꽃집은 같은 소매업이라도 잡화점과 완전히 다릅니다. 매출의 대부분은 가게에 들어와 물건을 고르는 손님이 아니라 미리 예약된 주문에서 나옵니다. 내일 오후 생일, 아침 7시 개업식, 주말 결혼식 같은 것들입니다. 상품은 이삼일이면 상합니다. 그리고 적지 않은 돈이 단골 — 식당, 호텔, 행사 대행사 — 에 묶여 있습니다. 한 달에 열 번 가져가고 한 번에 이체합니다. 이 세 가지 특징이 꽃집에 필요한 소프트웨어를 결정합니다.
예약 주문: 배송 날짜, 시간, 카드 문구가 주문 안에 들어간다
제일 먼저 망가지는 것이 예약 수첩입니다. 전화를 받은 사람은 종이 귀퉁이에 급하게 적고, 배달하는 사람은 그 글씨를 못 읽고, 카드에 들어갈 축하 문구는 다른 주문으로 넘어갑니다. 더 확실한 방법은 모든 예약을 받는 즉시 한 곳에만 넣는 것입니다. 가게의 판매용 웹사이트에서 손님이 직접 주문하거나, 손님이 전화했을 때 직원이 바로 그 페이지를 열어 대신 주문합니다. 그러면 아래 항목이 다 채워져야 주문이 넘어갑니다.
| 주문서 항목 | 꽃집에 왜 필요한가 |
|---|---|
| 받는 날짜와 시간 | 둘 다 필수입니다. 개업식에 한 시간 일찍 가면 일을 그르치고, 결혼식에 십오 분 늦어도 마찬가지입니다. |
| 직접 수령인지 배송인지 | 주문서에 바로 표시해 두면, 아침 배송을 짜는 사람이 손님이 찾으러 올 주문을 실어 가지 않습니다. |
| 시 / 군구 / 동과 상세 주소 | 칸이 나뉘어 있어 동을 빠뜨리지 않고, 배송비는 주문에 바로 올라가 결제할 때 다툴 일이 없습니다. |
| 주문 메모 | 카드에 들어갈 문구를 그대로 적어 두는 칸입니다. 받는 분 이름, 색 요청도 함께 넣습니다. |
| 세금계산서 정보 | 법인 손님은 주문할 때 발행 요청에 체크하고 회사명과 사업자번호를 바로 입력합니다. |
아침에 단말기를 켜면 오늘 나갈 주문이 그대로 보인다
주문을 받는 것은 절반일 뿐이고, 나머지 절반은 그날이 되었을 때 기억해 내는 것입니다. 카운터의 주문 화면은 기본값이 오늘 배송일 기준이라, 아침에 켜면 해야 할 목록이 바로 나옵니다. 더 멀리 보려면 다른 날짜나 기간을 고르면 됩니다. 3월 8일, 10월 20일, 밸런타인데이 앞두고 성수기에 주문이 얼마나 쌓였는지 보고 꽃을 얼마나 들일지 정할 때 많이 씁니다.
- 직접 찾아가는 주문과 배송 주문을 따로 걸러, 카운터 담당과 배달 담당의 일을 나눕니다.
- 손님이 자기 주문을 다시 물어올 때 이름이나 전화번호로 바로 찾습니다.
- 디자인을 정한 뒤 주문을 확정하고, 취소 주문에는 사유를 반드시 남겨 월말에 왜 손님이 떠났는지 읽어 봅니다.
송이로 팔고 다발로 받고, 입고는 날짜별 로트로
꽃은 다발로 들어오지만 송이로 나가고, 다시 바구니와 화환으로 묶입니다. 품목마다 작은 단위와 큰 단위를 환산 계수와 함께 등록할 수 있어, 장미 한 다발을 받으면 재고에 송이 수만큼 더해지고 세 송이를 팔면 정확히 셋이 빠집니다. 머릿속으로 계산할 일이 없고, 그래서 송이당 원가도 맞게 나옵니다.
상하기 쉬운 상품은 로트로 날짜와 함께 입고하는 것이 어느 로트를 먼저 빼야 할지 아는 가장 싼 방법입니다. 유아용품점이 로트와 유통기한으로 상품을 관리하는 방식과 같고, 꽃은 수명이 달이 아니라 날 단위라는 점만 다릅니다. 아직 싱싱하지만 가장 예쁜 때를 지난 꽃은 값을 내려 빨리 팔거나 바구니로 묶되, 조용히 재고에서 사라지지 않고 기록으로 남아야 합니다.
도매 외상: 미수금 관리와 만기 전 알림
식당은 테이블 꽃을 매일 가져가고, 호텔은 로비 꽃을 매주 바꾸고, 행사 대행사는 한 번에 크게 가져간 뒤 나중에 결제합니다. 이런 주문은 거래처별로 외상으로 달아 하나의 금액으로 모읍니다. 시스템은 만기가 다가올 때와 이미 지났을 때 알림을 보내며, 켜고 끌 수 있고 다시 알릴 간격도 정할 수 있습니다. 수금은 "사장이 전화하기 민망한 일"에서 일정이 있는 업무로 바뀝니다.
대목이 지나면 숫자로 돌아본다
10월 20일이나 3월 8일이 지나면, 돈이 되는 질문은 얼마나 팔았느냐가 아니라 무엇을 팔았을 때 남았느냐입니다. 품목별 이익 보고서를 보면 잘 팔리지만 폐기가 많아 이익이 얇은 꽃과, 주문은 적어도 거의 상하지 않는 꽃이 구분됩니다. 이 몇 개의 숫자면 다음 대목에 다르게 매입하기에 충분합니다.
Ordersys는 소규모 매장과 체인을 위한 소매 관리 프로그램을 만듭니다. 카운터 판매, 환산 단위와 로트 기준 재고, 단골 외상 관리, 가게 자체 판매 사이트에서 들어오는 예약 주문, 품목별 이익 보고서까지 한 곳에서 다룹니다. 자세한 내용은 소매 관리 프로그램 페이지에서 보시고 7일 무료 체험으로 써 보십시오.
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