Không xuất hoá đơn điện tử bị phạt bao nhiêu?

Câu hỏi này thường được hỏi vào đúng lúc căng nhất: cán bộ thuế vừa xuống quán, hoặc quán bên cạnh vừa bị lập biên bản. Bài này trả lời thẳng con số, kèm điều khoản để bạn tự tra lại, và nói rõ chỗ mà hầu hết bài viết trên mạng ghi sai.

Con số ngắn gọn: 5 đến 10 triệu đồng

Với hộ kinh doanh, hành vi bán hàng mà không lập hoá đơn giao cho người mua bị phạt 5.000.000 – 10.000.000 đồng. Ngoài tiền phạt, hộ kinh doanh còn bị buộc lập hoá đơn cho số hàng hoá, dịch vụ đã bán.

Con số 10–20 triệu mà bạn hay đọc thấy trên mạng cũng đúng, nhưng đó là mức của tổ chức. Đây là chỗ gần như bài nào cũng bỏ qua và làm chủ quán hoảng hơn mức cần thiết.

Vì sao hộ kinh doanh chỉ bị một nửa?

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định rõ: các mức phạt tiền ghi trong nghị định là mức áp dụng với tổ chức. Người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh thì áp dụng mức phạt như đối với cá nhân, và mức phạt của cá nhân bằng một nửa mức phạt của tổ chức cho cùng một hành vi.

Nói cách khác, cùng một lỗi "không xuất hoá đơn":

• Công ty TNHH, công ty cổ phần: 10 – 20 triệu
• Hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh: 5 – 10 triệu

Nếu quán bạn đang là hộ kinh doanh thì lấy mọi con số bạn đọc được ở các bài khác chia đôi, sẽ ra mức thực tế áp dụng cho mình.

Không chỉ có một lỗi — có bốn nhóm lỗi khác nhau

Nhiều chủ quán tưởng chỉ cần "có xuất hoá đơn" là an toàn. Thực tế nhóm hoá đơn có nhiều lỗi độc lập nhau, và một quán có thể dính cùng lúc vài lỗi:

1. Không lập hoá đơn khi bán hàng

Khung phạt gốc 10–20 triệu (hộ kinh doanh 5–10 triệu), theo khoản 5 Điều 24. Đây là lỗi cơ bản nhất. Lưu ý: nghĩa vụ lập hoá đơn không phụ thuộc vào việc khách có đòi hay không. Khách ăn xong đi về, không hỏi hoá đơn, quán vẫn phải xuất.

2. Lập hoá đơn nhưng không đúng thời điểm

Khung 4–8 triệu (hộ kinh doanh 2–4 triệu) theo khoản 4 Điều 24. Với ngành ăn uống, thời điểm lập hoá đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ — tức là lúc khách thanh toán, không phải cuối ngày gom lại xuất một lượt.

3. Có hoá đơn nhưng không chuyển dữ liệu về cơ quan thuế

Đây là lỗi chỉ xuất hiện từ khi có hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, và là lỗi mà chủ quán ít ngờ tới nhất. Theo Điều 30 Nghị định 125/2020, trễ 1–5 ngày phạt 2–5 triệu, trễ 6–10 ngày phạt 5–8 triệu, từ 11 ngày trở lên hoặc không chuyển thì phạt 10–20 triệu (hộ kinh doanh chia đôi).

Tình huống thực tế hay gặp: quán dùng một phần mềm bán hàng để tính tiền, rồi dùng một dịch vụ hoá đơn điện tử riêng của bên khác. Hai bên không nói chuyện với nhau, mất kết nối vài tuần mà không ai biết, đến khi cơ quan thuế đối chiếu mới lộ ra.

4. Sử dụng hoá đơn không hợp pháp

Điều 28 Nghị định 125/2020, khung 20–50 triệu (hộ kinh doanh 10–25 triệu). Nhóm này nặng nhất và có thể kéo theo việc bị ấn định thuế.

Bị phạt tiền chưa phải là hết

Ba thứ đi kèm mà chủ quán thường không tính tới:

Buộc lập hoá đơn. Đây là biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc, không phải nộp phạt xong là xong. Quán phải lập lại hoá đơn cho phần đã bán mà chưa xuất.

Truy thu thuế. Doanh thu chưa xuất hoá đơn là doanh thu chưa kê khai. Cơ quan thuế có quyền ấn định lại doanh thu, và số thuế truy thu thường lớn hơn tiền phạt hành chính nhiều lần.

Thời hiệu 2 năm. Vi phạm về hoá đơn có thời hiệu xử phạt 2 năm. Nghĩa là sai sót của năm ngoái vẫn có thể bị xử lý trong năm nay — không phải qua năm là hết.

Quán tôi có thuộc diện bắt buộc chưa?

Trước khi lo mức phạt, cần biết quán mình đã thuộc diện bắt buộc hay chưa. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025, hộ và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và bán hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng — ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, giải trí — phải sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

1 tỷ đồng/năm nghe lớn, nhưng chia ra chỉ khoảng 2,7 triệu đồng doanh thu mỗi ngày. Một quán cà phê 40 chỗ hay một quán ăn trưa đông khách rất dễ vượt mà chủ quán không để ý.

Bạn có thể tự kiểm tra bằng công cụ trong bài Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hoá đơn điện tử không? — chọn ngành nghề, nhập doanh thu là ra kết quả ngay.

Cách chắc chắn nhất để không bị phạt

Không phải là nhớ điều khoản. Là làm sao để việc xuất hoá đơn xảy ra tự động cùng lúc với việc tính tiền, không phụ thuộc vào việc nhân viên có nhớ hay không.

Ba lỗi trong bốn nhóm ở trên đều bắt nguồn từ cùng một nguyên nhân: chỗ tính tiền và chỗ xuất hoá đơn là hai hệ thống rời nhau. Nhân viên bấm tính tiền xong, phải mở phần mềm khác gõ lại thông tin để xuất hoá đơn. Quán đông thì bỏ qua bước hai, và thế là dính lỗi.

Khi hoá đơn nằm sẵn trong phần mềm bán hàng, nhân viên chỉ làm đúng một thao tác là thanh toán — hoá đơn phát hành và dữ liệu đẩy về cơ quan thuế ngay lúc đó. Không có bước nào để quên.

Ordersys làm phần này thế nào

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nằm sẵn trong phần mềm, không phải mua thêm dịch vụ bên ngoài rồi tự nối. Nhân viên tính tiền xong là hoá đơn ra và dữ liệu chuyển đi luôn — không có bước thứ hai nào để bỏ sót, cũng không có chuyện hai hệ thống lệch số.

• Phần mềm quản lý quán ăn, cà phê, nhà hàng
• Phần mềm bán hàng cho tạp hoá, cửa hàng bán lẻ
• Phần mềm quản lý câu lạc bộ bida
• Bảng giá và ưu đãi — gói 5 năm đang được tặng 20.000 hoá đơn điện tử, trị giá 2.300.000 đ

Nếu quán bạn vừa nhận thông báo của cơ quan thuế và chưa biết bắt đầu từ đâu, gọi 090 750 1000. Phần thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế chúng tôi làm cùng bạn, không tính phí. Hoặc đăng ký dùng thử 7 ngày miễn phí để xem thử trước khi quyết định.

Đọc thêm

• Xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền cần những gì?
• Chi phí hoá đơn điện tử cho quán nhỏ hết bao nhiêu?
• Máy tính tiền có xuất hoá đơn điện tử không?
• Kinh doanh không có hoá đơn điện tử từ máy tính tiền thì sao?

Nguồn

Mức phạt trong bài căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hoá đơn (Điều 24, Điều 28, Điều 30 và nguyên tắc áp dụng mức phạt tại Điều 7), cùng Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2025. Bài viết tổng hợp tại thời điểm tháng 9/2026 và mang tính tham khảo. Khung phạt là khoảng, mức cụ thể do người có thẩm quyền quyết định theo tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ của từng vụ việc. Hãy đối chiếu với cán bộ thuế quản lý địa bàn trước khi kết luận về trường hợp của quán bạn.