Hết hạn thuê, chủ nhà tăng giá, hoặc đơn giản là tìm được mặt bằng đông hơn cách đó vài trăm mét — chuyển địa điểm là việc hầu hết quán đều gặp một lần. Phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ. Phần hay bị bỏ quên lại là ba thứ âm thầm hơn: dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối, và những khách quen vẫn đang tới địa chỉ cũ.

Chia làm ba nhóm việc, đừng trộn lẫn

Lỗi thường gặp nhất là dồn tất cả vào một ngày dọn nhà: tối khai trương thì máy in bếp chưa chạy, nhân viên gọi món bằng giấy, không ai biết tối đó bán được bao nhiêu. Tách ba nhóm, làm trước những việc không cần mặt bằng:

• Dữ liệu — menu, giá, khách quen, điểm tích luỹ, lịch sử bán. Nhóm này gần như không phải làm gì, miễn là biết nó nằm ở đâu.
• Mặt bằng và thiết bị — sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn. Chỉ làm được khi đã có chỗ mới, nên dành riêng một buổi.
• Khách — báo trước, càng sớm càng tốt, và báo nhiều lần.

Dữ liệu: không phải làm lại từ đầu

Đây là chỗ nhiều chủ quán lo thừa. Với phần mềm chạy trên nền web như Ordersys, toàn bộ menu, bảng giá, danh sách khách, điểm tích luỹ và lịch sử bán nằm trên hệ thống chứ không nằm trong cái máy đặt ở quầy. Đổi mặt bằng, thậm chí đổi luôn máy tính, chỉ cần đăng nhập lại ở chỗ mới là có đủ. Doanh thu trước và sau khi chuyển nằm liền một mạch nên so sánh được ngay, rất đáng giá khi cần biết mặt bằng mới có tốt hơn thật không.

Việc duy nhất cần quyết trước: giữ nguyên cửa hàng cũ và chỉ sửa lại địa chỉ, hay lập điểm mới thành một chi nhánh riêng. Giữ nguyên thì số liệu liền mạch, tách chi nhánh thì xem riêng được từng điểm. Nên hỏi kỹ thuật trước khi chọn, vì đổi lại giữa chừng khá mất công.

Thiết bị và sơ đồ bàn

Sơ đồ bàn gần như luôn phải dựng lại vì số bàn và cách chia khu thay đổi. Lưu ý hai điểm: mỗi bàn một mã riêng, không trùng mã bàn cũ còn sót lại; và nếu quán dùng mã QR gọi món tại bàn thì mã cũ dán theo bàn cũ không dùng lại được — phải in mã của bàn mới.

Máy in là thứ hay trục trặc nhất vì phụ thuộc mạng của quán: sang chỗ mới, đường truyền khác, máy in phải khai lại. Đừng để tới sáng khai trương mới phát hiện.

Khách cũ: báo trước và báo nhiều lần

Khách quen là tài sản mang theo được, nhưng chỉ khi họ biết quán đi đâu. Nếu quán đã lưu số điện thoại khách và có chương trình tích điểm, danh sách đó dùng được ngay: gửi tin báo địa chỉ mới cho nhóm khách hay tới nhất, kèm một ưu đãi nhỏ cho lần đầu ghé chỗ mới. Điểm tích luỹ của khách giữ nguyên, nên cứ nói rõ với khách là thẻ cũ vẫn dùng được — đó là lý do thuyết phục hơn mọi lời mời.

Ngoài ra: dán thông báo ở mặt bằng cũ ít nhất một tháng, sửa địa chỉ trên Google Maps và mạng xã hội của quán, và sửa địa chỉ in trên hoá đơn trong thiết lập cửa hàng.

Mốc ngừng bán ở chỗ cũ

Nên ngừng bán ở điểm cũ sớm hơn ngày mở điểm mới ít nhất một ngày, đủ để chốt sổ trong trạng thái bình tĩnh: chốt ca cuối, in báo cáo, kiểm tồn kho rồi mới chất lên xe. Hàng hao hụt lúc vận chuyển là chuyện bình thường; cái không bình thường là không biết hao bao nhiêu vì thiếu con số ở hai đầu.

Toàn bộ phần dữ liệu, sơ đồ bàn, máy in và báo cáo nói ở trên nằm trong phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn của Ordersys. Quán chưa dùng phần mềm mà sắp chuyển chỗ thì đây lại là thời điểm hợp lý nhất để bắt đầu, vì dù sao cũng phải dựng lại mọi thứ một lần — có bản dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy thử trước khi dọn.

Đọc thêm: Khách quét QR gọi món: cần chuẩn bị gì ở quán? cho phần in và dán lại mã bàn, và Quản lý data khách hàng sao cho không bị mất nếu danh sách khách của quán đang nằm trong điện thoại nhân viên.