Cách nhận biết ký hiệu hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh ngành công nghệ đang dần chuyển đổi mạnh mẽ, hóa đơn điện tử dần dần đã trở thành một điều kiện không thể thiếu khi kinh doanh. Đặc biệt, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang ngày càng phổ biến, nhất là với các ngành nghề bán lẻ, dịch vụ ăn uống. Việc hiểu rõ và nhận biết chính xác loại hóa đơn này không chỉ giúp người tiêu dùng bảo vệ quyền lợi mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết này Ordersys Software sẽ cung cấp thông tin chi tiết về định nghĩa, lý do cần thiết, cũng như Cách nhận biết ký hiệu hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền chính xác nhất và những lưu ý quan trọng liên quan khác.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo luật của Cục Thuế quy định thì từ sau 01/06/2025 thì Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc phải có và được xuất ra thành công sau mỗi giao dịch, trong mẫu hoá đơn sẽ có hoặc không có mã cơ quan thuế cấp. Nếu có mã cơ quan thuế cấp hoá đơn sẽ chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế để phục vụ mục đích minh bạch trong mua bán.

Cụ thể hơn, theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các đặc điểm sau:

- Kết nối dữ liệu: Máy tính tiền phải đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn đã lập cho cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
- Nhận dạng người bán: Có thể nhận biết được người bán (mã số thuế, tên, địa chỉ).
- Không bắt buộc chữ ký số: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
- Khoản chi được xác định là có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này vẫn được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Đây là giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, minh bạch hóa giao dịch và tạo thuận lợi cho cả người nộp thuế lẫn cơ quan thuế.

Tại sao phải có hoá đơn từ máy tính tiền?

Với việc triển khai hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền sắp tới đây thì sẽ mang lại nhiều ý nghĩa:

Đối với Cơ quan Thuế - Cục Thuế, Nhà Nước:

- Chống thất thu thuế: Quản lý doanh thu thực tế của các hộ kinh doanh, doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ thường xuyên có giao dịch tiền mặt.
- Minh bạch hóa giao dịch: Giảm thiểu tình trạng gian lận hóa đơn, mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
- Hiện đại hóa quản lý: Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn về giao dịch, phục vụ công tác phân tích, thanh tra, kiểm tra.

Đối với Doanh nghiệp, Cửa hàng:

- Chủ động xuất hóa đơn: Có thể xuất hóa đơn 24/7 ngay khi phát sinh giao dịch, kể cả ngoài giờ hành chính, ngày lễ, Tết.
- Giảm bớt chi phí: Việc in ấn tốn giấy, việc bảo lưu giấy tờ và vận chuyển hay tiêu huỷ sẽ làm tốn kha khá của bạn.
- Đơn giản hóa thủ tục: Quy trình xuất hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi.
- Tăng uy tín: Thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong kinh doanh.
- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, tránh rủi ro pháp lý.

Đối với Người tiêu dùng, người mua hàng:

- Bảo vệ quyền lợi: Dễ dàng nhận hóa đơn, tra cứu thông tin, đảm bảo quyền lợi khi mua hàng hóa, dịch vụ.
- Vừa đóng thuế cho nhà nước lại được vui chơi có thưởng khi giữ hoá đơn sau mỗi lần mua hàng, sự kiện do Cục Thuể tổ chức định kỳ nhằm khuyến khích người tiêu dùng mua sắm.

Xem thêm: Phần mềm tính tiền quán ăn nhậu, nhà hàng chuẩn từng đồng

Cách nhận biết ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền ra sao?

Đây là điểm mấu chốt để người tiêu dùng và doanh nghiệp phân biệt được loại hóa đơn này. Theo hướng dẫn tại Công văn số 1575/TCT-DNL ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế và quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có đặc điểm nhận dạng riêng:

Ký hiệu số hoá đơn (Ký tự đầu):

Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng
Số 2: Hóa đơn bán hàng
Số 3: Hóa đơn bán tài sản công, nhà nước
Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng liên quan cục dự trữ quốc gia
Số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác (tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử...)
Số 6: Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử).

Ký hiệu hóa đơn (6 ký tự tiếp theo):

Ký tự chữ đầu tiên (C hoặc K):

C: Ký hiệu chữ ứng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
K: Ký hiệu chữ ứng với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn (ví dụ: 23 là năm 2023, 24 là năm 2024).

Một ký tự tiếp theo (chữ cái viết hoa M): Đây là ký tự đặc trưng để nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. Ký tự chữ bắt buộc phải có đó là chữ "M".

Hai ký tự cuối (chữ cái viết hoa): Do người nộp thuế tự xác định để phân biệt các loại máy tính tiền khác nhau hoặc các chuỗi cửa hàng.

Ví dụ cụ thể:

1C23MAD: Hóa đơn GTGT có mã CQT, lập năm 2023, khởi tạo từ máy tính tiền, ký hiệu do người nộp thuế tự đặt là AD.

2K24MTB: Hóa đơn bán hàng không có mã CQT, lập năm 2024, khởi tạo từ máy tính tiền, ký hiệu do người nộp thuế tự đặt là TB.

Tóm lại, để nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, bạn cần tìm ký tự "M" ở vị trí thứ tư trong chuỗi 6 ký tự của ký hiệu hóa đơn.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thường có mã QR để người mua có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn).

Bạn có biết: Máy POS tính tiền bán hàng cầm tay loại nào tốt nhất? 5+ mẫu nên thử 2025 này

Doanh nghiệp, Cửa hàng không dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sao không?

Cục Thuế đã quyết định khởi đầu trong năm nay là bắt buộc phải có hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền với loạt cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp trong các lĩnh vực nhất định như bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí... và sau này sẽ tiến hành triển khai đồng loạt sau.

Nếu thuộc đối tượng bắt buộc mà không triển khai hoặc không sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp/cửa hàng có thể đối mặt với các rủi ro và chế tài sau:

Xử phạt vi phạm hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn không đúng quy định có thể bị phạt tiền. Mức phạt tùy vào từng trường hợp mà có thể dao động từ 2 - 10 triệu.

Ấn định thuế: Cơ quan thuế có quyền ấn định số thuế phải nộp nếu không cung cấp đủ căn cứ xác định doanh thu.

Rủi ro thanh tra, kiểm tra thuế: Việc không tuân thủ sẽ dễ bị đưa vào diện rủi ro cao và bị thanh tra, kiểm tra.

Mất uy tín với khách hàng: Khách hàng ngày càng có ý thức về việc lấy hóa đơn để bảo vệ quyền lợi và tham gia chương trình hóa đơn may mắn. Việc không xuất hóa đơn theo yêu cầu có thể làm giảm niềm tin của khách hàng.

Ảnh hưởng đến việc kê khai chi phí của đối tác: Nếu hóa đơn không hợp lệ, đối tác mua hàng/dịch vụ có thể không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý thuế và hiện đại hóa giao dịch thương mại. Việc nắm rõ cách nhận biết ký hiệu hóa đơn này (...M..) và các quy định liên quan không chỉ giúp người tiêu dùng an tâm hơn khi mua sắm mà còn giúp các doanh nghiệp, cửa hàng tuân thủ đúng pháp luật, tối ưu hóa hoạt động và xây dựng uy tín trên thị trường. Do đó, các bên liên quan cần chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng quy định để đảm bảo lợi ích cho chính mình và đóng góp vào sự minh bạch của nền kinh tế.

Nếu bạn là doanh nghiệp, cửa hàng chưa biết gì và chưa có phần mềm hay máy pos để khởi tạo hoá đơn điện tử thì có thể liên hệ Ordersys để được tư vấn và hỗ trợ. Ordersys tự tin là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực này đã cung cấp cho hàng nghìn cửa hàng, doanh nghiệp các loại phần mềm POS tính tiền tích hợp xuất hoá đơn điện tử. Với đội ngũ kỹ thuật và nhân viên chăm sóc nhiệt tình sẽ hỗ trợ bạn lắp đặt ngay để tranh bị rủi ro pháp lý và bị phạt khi sắp tới đây có đợt thanh tra lớn các cửa hàng, doanh nghiệp.

Hotline: 0907 501 000