Chủ quán mở được CLB thứ hai là chuyện vui, nhưng niềm vui kéo theo một việc lặt nhặt mỗi tối: gọi điện cho từng quán hỏi hôm nay thu bao nhiêu, bàn nào trống, nhân viên nào nghỉ. Khách quen cầm thẻ hội viên của quán cũ sang quán mới thì nhân viên lắc đầu "thẻ bên kia em không tra được". Bài này nói thẳng phần nào dùng chung được, phần nào buộc phải riêng.
Mỗi chi nhánh là một quán riêng, số liệu bán hàng không trộn vào nhau
Trong Ordersys, các CLB cùng một chuỗi được gom vào một nhóm. Chủ quán được cấp một tài khoản chuỗi: đăng nhập một lần là thấy danh sách toàn bộ chi nhánh trong nhóm, bấm chọn chi nhánh nào thì toàn bộ màn hình đổi theo chi nhánh đó — sơ đồ bàn, hoá đơn, báo cáo, nhân viên. Không phải nhớ ba mật khẩu, không phải đăng xuất rồi đăng nhập lại.
Nhưng phải nói rõ chỗ này để tránh hiểu nhầm: không có màn hình nào gộp doanh thu ba quán thành một dòng. Dữ liệu bán hàng của mỗi chi nhánh nằm riêng, nên mỗi lần xem là xem của chi nhánh đang chọn. Muốn so sánh thì mở báo cáo theo ngày làm việc hoặc theo tháng của từng chi nhánh rồi đặt cạnh nhau. Thủ công một chút, nhưng bù lại số của từng quán luôn sạch — không có cảnh một chi nhánh nhập sai làm lệch báo cáo cả chuỗi.
Thẻ hội viên và điểm: bật dùng chung thì khách tiêu ở quán nào cũng được
Đây là phần duy nhất dùng chung thật, và cũng là phần khách quan tâm nhất. Khi quán thuộc một nhóm chuỗi và chủ quán bật cấu hình dùng chung thành viên, danh sách hội viên cùng toàn bộ lịch sử điểm được chuyển lên dữ liệu trung tâm của chuỗi. Hệ quả rất cụ thể:
- Một hồ sơ, một số dư. Cơ thủ đăng ký ở chi nhánh A, sang chi nhánh B nhân viên tra số điện thoại là ra ngay, không phải tạo hồ sơ mới.
- Nạp thẻ ở đâu cũng được, tiêu ở đâu cũng được. Tiền nạp vào ví và điểm tích luỹ ghi lên dữ liệu trung tâm, nên trừ ở chi nhánh nào cũng đúng số.
- Cảnh báo sắp hết điểm. Phiếu đang mở có gắn hội viên, phần mềm so số dư với tiền tạm tính của phiếu; sắp không đủ thì thẻ bàn trong app nhân viên nháy đỏ và khách nhận được thông báo để nạp thêm — lấy đúng số dư chung của chuỗi.
Phần còn lại vẫn thuộc từng chi nhánh, kể cả khi đã bật dùng chung thành viên: hạng thẻ, quà tặng và voucher, phiếu thu chi, yêu cầu nạp thẻ của khách. Nghĩa là quán A phát voucher thì khách dùng ở quán A; muốn chương trình giống nhau toàn chuỗi thì phải khai ở từng chi nhánh.
| Hạng mục | Chung cả chuỗi? | Lưu ý khi mở chi nhánh mới |
|---|---|---|
| Hội viên, số dư điểm, ví nạp thẻ | Có, khi bật dùng chung thành viên | Bật TRƯỚC khi phát thẻ ở quán mới |
| Hạng thẻ, quà, voucher | Không | Khai lại cho giống chương trình quán cũ |
| Loại bàn, bảng giá, đèn bàn, camera | Không | Khai theo đúng thực tế quán mới |
| Nhân viên, ca làm, phân quyền | Không | Chỉ tài khoản chuỗi thấy mọi chi nhánh |
| Hoá đơn, thu chi, báo cáo | Không | Xem và xuất theo từng chi nhánh |
Thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai
Việc dễ sai nhất là làm ngược: khai xong khách và phát thẻ ở quán mới rồi mới nghĩ đến chuyện dùng chung. Lúc đó quán đã có hai danh sách hội viên tách rời. Thứ tự đỡ phải làm lại là: xin gom chi nhánh mới vào đúng nhóm chuỗi, bật dùng chung thành viên, rồi mới khai bàn, bảng giá và bắt đầu phát thẻ.
Hai việc nữa nên ghi ra giấy. Thứ nhất, mỗi chi nhánh có hạn sử dụng riêng — gia hạn quán cũ không tự gia hạn quán mới, hết hạn là tài khoản chi nhánh đó không vào được dù tài khoản chuỗi vẫn bình thường. Thứ hai, bảng giá và danh mục của chi nhánh mới phải khai từ đầu — cũng là dịp sửa những mức giá ở quán cũ còn để tạm.
Phần chi nhánh và dùng chung thành viên nằm trong phần mềm quản lý bida của Ordersys, chung hệ với tính giờ bàn, đèn bàn và camera, nên chi nhánh mới chỉ việc khai dữ liệu rồi chạy. Chủ quán đang tính mở quán thứ hai có thể lấy bản dùng thử miễn phí 7 ngày để khai thử một chi nhánh trống, xem đường đi của thẻ hội viên trước khi quyết.
Đọc thêm: Thẻ hội viên cơ thủ: cách làm cho khách quay lại quán bida để thiết kế chương trình thẻ trước khi bật dùng chung; và Mở chi nhánh thứ hai cần thay đổi gì? cho phần vận hành ngoài phần mềm.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Chuyển địa điểm quán: dữ liệu, thiết bị và khách cần xử lý thế nào
Chuyển mặt bằng, phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ; phần hay bị bỏ quên là dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối và những khách quen vẫn tới địa chỉ cũ. Bài này tách việc thành ba nhóm làm ở ba thời điểm khác nhau, giải thích vì sao menu - khách - điểm tích luỹ không phải làm lại, lịch bốn mốc từ hai tuần trước ngày dọn tới ca đầu ở chỗ mới, và những thứ bắt buộc dựng lại: sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn.
