매장이 하나일 때는 인사가 사장 머릿속에 다 들어갑니다. 누가 어느 조에 들어가는지, 누가 자주 쉬겠다고 하는지, 이번 달에 누가 임금을 올릴 차례인지. 세 번째 지점을 열면 기억력은 더 이상 소용이 없는데, 그 자리를 대신하는 것은 대개 서로 다른 컴퓨터에 흩어진 엑셀 파일 세 개입니다. 그때 체인 사장은 아주 단순한 두 가지에 답하지 못합니다. 체인 전체에 사람이 몇 명인지, 지난달 인건비로 얼마를 썼는지. 이 글은 여러 지점이 함께 쓰는 인사 체계를 세우는 법, 즉 체인 사장과 각 매장 관리자 사이에 일을 나누는 법을 다룹니다.
직원 정보는 하나, 체인 전체가 함께 쓴다
엑셀 세 개를 합칠 때 먼저 받아들여야 할 원칙이 있습니다. 한 사람에게는 시스템 안에 단 하나의 인사 기록만 있고, 그 기록은 지금 근무하는 지점에 연결될 뿐 그 지점의 소유가 아니라는 것입니다. 그래야 홀 직원을 A점에서 B점으로 옮길 때 기록이 사람을 따라갑니다. 서류, 계약서와 만료일, 직책, 기본급과 수당, 임금 인상 이력, 지점 이동 이력까지 그대로 갑니다. 아무도 처음부터 다시 입력하지 않고, 한 사람이 두 급여대장에 중복으로 존재할 일도 없습니다.
기록을 한곳에 모으면 바쁜 매장에서 자주 흘려보내는 것들도 남습니다. 만료가 다가오는 계약과 수습이 끝나가는 직원은 미리 알려 주므로, 서류가 급히 필요할 때 그제야 발견하는 일이 없습니다. 이 부분은 근로계약 관리와 갱신 알림 글에서 자세히 다뤘습니다.
매장에 맡길 일과 사장이 쥘 일
체인은 보통 두 극단 중 하나에서 망가집니다. 사장이 다 쥐고 있어 휴가 신청 하나까지 사장을 기다리거나, 다 놓아 버려 매장마다 제 규칙을 만들거나. 아래 분담은 지점 두세 곳의 식당·카페 체인이 대체로 감당할 만한 수준입니다.
| 업무 | 맡는 사람 |
|---|---|
| 주간 근무표 작성, 교대 변경과 단기 휴가 승인 | 매장 관리자. 어느 조에 사람이 모자란지는 현장에 있는 사람만 압니다. |
| 인사 기록 생성, 계약 체결, 급여와 수당 책정 | 사장 또는 경리. 돈이 만들어지는 자리라 매장이 혼자 정하지 않습니다. |
| 근태 규칙: 기준 근무시간, 연장 단가, 지각 공제 | 사장이 공통 틀을 정하고, 지점은 실제로 다른 부분만 조정합니다. |
| 월말 근태표 마감 | 매장 관리자가 먼저 승인하고, 경리가 검토한 뒤 잠급니다. |
| 급여대장과 체인 전체 인건비 열람 | 사장과 경리만. |
종이에 적은 분담만으로는 부족하고 프로그램이 막아 줘야 합니다. 매장별 권한이란 A점 관리자가 접속하면 A점 직원만 보이고 B점 급여는 열 수 없다는 뜻입니다. 판매 프로그램의 권한 설정과 같은 원칙입니다. 의심해서가 아니라, 급여 숫자를 보는 사람이 적을수록 말이 적게 나오기 때문입니다.
공통 틀을 두되, 지점마다 조금씩 다르게
카페는 아침 6시에 열고 같은 체인의 호프집은 새벽 1시에 닫습니다. 두 곳에 같은 규칙을 강요하면 일만 어려워집니다. 규칙은 지점별로 설정할 수 있어 심야 영업 지점에는 야간 수당을 두고 아침 지점에는 두지 않으며, 조별 기준 근무시간도 다르게 잡습니다. 공통으로 남는 것은 계산 방식입니다. 연장 근무, 지각과 조퇴는 모두 설정된 규칙에 따라 근태 데이터에서 뽑히며 손으로 입력하지 않습니다. 직원은 휴가·교대 변경·연장 근무 신청을 휴대폰으로 올리고 관리자도 휴대폰으로 승인합니다. 휴가·교대·연장 근무 승인 글에서 설명한 방식 그대로입니다.
월말: 급여대장은 하나, 비용은 지점별로 나눈다
이 체계의 목적은 월말이 입력하는 일이 아니라 읽는 일이 되게 하는 것입니다. 급여대장은 기록된 근태에서 자동으로 만들어집니다. 기본급, 연장 수당, 각종 수당, 판매 실적에서 바로 가져오는 커미션, 보험료와 공제까지 들어갑니다. 급여명세서는 개인별로 보내 각자 확인하게 하고, 경리는 계좌번호를 다시 치는 대신 일괄 이체 파일을 내려받습니다.
- 인건비를 지점별로 나눠 그 지점 매출 옆에 놓아 보면 어느 곳이 사람을 과하게 떠안고 있는지 드러납니다.
- 퇴근 기록 누락, 미승인 연장 근무, 마감 후 수정 같은 이상한 줄은 바로 확인합니다. 월말 급여에서 자주 틀리는 곳의 목록을 따라가면 됩니다.
- 어떤 줄을 고쳐도 누가 언제 고쳤는지 남으므로, 직원이 물어올 때 설명할 근거가 됩니다.
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