Chuyến hàng về lúc chín giờ sáng: bốn mươi mã mới, phần lớn là hàng cân sẵn và hàng tự đóng gói nên trên bao bì không có vạch nào. Cách cũ là lấy bút dạ ghi giá lên nắp, hoặc in một tờ giấy A4 dán cạnh kệ. Tới trưa khách hỏi giá, nhân viên mới phải mở máy tra. Tới tối kiểm kho, không ai biết hộp nào là hàng nhập đợt nào.
Việc cần làm chỉ là dán cho mỗi món một cái tem có mã quét được. Nhưng dán bốn mươi mã, mỗi mã vài chục cái, thì phải in theo lô chứ không ngồi làm từng cái.
Một cái tem bán lẻ gồm ba phần
Trong phần mềm bán lẻ của Ordersys, tem in ra có tên hàng, giá và mã vạch — hoặc mã QR nếu bạn chọn tem QR thay cho tem barcode. Ba phần đó phục vụ ba người khác nhau: khách nhìn giá, nhân viên nhìn tên để xếp kệ, máy quét đọc mã.
Phần mã là phần duy nhất không được sai. Quét không ra thì thu ngân lại phải gõ tay, và cái tem coi như vô dụng.
Màn in tem: chọn hàng, chọn khổ, in thử rồi mới in loạt
Màn in tem chia hai bên. Bên phải là danh sách hàng hoá để tích chọn những mã cần in, có hiện tổng số sản phẩm đang có. Bên trái là phần cấu hình tem:
| Mục | Chọn gì |
|---|---|
| Loại tem | Tem barcode (mã vạch) hoặc tem QRCode |
| Khổ giấy (mm) | Nhập rộng × cao, mặc định 50 × 30 — khai đúng khổ giấy đang có trong máy in tem |
| Chuẩn mã | Code 128, EAN-13 hoặc UPC-A |
| Số lượng tem / hàng hoá | Đặt chung cho cả lô, hoặc đặt riêng cho từng mã |
| Hiển thị | Ô xem thử tem trước khi bấm in |
Ba chuẩn mã trên không phải để chọn cho đẹp. Code 128 nhận cả chữ lẫn số nên hợp với mã cửa hàng tự đặt. EAN-13 là chuẩn của hàng đóng gói công nghiệp, bắt buộc đúng 13 chữ số và phải hợp lệ — phần mềm kiểm ngay lúc in, mã nào sai số kiểm tra thì báo ra chứ không in bừa rồi để bạn phát hiện khi cầm máy quét. UPC-A dùng cho hàng nhập theo chuẩn Bắc Mỹ.
Dòng lưu ý đỏ trên màn hình nói đúng một việc mà cửa hàng nào cũng từng bỏ qua: in thử một hai cái trước. Giấy cuộn 50×30 mà khai nhầm 30×50 thì cả cuộn ra tem xoay ngang, chữ tràn mép.
In tem ngay lúc nhập hàng
Cách thứ hai tiện hơn cho hàng mới về: in thẳng từ phiếu nhập. Phần mềm lấy danh sách mặt hàng trong phiếu, số lượng tem lấy theo số lượng nhập từng dòng, bạn sửa lại con số nào cần rồi in cả phiếu một lượt. Trên tem chọn hiện hay ẩn từng thứ: mã số dưới vạch, giá bán, đơn vị tính, đơn vị tiền. Muốn in ở tiệm photo thì xuất ra PDF.
Cách này tiết kiệm đúng cái công đau đầu nhất — ngồi đếm xem mã này cần bao nhiêu tem. Nhập hai mươi hộp thì in hai mươi tem.
Ba lỗi làm cả lô tem phải bỏ
- Khổ tem không khớp giấy thật. Máy in tem không tự co giãn. Mẫu nhãn giấy cuộn phổ biến là loại 2 nhãn khổ 30×50mm và loại 3 nhãn khổ 30×150mm — xem mép cuộn giấy trước khi khai.
- Chuẩn mã máy quét không đọc được. Máy quét đời cũ chỉ đọc mã vạch một chiều, không đọc QR. Chọn tem QR thì phải chắc máy ở quầy đọc được.
- Đổi giá nhưng không in lại tem. Tem là ảnh chụp giá tại thời điểm in. Giá trong phần mềm đổi thì tem cũ trên kệ thành sai, khách thấy một đằng máy tính một nẻo.
Chốt lại: tem là khâu rẻ nhất nhưng đi trước tất cả
Kho đếm đúng, báo cáo lãi lỗ đúng, thu ngân bán nhanh — cả ba đều dựa vào một điều kiện: mỗi món hàng có một mã quét được. Dán tem là việc làm một lần cho mỗi đợt nhập, nhưng nó quyết định những việc còn lại có chạy được không.
Màn in tem, in tem theo phiếu nhập và quản lý mã hàng đều nằm trong phần mềm bán lẻ của Ordersys, chung hệ với kho và báo cáo. Cửa hàng muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — nhập vài mã, in một tờ tem rồi cầm máy quét bắn thử là biết ngay có chạy đúng không.
Đọc thêm: Mã vạch cho cửa hàng bán lẻ: tự in hay dùng mã nhà sản xuất? để quyết định mã nào tự đặt, mã nào quét thẳng từ bao bì; và Kiểm kho cửa hàng bán lẻ: 5 bước và vì sao số hay lệch nếu bạn đang chuẩn bị đợt kiểm kho đầu tiên sau khi dán tem.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người
Tổng mua, điểm còn lại, hạng, nhóm khách, công nợ, ngày sinh — những cột có sẵn trong danh sách khách đủ để chia nhóm. Hạng thành viên lo khách quen, voucher lo khách lâu chưa quay lại.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
Tồn sơn gel tiệm nail: màu nào sắp hết, màu nào nằm chết
Khách chỉ vào mẫu màu nâu sữa, thợ lục tủ rồi bảo hết màu đó rồi — trong khi cũng cái tủ ấy có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp. Bài này đi qua cách tách vật tư dùng trong dịch vụ khỏi hàng bán cho khách mang về, khai mỗi màu một mã thay vì một mặt hàng tên "sơn gel", cài định mức tồn kho để lọc ra đúng những màu phải nhập trước mỗi lần đặt hàng, và dùng báo cáo xuất nhập tồn ba tháng để nhận ra nhóm màu đang nằm chết trong tủ. Kèm lý do tiệm nail không nên cố định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng.
Hoa hồng và tip kỹ thuật viên massage: ghi thế nào cho khỏi cãi
Cuối tháng kỹ thuật viên bảo làm bốn khách, sổ quầy ghi ba, và không ai nói dối — tờ giấy nháp lúc giao ca đã đi đâu mất. Tiền của người làm ở quán massage đến từ ba nguồn tách biệt: hoa hồng dịch vụ, tip khách cho và hoa hồng bán thêm; gộp cả ba vào một con số cuối tháng là lúc bắt đầu cãi nhau. Bài này đi qua cách khai danh mục hoa hồng cho từng dịch vụ, gán kỹ thuật viên cấp 1 và cấp 2 ngay trên phiếu, ghi tip gửi qua quầy thành một dòng thay vì để ngoài sổ, và đối chiếu bằng phiếu đóng ca cùng báo cáo hoa hồng theo từng người.
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
