 송금하고, 접수 담당이 그 금액을 예약에 기록하면 됩니다.
얼마를 받고, 받을 때 무엇을 말할까
예약금은 시술 가격의 작은 일부여야 합니다. 손님이 약속을 기억할 만큼은 되지만 예약을 망설일 정도는 아니어야 합니다. 인원이 많은 그룹은 한 번에 큰 금액으로 묶지 말고 인원수대로 받으세요. 금액보다 더 중요한 것은 예약금을 받을 때 분명히 말해야 할 세 가지입니다.
- 손님이 늦으면 자리를 얼마나 잡아 두는지. 그 시간이 지나면 가게가 다른 손님을 자리에 앉힐 수 있습니다.
- 얼마나 미리 취소해야 예약금을 돌려받는지. 성수기에는 평소보다 기준을 앞당기세요. 임박한 취소는 메우기가 매우 어렵기 때문입니다.
- 시간을 바꾸면 예약금도 따라갑니다. 손님이 다른 시간대로 옮기길 원하면 새 예약을 만들지 말고 기존 예약을 수정하세요. 예약금은 그 예약에 그대로 남아 있습니다.
이 세 가지를 예약 시간, 디자이너 이름과 함께 Zalo 확인 메시지로 다시 보내세요. 문제가 생겼을 때 양쪽 모두 다시 볼 메시지가 남습니다.
예약금은 특정 디자이너의 시간을 잡아 두는 것
네일숍 손님은 보통 시간만이 아니라 디자이너를 지정해 예약합니다. 성수기에는 아트를 가장 잘하는 디자이너의 예약이 가장 먼저 차기 때문에, 예약금은 사실상 바로 그 사람의 시간대를 잡아 두는 것입니다. 가게 안에서 두 가지 경우를 미리 정해 두세요.
- 디자이너가 갑자기 쉬게 된 경우: 가능한 한 빨리 손님에게 알리고, 디자이너 변경, 시간 변경, 예약금 환불 중에서 고르게 하세요. 다른 사람을 몰래 배정해 손님이 도착해서야 알게 하지 마세요.
- 손님이 디자이너를 바꾸고 싶어 하는 경우: 예약 변경으로 보고, 새 시간대가 비어 있다면 예약금도 함께 옮깁니다.
시즌이 끝나면 두 숫자를 세어 보세요
성수기가 지나면 예약 목록을 열어 두 숫자를 세어 보세요. 예약금을 낸 예약 중 몇 건이 노쇼였는지, 예약금이 없는 예약 중 몇 건이 노쇼였는지입니다. 예약금 없는 노쇼가 많고 대부분 신규 손님이었다면, 내년에는 신규 손님에게 더 일찍 예약금을 받으세요. 예약금을 냈는데도 노쇼가 많다면 예약금 금액이나 취소 기한을 다시 검토하세요.
디자이너·의자별 예약, 예약에 예약금 기록, 결제 시 예약금 차감, Zalo 예약 알림은 모두 Ordersys 네일숍 관리 소프트웨어에 들어 있습니다. 7일 무료 체험이 가능합니다. 다음 주 예약을 입력하고 긴 예약 몇 건에 예약금을 기록한 뒤, 하루가 끝날 때 현금이 맞는지 확인해 보세요.
예약, 회차별 관리 프로그램, 고객 기록, 직원 수수료를 한 곳에서 관리합니다.
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