Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và yêu cầu tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xuất hóa đơn khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền POS đã trở thành một nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bán hàng Ordersys POS cung cấp giải pháp toàn diện, giúp bạn dễ dàng thực hiện nghiệp vụ này. Bài viết này Ordersys sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS qua phần mềm Ordersys.

Bạn chưa biết Giá trọn bộ máy tính tiền in bill hóa đơn bao nhiêu? gồm những gì?

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này áp dụng cho các hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Lợi ích khi xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS với phần mềm Ordersys

Việc sử dụng phần mềm POS tích hợp xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định liên quan của Cơ quan Thuế.

Nhanh chóng và tiện lợi: Quy trình xuất hóa đơn được tự động hóa, giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian cho nhân viên bán hàng và khách hàng.

Chính xác tuyệt đối: Dữ liệu bán hàng được đồng bộ trực tiếp từ giao dịch trên máy POS, hạn chế sai sót so với việc nhập liệu thủ công.

Minh bạch và dễ quản lý: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, đối soát và báo cáo khi cần.

Tiết kiệm giảm bớt chi phí: Giảm chi phí in ấn, giấy in, lưu trữ hay tiêu huỷ hóa đơn giấy.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng, có thể là bản in hoặc bản điện tử qua email, Zalo...

Điều kiện để xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS

Để có thể xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền POS thông qua phần mềm, doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần đảm bảo:

- Có mã đăng ký do cơ quan thuế cấp về việc sử dụng hoá đơn điện tử.
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS có tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử từ máy POS.
- Máy tính tiền POS có khả năng kết nối internet để truyền dữ liệu lên hệ thống và Cơ quan Thuế.
- Đã thực hiện các thiết lập cần thiết trên phần mềm theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Xem thêm: Máy POS tính tiền cầm tay giá rẻ là bao nhiêu? có nên mua hàng thanh lý cũ?

Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS Ordersys

Sau đây là hướng dẫn cách xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS của Ordersys, nếu bạn đang sử dụng Ordersys thì có thể thao tác ngay hay phần mềm quản lý bán hàng khác thì cần xác nhận và nâng cấp tính năng này để có thể thực hiện:

Quy trình xuất hóa đơn trên phần mềm Ordersys POS thường diễn ra rất đơn giản và trực quan. Dưới đây là các bước thực hiện cơ bản (giao diện và tên gọi cụ thể có thể thay đổi tùy phiên bản Ordersys bạn đang sử dụng):

Bước 1: Thực hiện giao dịch bán hàng trên máy Ordersys POS

- Nhân viên bán hàng tiến hành quét mã vạch sản phẩm hoặc chọn sản phẩm trên màn hình cảm ứng của máy Ordersys POS.
- Nhập số lượng, kiểm tra đơn giá, thành tiền.
- Hoàn tất các mặt hàng khách mua.

Bước 2: Chọn hình thức thanh toán và yêu cầu xuất hóa đơn

- Sau khi khách hàng xác nhận đơn hàng, nhân viên chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản...).
- Tại giao diện thanh toán của Ordersys POS, sẽ có tùy chọn/nút bấm "Xuất hóa đơn điện tử" hoặc tương tự.
- Nếu khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn, hệ thống vẫn có thể tự động ghi nhận và gửi dữ liệu tổng hợp cuối ngày.
- Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn (cung cấp thông tin như MST, tên công ty, địa chỉ), nhân viên cần nhập các thông tin này vào các trường tương ứng trên phần mềm Ordersys (đã có sẵn). Một số hệ thống cho phép bỏ qua bước này và hóa đơn được xuất dưới dạng "Khách lẻ không lấy hóa đơn".

Bước 3: Kiểm tra lại, Xác nhận và xuất hóa đơn

Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên nhấn nút "Xác nhận" hoặc "Hoàn tất & Xuất hóa đơn" trên phần mềm Ordersys POS.

Phần mềm Ordersys sẽ tự động:

- Lập hóa đơn điện tử dựa trên thông tin giao dịch.
- Ký số (nếu được cấu hình).
- Gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của Cơ quan Thuế để cấp mã.
- Nhận mã hóa đơn từ Cơ quan Thuế và cập nhật vào hóa đơn.

Bước 4: In hóa đơn và gửi cho khách hàng

Sau khi Cơ quan Thuế cấp mã thành công, máy POS Ordersys sẽ:

- In ra một bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Trên đó thường có mã QR để khách hàng có thể tra cứu hóa đơn gốc.
- Hiển thị thông báo thành công: Kèm theo tùy chọn gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS, Zalo cho khách hàng (nếu khách hàng cung cấp thông tin liên hệ).

Lưu ý quan trọng

- Trong trường hợp hệ thống của Cơ quan Thuế gặp sự cố hoặc mất kết nối internet, phần mềm Ordersys POS có thể có cơ chế lưu tạm và gửi lại dữ liệu sau khi kết nối được khôi phục.
- Cần đảm bảo máy POS luôn có kết nối internet ổn định.

Xem ngay Mẹo kinh nghiệm lưu ý khi lựa chọn máy pos cầm tay phù hợp để kinh doanh

Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS Ordersys

Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên bán hàng được đào tạo kỹ lưỡng về quy trình xuất hóa đơn trên phần mềm Ordersys POS.

Cập nhật phần mềm: Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm Ordersys để đảm bảo tính năng hoạt động ổn định và tuân thủ các quy định mới nhất.

Kiểm tra thông tin: Trước khi xuất hóa đơn, cần kiểm tra kỹ thông tin khách hàng (nếu có) và thông tin đơn hàng để tránh sai sót.

Xử lý sai sót: Nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn sai sót (hủy, điều chỉnh, thay thế) theo hướng dẫn của Ordersys và quy định của Cơ quan Thuế.

Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu bán hàng và hóa đơn định kỳ để đảm bảo an toàn.

Hỗ trợ từ Ordersys: Khi gặp vấn đề, liên hệ ngay bộ phận hỗ trợ của Ordersys để được trợ giúp kịp thời.

Việc xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS bằng phần mềm Ordersys là một giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình bán hàng, tuân thủ pháp luật và nâng cao chất lượng dịch vụ. Với giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ, Ordersys POS chắc chắn sẽ là trợ thủ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Nhanh tay đăng ký ngay gói phần mềm Ordersys POS có hỗ trợ hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền POS kẻo bị phạt từ 2-10 triệu nếu chưa thực hiện đúng pháp luật đề ra.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về giải pháp hóa đơn điện tử từ máy POS của Ordersys, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ Ordersys để được hỗ trợ chi tiết!