Chạy song song là khoảng thời gian bán trên phần mềm mới nhưng chưa tắt phần mềm cũ, để có chỗ đối chiếu khi số liệu lệch. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất khi đổi phần mềm, và cũng là bước cứu quán nhiều nhất. Câu hỏi thực tế chỉ có ba: bao lâu, đối chiếu gì, và khi nào thì dừng.
Song song không có nghĩa là bán hai lần
Sai lầm hay gặp: bắt nhân viên nhập mỗi đơn vào cả hai phần mềm. Được hai ngày là mệt, tới ngày thứ ba bắt đầu bỏ sót, và số liệu hai bên lệch vì chính việc nhập tay. Cách đúng:
- Bán, thu tiền, in bill: chỉ trên phần mềm mới.
- Phần mềm cũ: giữ để tra cứu giá, khách hàng, lịch sử — không nhập đơn mới.
- Cuối ngày: người quản lý ngồi đối chiếu 15 phút theo bảng bên dưới.
Bao lâu là đủ
| Loại cửa hàng | Thời gian | Điều kiện phải có trong khoảng đó |
|---|---|---|
| Quán cà phê, trà sữa nhỏ | 3–7 ngày | Có ít nhất một ngày cuối tuần |
| Nhà hàng có bếp, máy in bếp | 7 ngày | Qua một tối đông khách; thử tách bàn, gộp bàn, huỷ món |
| Tạp hoá, bán lẻ có kho | 1–2 tuần | Có ít nhất một lần nhập hàng và một lần kiểm kho nhỏ |
| Chuỗi nhiều chi nhánh | 2 tuần ở một chi nhánh trước | Chạy ổn một nơi rồi mới nhân rộng từng chi nhánh |
Đối chiếu gì cuối mỗi ngày
| Con số | So với | Lệch thì xem ở đâu |
|---|---|---|
| Tổng doanh thu | Doanh thu cùng thứ tuần trước trên phần mềm cũ | Món thiếu giá, giá nhập sai khi chuyển dữ liệu |
| Tiền mặt trong két | Số tiền mặt phần mềm mới báo | Đơn chọn nhầm phương thức thanh toán |
| Chuyển khoản, QR | Sao kê ngân hàng trong ngày | Đơn khách chuyển khoản nhưng thu ngân chưa xác nhận |
| Số bill huỷ, giảm giá | Mức bình thường của quán | Nhân viên chưa quen thao tác, bấm nhầm rồi huỷ |
| Tồn 10 mặt hàng bán chạy | Đếm thật trên kệ, trong kho | Định lượng, quy đổi đơn vị (thùng – lon) nhập sai |
Ghi lại mỗi ngày vào một bảng nhỏ: ngày, con số, lệch bao nhiêu, nguyên nhân. Lệch lặp lại ở cùng một chỗ là lỗi cài đặt, sửa một lần là hết; lệch rải rác là lỗi thao tác, cần đào tạo thêm.
Khi nào thì dừng phần mềm cũ
Dừng khi đủ cả bốn điều kiện:
- Ba ngày liên tiếp các con số ở bảng trên khớp, hoặc lệch có giải thích được.
- Đã qua ít nhất một ngày đông khách nhất tuần.
- Nhân viên các ca đều bán được mà không phải hỏi.
- Đã xuất xong lịch sử hoá đơn, báo cáo doanh thu từ phần mềm cũ ra file và lưu hai nơi.
Ordersys giúp phần nào
Trong thời gian chạy song song, kỹ thuật Ordersys theo dõi cùng quán: số lệch nào do cài đặt thì sửa ngay trên hệ thống, không để quán tự mò. Triển khai không thu phí. Xem thêm chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
