Chạy song song hai phần mềm bán hàng bao lâu?

Chạy song song là khoảng thời gian bán trên phần mềm mới nhưng chưa tắt phần mềm cũ, để có chỗ đối chiếu khi số liệu lệch. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất khi đổi phần mềm, và cũng là bước cứu quán nhiều nhất. Câu hỏi thực tế chỉ có ba: bao lâu, đối chiếu gì, và khi nào thì dừng.

Song song không có nghĩa là bán hai lần

Sai lầm hay gặp: bắt nhân viên nhập mỗi đơn vào cả hai phần mềm. Được hai ngày là mệt, tới ngày thứ ba bắt đầu bỏ sót, và số liệu hai bên lệch vì chính việc nhập tay. Cách đúng:

Bán, thu tiền, in bill: chỉ trên phần mềm mới.
Phần mềm cũ: giữ để tra cứu giá, khách hàng, lịch sử — không nhập đơn mới.
Cuối ngày: người quản lý ngồi đối chiếu 15 phút theo bảng bên dưới.

Bao lâu là đủ

Loại cửa hàng	Thời gian	Điều kiện phải có trong khoảng đó
Quán cà phê, trà sữa nhỏ	3–7 ngày	Có ít nhất một ngày cuối tuần
Nhà hàng có bếp, máy in bếp	7 ngày	Qua một tối đông khách; thử tách bàn, gộp bàn, huỷ món
Tạp hoá, bán lẻ có kho	1–2 tuần	Có ít nhất một lần nhập hàng và một lần kiểm kho nhỏ
Chuỗi nhiều chi nhánh	2 tuần ở một chi nhánh trước	Chạy ổn một nơi rồi mới nhân rộng từng chi nhánh

Kéo dài quá lâu cũng hại: sau hai tuần, nhân viên bắt đầu coi phần mềm cũ là chỗ dựa và quay lại dùng mỗi khi vướng. Đặt sẵn ngày dừng ngay từ đầu.

Đối chiếu gì cuối mỗi ngày

Con số	So với	Lệch thì xem ở đâu
Tổng doanh thu	Doanh thu cùng thứ tuần trước trên phần mềm cũ	Món thiếu giá, giá nhập sai khi chuyển dữ liệu
Tiền mặt trong két	Số tiền mặt phần mềm mới báo	Đơn chọn nhầm phương thức thanh toán
Chuyển khoản, QR	Sao kê ngân hàng trong ngày	Đơn khách chuyển khoản nhưng thu ngân chưa xác nhận
Số bill huỷ, giảm giá	Mức bình thường của quán	Nhân viên chưa quen thao tác, bấm nhầm rồi huỷ
Tồn 10 mặt hàng bán chạy	Đếm thật trên kệ, trong kho	Định lượng, quy đổi đơn vị (thùng – lon) nhập sai

Ghi lại mỗi ngày vào một bảng nhỏ: ngày, con số, lệch bao nhiêu, nguyên nhân. Lệch lặp lại ở cùng một chỗ là lỗi cài đặt, sửa một lần là hết; lệch rải rác là lỗi thao tác, cần đào tạo thêm.

Khi nào thì dừng phần mềm cũ

Dừng khi đủ cả bốn điều kiện:

Ba ngày liên tiếp các con số ở bảng trên khớp, hoặc lệch có giải thích được.
Đã qua ít nhất một ngày đông khách nhất tuần.
Nhân viên các ca đều bán được mà không phải hỏi.
Đã xuất xong lịch sử hoá đơn, báo cáo doanh thu từ phần mềm cũ ra file và lưu hai nơi.

Điều kiện thứ tư hay bị quên nhất. Sau khi hết hạn, nhiều phần mềm khoá tài khoản và bạn không còn vào lấy dữ liệu cũ được nữa. Xuất trước, dừng sau.

Ordersys giúp phần nào

Trong thời gian chạy song song, kỹ thuật Ordersys theo dõi cùng quán: số lệch nào do cài đặt thì sửa ngay trên hệ thống, không để quán tự mò. Triển khai không thu phí. Xem thêm chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.

Đọc tiếp: chuyển dữ liệu sang phần mềm mới cần chuẩn bị gì.