Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và yêu cầu tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xuất hóa đơn khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền POS đã trở thành một nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bán hàng Ordersys POS cung cấp giải pháp toàn diện, giúp bạn dễ dàng thực hiện nghiệp vụ này. Bài viết này Ordersys sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS qua phần mềm Ordersys.
Bạn chưa biết Giá trọn bộ máy tính tiền in bill hóa đơn bao nhiêu? gồm những gì?
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS là gì?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này áp dụng cho các hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
Lợi ích khi xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS với phần mềm Ordersys
Việc sử dụng phần mềm POS tích hợp xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định liên quan của Cơ quan Thuế.
Nhanh chóng và tiện lợi: Quy trình xuất hóa đơn được tự động hóa, giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian cho nhân viên bán hàng và khách hàng.
Chính xác tuyệt đối: Dữ liệu bán hàng được đồng bộ trực tiếp từ giao dịch trên máy POS, hạn chế sai sót so với việc nhập liệu thủ công.
Minh bạch và dễ quản lý: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, đối soát và báo cáo khi cần.
Tiết kiệm giảm bớt chi phí: Giảm chi phí in ấn, giấy in, lưu trữ hay tiêu huỷ hóa đơn giấy.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng, có thể là bản in hoặc bản điện tử qua email, Zalo...
Điều kiện để xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS
Để có thể xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền POS thông qua phần mềm, doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần đảm bảo:
- Có mã đăng ký do cơ quan thuế cấp về việc sử dụng hoá đơn điện tử.
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS có tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử từ máy POS.
- Máy tính tiền POS có khả năng kết nối internet để truyền dữ liệu lên hệ thống và Cơ quan Thuế.
- Đã thực hiện các thiết lập cần thiết trên phần mềm theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Xem thêm: Máy POS tính tiền cầm tay giá rẻ là bao nhiêu? có nên mua hàng thanh lý cũ?
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS Ordersys
Sau đây là hướng dẫn cách xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS của Ordersys, nếu bạn đang sử dụng Ordersys thì có thể thao tác ngay hay phần mềm quản lý bán hàng khác thì cần xác nhận và nâng cấp tính năng này để có thể thực hiện:
Quy trình xuất hóa đơn trên phần mềm Ordersys POS thường diễn ra rất đơn giản và trực quan. Dưới đây là các bước thực hiện cơ bản (giao diện và tên gọi cụ thể có thể thay đổi tùy phiên bản Ordersys bạn đang sử dụng):
Bước 1: Thực hiện giao dịch bán hàng trên máy Ordersys POS
- Nhân viên bán hàng tiến hành quét mã vạch sản phẩm hoặc chọn sản phẩm trên màn hình cảm ứng của máy Ordersys POS.
- Nhập số lượng, kiểm tra đơn giá, thành tiền.
- Hoàn tất các mặt hàng khách mua.
Bước 2: Chọn hình thức thanh toán và yêu cầu xuất hóa đơn
- Sau khi khách hàng xác nhận đơn hàng, nhân viên chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản...).
- Tại giao diện thanh toán của Ordersys POS, sẽ có tùy chọn/nút bấm "Xuất hóa đơn điện tử" hoặc tương tự.
- Nếu khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn, hệ thống vẫn có thể tự động ghi nhận và gửi dữ liệu tổng hợp cuối ngày.
- Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn (cung cấp thông tin như MST, tên công ty, địa chỉ), nhân viên cần nhập các thông tin này vào các trường tương ứng trên phần mềm Ordersys (đã có sẵn). Một số hệ thống cho phép bỏ qua bước này và hóa đơn được xuất dưới dạng "Khách lẻ không lấy hóa đơn".
Bước 3: Kiểm tra lại, Xác nhận và xuất hóa đơn
Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên nhấn nút "Xác nhận" hoặc "Hoàn tất & Xuất hóa đơn" trên phần mềm Ordersys POS.
Phần mềm Ordersys sẽ tự động:
- Lập hóa đơn điện tử dựa trên thông tin giao dịch.
- Ký số (nếu được cấu hình).
- Gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của Cơ quan Thuế để cấp mã.
- Nhận mã hóa đơn từ Cơ quan Thuế và cập nhật vào hóa đơn.
Bước 4: In hóa đơn và gửi cho khách hàng
Sau khi Cơ quan Thuế cấp mã thành công, máy POS Ordersys sẽ:
- In ra một bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Trên đó thường có mã QR để khách hàng có thể tra cứu hóa đơn gốc.
- Hiển thị thông báo thành công: Kèm theo tùy chọn gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS, Zalo cho khách hàng (nếu khách hàng cung cấp thông tin liên hệ).
Lưu ý quan trọng
- Trong trường hợp hệ thống của Cơ quan Thuế gặp sự cố hoặc mất kết nối internet, phần mềm Ordersys POS có thể có cơ chế lưu tạm và gửi lại dữ liệu sau khi kết nối được khôi phục.
- Cần đảm bảo máy POS luôn có kết nối internet ổn định.
Xem ngay Mẹo kinh nghiệm lưu ý khi lựa chọn máy pos cầm tay phù hợp để kinh doanh
Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS Ordersys
Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên bán hàng được đào tạo kỹ lưỡng về quy trình xuất hóa đơn trên phần mềm Ordersys POS.
Cập nhật phần mềm: Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm Ordersys để đảm bảo tính năng hoạt động ổn định và tuân thủ các quy định mới nhất.
Kiểm tra thông tin: Trước khi xuất hóa đơn, cần kiểm tra kỹ thông tin khách hàng (nếu có) và thông tin đơn hàng để tránh sai sót.
Xử lý sai sót: Nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn sai sót (hủy, điều chỉnh, thay thế) theo hướng dẫn của Ordersys và quy định của Cơ quan Thuế.
Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu bán hàng và hóa đơn định kỳ để đảm bảo an toàn.
Hỗ trợ từ Ordersys: Khi gặp vấn đề, liên hệ ngay bộ phận hỗ trợ của Ordersys để được trợ giúp kịp thời.
Việc xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền POS bằng phần mềm Ordersys là một giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình bán hàng, tuân thủ pháp luật và nâng cao chất lượng dịch vụ. Với giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ, Ordersys POS chắc chắn sẽ là trợ thủ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Nhanh tay đăng ký ngay gói phần mềm Ordersys POS có hỗ trợ hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền POS kẻo bị phạt từ 2-10 triệu nếu chưa thực hiện đúng pháp luật đề ra.
Nếu bạn cần tư vấn thêm về giải pháp hóa đơn điện tử từ máy POS của Ordersys, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ Ordersys để được hỗ trợ chi tiết!
Đọc thêm: máy tính tiền có tự xuất hoá đơn không · không xuất hoá đơn bị phạt bao nhiêu · xem hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền — dùng thử miễn phí 7 ngày.
Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ordersys bán hàng và xuất hoá đơn trong một bước.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
