Giờ cao điểm sáng, khách đứng xếp hàng đọc một hơi: "Cho hai bạc xỉu size lớn ít đường, một trà đào ít đá". Nhân viên bấm máy, quay ra nói tổng tiền. Khách ngớ ra vì nhớ mình gọi ba ly chứ không phải bốn, rồi cả hàng phải đứng chờ hai bên dò lại. Màn hình phụ quay về phía khách chính là cách bỏ hẳn đoạn dò lại đó: khách nhìn thấy đơn hiện ra ngay trong lúc nhân viên bấm, sai thì nói luôn.
Màn hình phụ là cái gì, có phải mua thêm phần mềm không
Không. Đây là một màn hình thứ hai cắm vào chính máy tính tiền — trong phần mềm gọi là màn hình Pos-2 — quay mặt về phía khách. Quán bật tính năng này trong cài đặt rồi bấm "Mở màn hình phụ", phần mềm đẩy nội dung sang màn thứ hai. Màn chính nhân viên vẫn bấm bình thường, khách không nhìn thấy phần thao tác, giá vốn hay nút huỷ món.
Phần cứng thì tuỳ quán: một màn LCD cũ 19 inch kê trên quầy là đủ, quán nào quầy hẹp thì dùng màn nhỏ 10–15 inch gắn chân xoay. Điểm cần chú ý là đặt màn ở tầm mắt người đứng, hơi nghiêng lên; để nằm phẳng trên mặt quầy thì khách phải cúi xuống nhìn, rốt cuộc không ai nhìn.
Khách nhìn thấy gì trong lúc nhân viên bấm
Từng món hiện lên theo đúng thứ tự nhân viên bấm, kèm đầy đủ tuỳ chọn: size lớn hay nhỏ, mức đường, mức đá, topping thêm. Đây là chỗ quan trọng với quán cà phê và trà sữa, vì phần lớn tranh cãi ở quầy không phải về món mà về tuỳ chọn — khách dặn ít đường, phiếu lại ghi bình thường. Số lượng và tổng tiền cập nhật theo từng lần bấm, bỏ món ra thì màn khách cũng bỏ theo ngay.
Tới bước thanh toán, quán đẩy mã QR chuyển khoản sang màn hình phụ để khách tự quét, không phải chìa điện thoại nhân viên hay đọc số tài khoản. Khách trả tiền mặt thì vẫn thấy tổng tiền cỡ lớn, đỡ cảnh hỏi lại "bao nhiêu em ơi" giữa tiếng máy xay.
| Tình huống ở quầy | Không có màn phụ | Có màn phụ |
|---|---|---|
| Khách gọi nhiều ly, nhiều tuỳ chọn | Đọc lại cho khách nghe, dễ sót | Khách tự đọc trên màn, sai thì sửa ngay |
| Bấm nhầm món hoặc nhầm size | Phát hiện lúc pha xong | Phát hiện ngay lúc bấm |
| Chuyển khoản | Đưa điện thoại hoặc đọc số tài khoản | Quét mã QR hiện trên màn |
| Lúc vắng khách | Màn hình tối | Chạy ảnh khuyến mãi, món mới |
Lúc không có đơn thì màn chạy gì
Đây là phần nhiều quán quên khai, trong khi nó đáng tiền nhất. Khi quầy không có đơn nào, màn hình phụ chuyển sang màn hình chờ chạy ảnh của quán — món mới, combo buổi chiều, chương trình tích điểm. Quán tải tối đa 5 hình, ảnh để tỉ lệ 16:9 cho khỏi méo, và tự đặt bao lâu thì nhảy sang hình kế.
- Bật tính năng màn hình phụ trong cài đặt của phần mềm, sau đó mới mở được màn thứ hai.
- Ảnh màn hình chờ: tối đa 5 hình, tỉ lệ 16:9, định dạng jpg, png hoặc gif.
- Thời gian nhảy hình do quán đặt — quán đông nên để nhanh, quán khách ngồi lâu thì để chậm.
- Không đính kèm ảnh thì màn vẫn chạy thông tin mặc định, không bị trống trơn.
- Màn hình chính cũng có màn hình chờ riêng và khoá màn sau số phút nhân viên ngưng thao tác — chống người lạ nghịch máy lúc nhân viên quay vào trong.
Quán nào nên gắn trước
Quán bán mang đi, khách đứng ngay quầy gọi — cà phê, trà sữa, bánh mì, nước ép — được lợi rõ nhất vì toàn bộ việc xác nhận đơn diễn ra tại quầy. Quán phục vụ tại bàn thì lợi ích ít hơn ở khâu gọi món, nhưng vẫn dùng tốt ở khâu thanh toán và chạy khuyến mãi lúc vắng.
Một lưu ý thật lòng: màn hình phụ chỉ phát huy khi menu trong máy khai đúng tuỳ chọn. Nếu size và mức đường vẫn ghi tay vào ô ghi chú thì khách nhìn màn cũng không thấy gì để kiểm. Khai tuỳ chọn thành nút bấm trước, gắn màn sau.
Màn hình phụ nằm sẵn trong phần mềm quản lý quán cafe của Ordersys, chung hệ với in tem ly và báo cáo cuối ngày, nên quán đang dùng chỉ cần cắm thêm màn và bật lên. Chưa dùng thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày, thử ngay buổi sáng đông khách là thấy khác biệt rõ nhất.
Đọc thêm: Tuỳ chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa — phần phải khai xong trước khi gắn màn; và In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi nếu quán muốn khép kín từ lúc khách gọi tới lúc giao ly.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Chuyển địa điểm quán: dữ liệu, thiết bị và khách cần xử lý thế nào
Chuyển mặt bằng, phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ; phần hay bị bỏ quên là dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối và những khách quen vẫn tới địa chỉ cũ. Bài này tách việc thành ba nhóm làm ở ba thời điểm khác nhau, giải thích vì sao menu - khách - điểm tích luỹ không phải làm lại, lịch bốn mốc từ hai tuần trước ngày dọn tới ca đầu ở chỗ mới, và những thứ bắt buộc dựng lại: sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn.
Quản lý tạm ứng và phụ cấp nhân viên quán ăn, cafe
Giữa tháng nhân viên xin ứng một triệu, chủ mở két đưa rồi ghi vội sau tờ hoá đơn — cuối tháng tờ giấy mất, bảng lương bắt đầu cãi nhau. Bài này chỉ ba chỗ khoản tạm ứng hay mất dấu, cách ghi ngay lúc đưa tiền để kỳ lương tự trừ thành một dòng riêng, vì sao phụ cấp phải khai một lần thay vì nhập tay mỗi tháng, khi nào nên khoá bảng lương, và ba quy tắc tạm ứng nên viết ra trước (trần ứng, ai được duyệt, trừ mấy kỳ).
Quét mã QR gọi nước tại bàn bida: khách tự order, nhân viên chỉ bưng
Tối cuối tuần kín bàn, khách giơ tay gọi nước ba lần không ai thấy — nước bán được ít hơn khả năng thật của quán. Bài này mô tả đúng cách chạy của mã QR gọi món dán tại từng bàn bida: khách quét không cần tải app, thực đơn hiện theo khu vực, đơn nằm chờ nhân viên xác nhận rồi mới cộng vào hóa đơn bàn cùng tiền giờ, kèm những chỗ đã chặn sẵn (gọi sang bàn khác, gửi trùng, gọi liên tục) và ba việc quán phải chuẩn bị trước khi dán mã.
Hàng khuyến mãi và hàng tặng kèm: ghi nhận sao cho khỏi lệch kho
Chạy đợt mua hai tặng một, bán hết veo, cuối tháng kiểm kho hụt cả trăm món mà báo cáo vẫn thấy lãi — vì hàng tặng rời kệ nhưng chưa bao giờ được ghi lại. Bài này tách bốn kiểu hàng ra khỏi kệ mà không thu tiền (tặng kèm theo đơn, quà không bán, hàng mẫu, hàng hỏng) và cách ghi riêng cho từng kiểu, vì sao phải ghi thành dòng đơn giá 0 có lý do thay vì xoá dòng, cách không để tiền quà tặng chui vào giá vốn, và ba việc làm trước đợt tặng kế tiếp.
Tùy chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa không nhầm đơn
Một ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định của khách, nên quán trà sữa nhầm đơn nhiều hơn quán cơm dù bán ít món hơn. Bài này nói cách dựng sẵn bốn nhóm tùy chọn trên phần mềm: size dựng thành cỡ có giá riêng chứ không phải topping, mức đường và mức đá chọn một và có mặc định, topping gom thành nhóm cho chọn nhiều và trừ kho. Kèm ba quy tắc giữ cho quầy bấm nhanh và ba chỗ tùy chọn chạy tiếp tới sau khi bấm.
