약국과 잡화점은 겉보기에는 전혀 다르지만 힘든 지점은 똑같습니다. 품목이 아주 많고, 하나하나의 금액은 작으며, 손님은 늘 바로 앞에 서서 기다립니다. 두 곳이 함께 안고 있는 것이 하나 더 있습니다. 유통기한이 있는 재고입니다. 잡화점의 우유, 과자, 통조림도 약과 똑같이 기한이 지나지만, 손님이 물건을 들고 오기 전까지는 아무도 들여다보지 않을 뿐입니다.
계산대에서는 속도만 중요합니다
품목마다 바코드를 등록해 두면 스캔 한 번에 상품과 가격이 떠, 가격을 외우거나 이름을 칠 일이 없습니다. 바코드가 없는 물건 — 소분 상품, 저울 상품 — 은 가게에서 라벨을 뽑아 붙이고, 한 장씩이 아니라 한꺼번에 인쇄됩니다.
첫날부터 켜 둘 만한 설정이 둘 있습니다. 바쁜 계산대에서 가장 흔한 실수 둘을 바로 막아 주기 때문입니다. 재고보다 많이 팔지 못하게 하기, 그리고 판매로 재고가 최소 기준 아래로 떨어지면 경고하기입니다. 급한 판매자도 경고를 보게 되고, 사장님이 옆에서 지킬 필요가 없습니다.
로트와 유통기한은 입고 때부터 상품을 따라다닙니다
잡화점은 건너뛰고 약국은 건너뛸 수 없는 부분입니다. Ordersys에서는 품목마다 로트 관리를 켤 수 있고, 그때부터 로트 번호와 유통기한이 상품을 끝까지 따라다닙니다.
- 입고 전표는 전표 전체가 아니라 품목 줄마다 로트 번호와 유통기한을 적습니다.
- 재고는 로트와 기한별로 줄이 나뉩니다. 같은 품목에 로트 둘, 기한 둘이면 합계 한 줄이 아니라 두 줄로 보입니다.
- 재고 실사, 재고 조정, 창고·지점 간 이동도 모두 로트와 기한을 함께 적으므로, 옮긴 상품이 기한 정보를 잃지 않습니다.
- 입고·출고 보고서에 유통기한 열이 있어 어느 로트가 어디로 나갔는지 추적됩니다.
이 묶음에서 가장 값진 설정은 이것입니다. 기한이 지난 상품 판매 금지. 켜 두면 시스템이 계산대에서 바로 막습니다. 줄이 서 있는 와중에 판매자가 포장의 날짜를 제때 읽어 주기를 기대하지 않아도 됩니다.
박스로 받고 낱개로 팝니다
공급처는 박스로 주고 손님은 낱개로 삽니다. 이것을 손으로 적으면 첫 달에 바로 재고가 어긋납니다. 품목마다 단위 환산표(한 박스에 몇 개인지)를 등록할 수 있고, 이 표는 입고 전표를 쓸 때, 기초 재고를 넣을 때, 재고를 조정할 때 바로 쓰입니다. 한 박스를 받으면 안에 든 개수만큼 재고가 늘고 원가는 개당으로 나뉩니다. 재고는 한 가지 단위로만 세므로, 실사할 때 "박스 재고"와 "낱개 재고"가 서로 부딪히는 일이 없습니다.
손님이 묻기 전에 품절을 압니다
품목마다 최소·최대 재고 기준을 걸 수 있습니다. 입고나 조정으로 재고가 바뀌면 시스템이 기준과 대조해 세 가지로 알려 줍니다. 품절, 최소 기준 미만, 최대 기준 초과입니다. 알림은 권한이 있는 사람에게 가고 켜고 끌 수 있습니다.
| 자주 있는 상황 | 무엇을 켜나 |
|---|---|
| 기한 지난 상품을 실수로 판매 | 기한 지난 상품 판매 금지 설정 + 로트 관리 |
| 장부에는 있는데 진열대는 비어 있음 | 재고 초과 판매 금지 설정 |
| 잘 나가는 상품이 아무도 모르게 품절 | 최소 기준 + 재고 기준 알림 |
| 박스로 받아 낱개로 판매 | 품목의 단위 환산표 |
| 실사 후 수량이 비는데 누가 고쳤는지 모름 | 2단계 재고 조정: 작성자와 승인자 분리 |
약국이라면 한 가지는 분명히 해 둡니다
Ordersys는 판매와 재고 관리 프로그램입니다. 바코드, 로트, 유통기한, 재고 기준, 외상, 도매가, 다지점까지 다룹니다. 관리 당국의 의약품 데이터 시스템과 연동하는 기능은 Ordersys에 없습니다. 업계 규정에 따라 데이터를 제출해야 하는 약국은 그 부분은 별도 도구를 계속 쓰면 되고, 설치한 뒤에 빈자리를 발견하지 말고 프로그램을 고르기 전에 이 점을 분명히 확인하는 편이 좋습니다.
나머지는 품목이 많은 일반 소매점과 똑같이 쓰면 됩니다. 단골에게 외상으로 팔고 잔액을 추적하고, 거래처에는 별도 도매 단가로 팔며, 계산대에 여러 명이 서면 각자 계정을 두어 누가 무엇을 팔았는지 알 수 있게 합니다.
품목이 많고 금액이 작으면 돈은 한 번에 크게 사라지지 않습니다. 폐기해야 하는 기한 경과 상품, 끊긴 인기 상품, 아무도 믿지 않는 재고 숫자를 통해 조금씩 새어 나갑니다. 바코드 등록, 로트 관리 켜기, 재고 기준 설정 — 한 번 해 두면 계속 일하는 세 가지입니다. Ordersys 소매 관리 프로그램을 7일 무료로 써 보시고, 실제 입고 한 번을 그대로 넣어 본 뒤 보고서를 보십시오. 관련 글 두 편: 바코드와 가격 라벨 일괄 인쇄, 로트와 유통기한으로 재고 관리하기.
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