Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh

Nhà thuốc và tạp hoá nhìn thì khác nhau, nhưng chỗ vất vả lại giống hệt: mặt hàng rất nhiều, mỗi thứ giá trị nhỏ, và khách luôn đứng đợi ngay trước mặt. Thêm một điểm nữa mà cả hai đều dính — hàng có hạn dùng. Sữa, bánh, đồ hộp ở tạp hoá cũng hết hạn như thuốc, chỉ là ít ai soi tới khi chưa có khách trả lại.

Ở quầy thì chỉ cần nhanh

Mỗi mặt hàng khai một mã vạch, quét là ra món kèm giá, không phải nhớ giá hay gõ tên. Hàng không có mã sẵn — hàng chia lẻ, hàng cân — thì tự in tem mã vạch rồi dán, in được hàng loạt chứ không phải từng cái một.

Hai thông số nên bật ngay ngày đầu, vì chúng chặn đúng hai lỗi hay gặp nhất ở quầy đông khách: không cho bán vượt số tồn, và cảnh báo khi bán làm tồn tụt dưới định mức tối thiểu. Người bán đang vội vẫn thấy cảnh báo, chủ quán không phải đứng canh.

Lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập

Đây là phần tạp hoá hay bỏ qua còn nhà thuốc thì bắt buộc. Trong Ordersys, mặt hàng bật công tắc quản lý theo lô, và từ đó số lô cùng hạn dùng đi kèm hàng suốt chặng đường:

• Phiếu nhập ghi số lô và hạn dùng cho từng dòng hàng, không phải ghi chung cho cả phiếu.
• Tồn kho tách thành từng dòng theo lô và hạn dùng — cùng một mặt hàng có hai lô hai hạn thì hiện hai dòng, không cộng gộp.
• Kiểm kê, điều chỉnh tồn, chuyển hàng giữa kho hay giữa chi nhánh đều khai theo lô và hạn, nên hàng chuyển đi không mất dấu hạn dùng.
• Báo cáo nhập, báo cáo xuất có cột hạn dùng, lần ra lô nào đã bán đi đâu.

Và có một thông số đáng giá nhất trong nhóm này: không cho bán hàng đã hết hạn. Bật lên thì hệ thống chặn ngay tại quầy, thay vì trông vào việc người bán kịp nhìn ngày in trên vỏ hộp lúc đông khách.

Nhập theo thùng, bán theo hộp

Nhà cung cấp giao thùng, khách mua hộp — ghi tay kiểu này là lệch kho ngay tháng đầu. Mỗi mặt hàng khai được bảng quy đổi đơn vị (một thùng bằng bao nhiêu hộp), và bảng này dùng ngay khi làm phiếu nhập, nhập tồn đầu kỳ hay điều chỉnh tồn: nhập một thùng thì kho cộng đủ số hộp bên trong, giá vốn chia về từng hộp. Kho chỉ đếm bằng một đơn vị, nên kiểm kê không còn cảnh "tồn thùng" đá nhau với "tồn hộp".

Biết hết hàng trước khi khách hỏi

Mỗi mặt hàng đặt được định mức tồn tối thiểu và tối đa. Khi tồn đổi sau một phiếu nhập hay một lần điều chỉnh, hệ thống đối chiếu rồi báo theo ba mức: hết hàng, xuống dưới mức tối thiểu, hoặc vượt mức tối đa. Thông báo chạy về cho người được phân quyền, có thể tắt bật.

Riêng nhà thuốc, nói rõ một điểm

Ordersys là phần mềm bán hàng và quản lý kho: mã vạch, lô, hạn dùng, định mức, công nợ, giá sỉ, nhiều chi nhánh. Phần kết nối dữ liệu với hệ thống quản lý dược của cơ quan quản lý thì Ordersys không làm. Nhà thuốc nào đang phải nộp dữ liệu theo quy định ngành thì vẫn dùng công cụ riêng cho phần đó, và nên hỏi rõ điều này trước khi chọn phần mềm — thay vì cài xong mới phát hiện thiếu.

Phần còn lại thì nhà thuốc dùng y như một cửa hàng bán lẻ nhiều mặt hàng: bán ghi nợ cho khách quen có theo dõi công nợ, bán sỉ cho mối có bảng giá sỉ riêng, và nhiều người đứng quầy thì mỗi người một tài khoản để biết ai bán gì.

Mặt hàng nhiều, giá trị nhỏ thì tiền không thất thoát một cục — nó rơi rớt từng ít một qua hàng hết hạn phải bỏ, hàng chạy để đứt, và số tồn không ai tin. Khai mã vạch, bật quản lý lô và đặt định mức là ba việc làm một lần, chạy mãi. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày để nhập thử một đợt hàng thật rồi xem báo cáo. Hai bài liên quan: in mã vạch và tem giá hàng loạt, quản lý hàng theo lô và hạn dùng.