Hai giờ sáng, ca đêm giao lại cho chủ quán: ngăn kéo một nắm tiền mặt, mấy tờ giấy ghi phòng nào gọi thêm thùng bia, phòng 5 thì vẫn còn hát. Người giao ca đếm tiền, nói "em thấy đủ", hôm sau chủ quán cộng lại thấy thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ nổi vì sao. Chốt ca đêm không phải là đếm tiền cho nhanh, mà là làm sao tới hôm sau vẫn chỉ được đúng chỗ lệch.
Mở ca trước khi bán: khai tiền tạm ứng đầu ca
Ca bắt đầu bằng việc mở ca trên phần mềm: chọn nhân viên trực ca, nhập tiền tạm ứng đầu ca (tiền lẻ để thối) và ghi chú nếu có. Từ lúc đó mọi hoá đơn phòng, mọi phiếu thu chi phát sinh đều được gắn vào ca này — không phải nhớ, không phải ghi tay.
Có hai rào chắn đáng giá ở đây. Một là không mở được ca mới nếu ca trước chưa đóng, nên không có chuyện hai ca chồng lên nhau rồi tiền của ai lẫn vào ca người đó. Hai là quán nào không muốn dùng ca thì tắt hẳn chức năng mở/đóng ca trong cấu hình — nhưng với quán karaoke chạy tới sáng, giữ ca lại gần như luôn đáng.
Đóng ca: phần mềm cộng hộ, người giao ca vẫn phải đếm tay
Lúc đóng ca, màn hình hỏi hai con số khác nhau và đừng gộp chúng làm một: tổng tiền mặt cuối ca theo sổ sách của phần mềm, và tổng tiền mặt giao thực tế do nhân viên đếm trong ngăn kéo. Nếu hai số không bằng nhau, phần mềm báo ngay "số tiền mặt giao thực tế không bằng số tiền trong kết" và phần chênh lệch được ghi lại kèm ghi chú cuối ca.
Chỗ này mới là giá trị thật của việc chốt ca. Lệch thì vẫn có thể lệch, nhưng nó được ghi vào đúng ca, đúng người đóng ca, đúng giờ — thay vì tan ra trong doanh thu cả ngày. Cuối tuần ngồi xem lại, lệch lặp đi lặp lại ở một ca là có chuyện cần hỏi; lệch vài nghìn do tiền thối thì bỏ qua.
| Con số | Lấy từ đâu | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Tiền tạm ứng đầu ca | Người mở ca nhập | Gốc để tính tiền mặt cuối ca |
| Tổng tiền mặt trong ca | Phần mềm cộng từ hoá đơn và thu chi | Số phải có trong ngăn kéo |
| Tiền mặt giao thực tế | Nhân viên đếm tay | Số thực sự giao lại |
| Chênh lệch tiền mặt | Phần mềm so hai số trên | Chỗ cần giải thích ngay trong đêm |
| Phiếu kết ca | In ra khi đóng ca | Bằng chứng giao nhận giữa hai ca |
Phiếu kết ca in ra ở máy in bill, quán tự chọn hiện gì trên đó: giờ đóng ca, tên nhân viên đóng ca, ca làm việc, ghi chú cuối ca, số lượng hàng đã bán trong ca. In mất rồi thì in lại được, không phải mở ca ra sửa.
Phòng còn hát lúc giao ca thì tiền thuộc ca nào
Câu hỏi này đêm nào cũng gặp. Nguyên tắc của phần mềm rất gọn: hoá đơn tính cho ca nào thu tiền phòng đó. Phòng 5 mở từ ca tối nhưng tới 3 giờ sáng ca đêm mới thanh toán thì doanh thu nằm ở ca đêm, cùng với tiền bia nước gọi thêm. Nhờ vậy ngăn kéo và phiếu kết ca luôn khớp nhau, vì cả hai cùng nói về số tiền thực sự thu trong ca.
Thêm một rào chắn nữa: phiếu thu chi thuộc ca đã đóng thì không sửa, không xoá được. Muốn chỉnh phải lập phiếu mới ở ca hiện tại, và việc đó để lại dấu. Đây chính là chỗ các quán ghi sổ tay hay mất tiền — sổ thì ai cũng tẩy xoá được.
Cuối tuần xem lại bằng báo cáo kết ca
Báo cáo kết ca liệt kê từng ca đã đóng: mã ca, giờ mở và giờ đóng, người mở, người đóng, số đơn, tổng tiền thu, tách riêng tiền mặt, chuyển khoản và các ví thanh toán. Lọc được theo chi nhánh, theo nhân viên và theo phương thức thanh toán, nên câu hỏi "ca của ai hay lệch" hoặc "đêm thứ bảy thu bao nhiêu bằng chuyển khoản" trả lời trong một phút.
Chức năng ca làm việc nằm sẵn trong phần mềm quản lý karaoke của Ordersys, chung hệ với tính giờ phòng và gọi đồ vào phòng, nên không phải cài thêm gì. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày: chạy đúng một đêm có mở ca và đóng ca là thấy ngay phiếu kết ca ra những gì.
Đọc thêm: Chống thất thoát bia nước quán karaoke ca đêm bằng phần mềm cho phần hàng hoá đi kèm; và Chốt ca không khớp tiền — dò nguyên nhân ở đâu? nếu quán đang có ca lệch mà chưa tìm ra chỗ.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Chuyển địa điểm quán: dữ liệu, thiết bị và khách cần xử lý thế nào
Chuyển mặt bằng, phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ; phần hay bị bỏ quên là dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối và những khách quen vẫn tới địa chỉ cũ. Bài này tách việc thành ba nhóm làm ở ba thời điểm khác nhau, giải thích vì sao menu - khách - điểm tích luỹ không phải làm lại, lịch bốn mốc từ hai tuần trước ngày dọn tới ca đầu ở chỗ mới, và những thứ bắt buộc dựng lại: sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn.
