Quán có mười bàn: bốn bàn lỗ, bốn bàn băng, hai bàn carom cho mấy cơ thủ quen. Bàn carom nhập đắt hơn gấp mấy lần, mặt bàn phải bảo dưỡng kỹ hơn, nhưng cuối ngày tiền giờ vẫn tính chung một mức vì "để một giá cho đỡ nhầm". Khách biết thừa chỗ nào lợi hơn, nên bàn carom lúc nào cũng kín còn bàn lỗ thì trống. Bài này nói cách khai nhiều loại bàn với đơn giá khác nhau mà nhân viên vẫn không phải nhớ gì.
Loại bàn là một lớp riêng, không phải ghi chú trong tên bàn
Nhiều quán đặt tên bàn thành "Bàn 5 carom" rồi tự nhớ giá — cách này sai ngay từ đầu vì phần mềm không đọc được chữ trong tên. Trong Ordersys, loại bàn là một danh mục riêng: quán tự khai bao nhiêu loại cũng được, mỗi loại tự đặt tên theo cách gọi ở quán mình (lỗ, băng, carom, bàn VIP, bàn chờ). Mỗi loại bàn có đơn giá riêng, màu riêng để nhìn sơ đồ là biết ngay khu nào đang chạy, thứ tự hiển thị do quán sắp, và khai được cả thuế suất phục vụ lúc xuất hoá đơn.
Dưới loại bàn là từng bàn cụ thể. Mỗi bàn vẫn có đơn giá riêng của nó, nên hai bàn cùng loại carom nhưng một bàn mới một bàn cũ thì để hai giá khác nhau cũng được. Mỗi bàn còn gắn khu vực (tầng trệt, lầu 1, phòng lạnh), gắn đèn bàn và gắn camera của chính bàn đó — khai đúng một lần, về sau mở bàn là đèn và camera đi theo.
Thêm một lớp nữa: khung giờ và thứ trong tuần
Giá bàn ở trên là giá nền. Trên đó quán cài thêm bảng cộng thêm theo giờ và theo thứ, gắn vào từng loại bàn chứ không áp chung cả quán. Nhờ vậy làm được chuyện hay cần: bàn carom tối thứ sáu, thứ bảy cộng thêm, còn bàn lỗ giữ nguyên giá để kéo khách sinh viên buổi chiều.
Lúc mở bàn, nhân viên chọn một trong ba mức giá phần mềm đưa ra: giá nền của bàn và hai mức có cộng thêm khung giờ. Quán đặt sẵn mức mặc định nên nhân viên chỉ bấm mở bàn; mức khác dành cho khách quen hay nhóm thuê cả buổi.
| Khai ở đâu | Quyết định cái gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| Loại bàn | Đơn giá nền, màu trên sơ đồ, thuế suất | Carom 90.000/h, lỗ 60.000/h |
| Từng bàn | Giá riêng của bàn, khu vực, đèn, camera | Bàn 2 carom mới: 100.000/h |
| Bảng giờ theo loại bàn | Cộng thêm theo giờ trong ngày và thứ trong tuần | Carom 19h–23h T6, T7: +20.000 |
| Cài đặt chung | Block phút, bội số làm tròn tiền giờ | Block 15 phút, làm tròn 500 đồng |
Khách chơi vắt qua giờ đổi giá thì tính sao
Đây là chỗ sổ tay tính sai nhiều nhất. Khách vào 18h40, ra 20h15, mà 19h bắt đầu cộng giờ cao điểm. Phần mềm cắt phiên chơi theo từng giờ, mỗi đoạn áp đúng đơn giá của giờ đó, rồi gộp các đoạn liền nhau cùng giá cho gọn. Hoá đơn in ra từng dòng giờ ghi rõ từ mấy giờ đến mấy giờ, đơn giá bao nhiêu — khách tự đối chiếu được.
- Block phút. Bật thì tiền tính theo block (thường 15 phút); chơi 1 giờ 2 phút tính thành 1 giờ 15. Không bật thì tính tròn theo phút chơi.
- Làm tròn tiền giờ. Số tiền cuối cùng của dòng giờ được làm tròn theo bội số quán đặt, mặc định 500 đồng, để không ra số lẻ khó thu.
- Tiền tối thiểu một lượt mở bàn. Khai được mức sàn cho bàn: khách vào ngồi mấy phút rồi đi vẫn tính đủ mức này, trừ khi phiên đó dùng combo giờ chơi.
- Combo giờ chơi. Bán gói giờ thì số giờ trong gói trừ thẳng vào phút chơi của phiên, phần vượt mới tính theo đơn giá bàn.
- Bàn chờ, bàn ăn. Loại bàn đánh dấu là bàn ăn chỉ có một giá cố định, không cộng khung giờ — dùng cho khu khách ngồi đợi bàn.
Ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai
Một là đừng để hai loại bàn tên gần giống nhau ("băng" và "bàn băng"), nhân viên mở bàn sẽ chọn lẫn. Hai là sau khi cài bảng giờ, mở thử một bàn lúc cao điểm xem đơn giá hiện lên có đúng — cài sai thứ trong tuần là lỗi phổ biến nhất, nhất là chủ nhật. Ba là bảng giá dán ở quán phải khớp các mức đã khai; chênh một dòng là tối cuối tuần có người tranh luận ở quầy.
Tính giờ theo loại bàn nằm trong phần mềm quản lý bida của Ordersys, chung hệ với đèn bàn, camera bàn và báo cáo doanh thu, nên khai một lần là dùng cho cả tính tiền và báo cáo. Muốn thử trước khi đổi bảng giá thật thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày: khai hai ba loại bàn rồi chạy một buổi tối xem hoá đơn ra đúng ý chưa.
Đọc thêm: Cách tính tiền giờ chơi bida — công thức và 4 chỗ hay tính sai để nắm phần số học trước khi cài; và Phần mềm quản lý bida gồm những gì? nếu quán đang xem tổng thể các phần còn lại.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Chuyển địa điểm quán: dữ liệu, thiết bị và khách cần xử lý thế nào
Chuyển mặt bằng, phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ; phần hay bị bỏ quên là dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối và những khách quen vẫn tới địa chỉ cũ. Bài này tách việc thành ba nhóm làm ở ba thời điểm khác nhau, giải thích vì sao menu - khách - điểm tích luỹ không phải làm lại, lịch bốn mốc từ hai tuần trước ngày dọn tới ca đầu ở chỗ mới, và những thứ bắt buộc dựng lại: sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn.
Quản lý tạm ứng và phụ cấp nhân viên quán ăn, cafe
Giữa tháng nhân viên xin ứng một triệu, chủ mở két đưa rồi ghi vội sau tờ hoá đơn — cuối tháng tờ giấy mất, bảng lương bắt đầu cãi nhau. Bài này chỉ ba chỗ khoản tạm ứng hay mất dấu, cách ghi ngay lúc đưa tiền để kỳ lương tự trừ thành một dòng riêng, vì sao phụ cấp phải khai một lần thay vì nhập tay mỗi tháng, khi nào nên khoá bảng lương, và ba quy tắc tạm ứng nên viết ra trước (trần ứng, ai được duyệt, trừ mấy kỳ).
Quét mã QR gọi nước tại bàn bida: khách tự order, nhân viên chỉ bưng
Tối cuối tuần kín bàn, khách giơ tay gọi nước ba lần không ai thấy — nước bán được ít hơn khả năng thật của quán. Bài này mô tả đúng cách chạy của mã QR gọi món dán tại từng bàn bida: khách quét không cần tải app, thực đơn hiện theo khu vực, đơn nằm chờ nhân viên xác nhận rồi mới cộng vào hóa đơn bàn cùng tiền giờ, kèm những chỗ đã chặn sẵn (gọi sang bàn khác, gửi trùng, gọi liên tục) và ba việc quán phải chuẩn bị trước khi dán mã.
Hàng khuyến mãi và hàng tặng kèm: ghi nhận sao cho khỏi lệch kho
Chạy đợt mua hai tặng một, bán hết veo, cuối tháng kiểm kho hụt cả trăm món mà báo cáo vẫn thấy lãi — vì hàng tặng rời kệ nhưng chưa bao giờ được ghi lại. Bài này tách bốn kiểu hàng ra khỏi kệ mà không thu tiền (tặng kèm theo đơn, quà không bán, hàng mẫu, hàng hỏng) và cách ghi riêng cho từng kiểu, vì sao phải ghi thành dòng đơn giá 0 có lý do thay vì xoá dòng, cách không để tiền quà tặng chui vào giá vốn, và ba việc làm trước đợt tặng kế tiếp.
Tùy chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa không nhầm đơn
Một ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định của khách, nên quán trà sữa nhầm đơn nhiều hơn quán cơm dù bán ít món hơn. Bài này nói cách dựng sẵn bốn nhóm tùy chọn trên phần mềm: size dựng thành cỡ có giá riêng chứ không phải topping, mức đường và mức đá chọn một và có mặc định, topping gom thành nhóm cho chọn nhiều và trừ kho. Kèm ba quy tắc giữ cho quầy bấm nhanh và ba chỗ tùy chọn chạy tiếp tới sau khi bấm.
