Hết hạn thuê, chủ nhà tăng giá, hoặc đơn giản là tìm được mặt bằng đông hơn cách đó vài trăm mét — chuyển địa điểm là việc hầu hết quán đều gặp một lần. Phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ. Phần hay bị bỏ quên lại là ba thứ âm thầm hơn: dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối, và những khách quen vẫn đang tới địa chỉ cũ.
Chia làm ba nhóm việc, đừng trộn lẫn
Lỗi thường gặp nhất là dồn tất cả vào một ngày dọn nhà: tối khai trương thì máy in bếp chưa chạy, nhân viên gọi món bằng giấy, không ai biết tối đó bán được bao nhiêu. Tách ba nhóm, làm trước những việc không cần mặt bằng:
- Dữ liệu — menu, giá, khách quen, điểm tích luỹ, lịch sử bán. Nhóm này gần như không phải làm gì, miễn là biết nó nằm ở đâu.
- Mặt bằng và thiết bị — sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn. Chỉ làm được khi đã có chỗ mới, nên dành riêng một buổi.
- Khách — báo trước, càng sớm càng tốt, và báo nhiều lần.
Dữ liệu: không phải làm lại từ đầu
Đây là chỗ nhiều chủ quán lo thừa. Với phần mềm chạy trên nền web như Ordersys, toàn bộ menu, bảng giá, danh sách khách, điểm tích luỹ và lịch sử bán nằm trên hệ thống chứ không nằm trong cái máy đặt ở quầy. Đổi mặt bằng, thậm chí đổi luôn máy tính, chỉ cần đăng nhập lại ở chỗ mới là có đủ. Doanh thu trước và sau khi chuyển nằm liền một mạch nên so sánh được ngay, rất đáng giá khi cần biết mặt bằng mới có tốt hơn thật không.
Việc duy nhất cần quyết trước: giữ nguyên cửa hàng cũ và chỉ sửa lại địa chỉ, hay lập điểm mới thành một chi nhánh riêng. Giữ nguyên thì số liệu liền mạch, tách chi nhánh thì xem riêng được từng điểm. Nên hỏi kỹ thuật trước khi chọn, vì đổi lại giữa chừng khá mất công.
Thiết bị và sơ đồ bàn
| Thời điểm | Việc cần xong |
|---|---|
| Trước ngày dọn 2 tuần | Báo khách quen đợt một; chốt cách xử lý chi nhánh; đặt mã QR bàn mới nếu quán có dùng |
| Buổi lắp đặt tại chỗ mới | Khai khu vực và bàn theo mặt bằng mới; nối máy in bếp, bar, quầy; chạy thử một đơn giả từ order tới in phiếu |
| Ngày cuối ở chỗ cũ | Chốt ca cuối, kiểm kho, chốt công nhân viên |
| Ngày đầu ở chỗ mới | Nhập tồn kho thực tế sau vận chuyển; dán mã QR; đứng cạnh nhân viên nguyên ca đầu |
Sơ đồ bàn gần như luôn phải dựng lại vì số bàn và cách chia khu thay đổi. Lưu ý hai điểm: mỗi bàn một mã riêng, không trùng mã bàn cũ còn sót lại; và nếu quán dùng mã QR gọi món tại bàn thì mã cũ dán theo bàn cũ không dùng lại được — phải in mã của bàn mới.
Máy in là thứ hay trục trặc nhất vì phụ thuộc mạng của quán: sang chỗ mới, đường truyền khác, máy in phải khai lại. Đừng để tới sáng khai trương mới phát hiện.
Khách cũ: báo trước và báo nhiều lần
Khách quen là tài sản mang theo được, nhưng chỉ khi họ biết quán đi đâu. Nếu quán đã lưu số điện thoại khách và có chương trình tích điểm, danh sách đó dùng được ngay: gửi tin báo địa chỉ mới cho nhóm khách hay tới nhất, kèm một ưu đãi nhỏ cho lần đầu ghé chỗ mới. Điểm tích luỹ của khách giữ nguyên, nên cứ nói rõ với khách là thẻ cũ vẫn dùng được — đó là lý do thuyết phục hơn mọi lời mời.
Ngoài ra: dán thông báo ở mặt bằng cũ ít nhất một tháng, sửa địa chỉ trên Google Maps và mạng xã hội của quán, và sửa địa chỉ in trên hoá đơn trong thiết lập cửa hàng.
Mốc ngừng bán ở chỗ cũ
Nên ngừng bán ở điểm cũ sớm hơn ngày mở điểm mới ít nhất một ngày, đủ để chốt sổ trong trạng thái bình tĩnh: chốt ca cuối, in báo cáo, kiểm tồn kho rồi mới chất lên xe. Hàng hao hụt lúc vận chuyển là chuyện bình thường; cái không bình thường là không biết hao bao nhiêu vì thiếu con số ở hai đầu.
Toàn bộ phần dữ liệu, sơ đồ bàn, máy in và báo cáo nói ở trên nằm trong phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn của Ordersys. Quán chưa dùng phần mềm mà sắp chuyển chỗ thì đây lại là thời điểm hợp lý nhất để bắt đầu, vì dù sao cũng phải dựng lại mọi thứ một lần — có bản dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy thử trước khi dọn.
Đọc thêm: Khách quét QR gọi món: cần chuẩn bị gì ở quán? cho phần in và dán lại mã bàn, và Quản lý data khách hàng sao cho không bị mất nếu danh sách khách của quán đang nằm trong điện thoại nhân viên.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Quản lý tạm ứng và phụ cấp nhân viên quán ăn, cafe
Giữa tháng nhân viên xin ứng một triệu, chủ mở két đưa rồi ghi vội sau tờ hoá đơn — cuối tháng tờ giấy mất, bảng lương bắt đầu cãi nhau. Bài này chỉ ba chỗ khoản tạm ứng hay mất dấu, cách ghi ngay lúc đưa tiền để kỳ lương tự trừ thành một dòng riêng, vì sao phụ cấp phải khai một lần thay vì nhập tay mỗi tháng, khi nào nên khoá bảng lương, và ba quy tắc tạm ứng nên viết ra trước (trần ứng, ai được duyệt, trừ mấy kỳ).
Quét mã QR gọi nước tại bàn bida: khách tự order, nhân viên chỉ bưng
Tối cuối tuần kín bàn, khách giơ tay gọi nước ba lần không ai thấy — nước bán được ít hơn khả năng thật của quán. Bài này mô tả đúng cách chạy của mã QR gọi món dán tại từng bàn bida: khách quét không cần tải app, thực đơn hiện theo khu vực, đơn nằm chờ nhân viên xác nhận rồi mới cộng vào hóa đơn bàn cùng tiền giờ, kèm những chỗ đã chặn sẵn (gọi sang bàn khác, gửi trùng, gọi liên tục) và ba việc quán phải chuẩn bị trước khi dán mã.
Hàng khuyến mãi và hàng tặng kèm: ghi nhận sao cho khỏi lệch kho
Chạy đợt mua hai tặng một, bán hết veo, cuối tháng kiểm kho hụt cả trăm món mà báo cáo vẫn thấy lãi — vì hàng tặng rời kệ nhưng chưa bao giờ được ghi lại. Bài này tách bốn kiểu hàng ra khỏi kệ mà không thu tiền (tặng kèm theo đơn, quà không bán, hàng mẫu, hàng hỏng) và cách ghi riêng cho từng kiểu, vì sao phải ghi thành dòng đơn giá 0 có lý do thay vì xoá dòng, cách không để tiền quà tặng chui vào giá vốn, và ba việc làm trước đợt tặng kế tiếp.
Tùy chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa không nhầm đơn
Một ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định của khách, nên quán trà sữa nhầm đơn nhiều hơn quán cơm dù bán ít món hơn. Bài này nói cách dựng sẵn bốn nhóm tùy chọn trên phần mềm: size dựng thành cỡ có giá riêng chứ không phải topping, mức đường và mức đá chọn một và có mặc định, topping gom thành nhóm cho chọn nhiều và trừ kho. Kèm ba quy tắc giữ cho quầy bấm nhanh và ba chỗ tùy chọn chạy tiếp tới sau khi bấm.
Quán 1–2 nhân viên dùng QR gọi món có hợp không?
Quán càng ít người đứng càng dễ rơi mất đơn, nên QR gọi món hợp với quán nhỏ hơn là nhiều chủ quán nghĩ — nhưng phải cài đúng. Bài này chỉ ra cài đặt quyết định: chọn Thu ngân xác nhận thay vì Nhân viên xác nhận, bật công tắc Không sử dụng nhân viên, và nhớ bước Báo bếp sau khi xác nhận. Kèm bảng nên bật tắt thông báo nào khi chỉ có một hai người, và ba trường hợp QR chưa hợp với quán.
Quét mã QR xem lại camera bàn bida: khách tự tua lại ván vừa đánh
Khách vừa đánh xong một pha đẹp muốn xem lại thì phải nhờ nhân viên mở máy ở quầy dò giờ — giờ đông không ai rảnh. Bài này nói về cách để khách tự làm: mã QR của camera hiện ngay trên màn hình bàn, quét là mở trang lịch sử camera trên điện thoại, bản ghi trong ngày cắt sẵn theo khung mười lăm phút, bấm xem lại hoặc tải về, chỉnh được tốc độ phát và phóng to khung hình. Kèm bảng các nút bấm và bốn giới hạn cần nói trước với khách.
Spa nhỏ một mình chủ làm: quản lý lịch và khách thế nào
Chủ spa một người vừa làm dịch vụ vừa trả lời tin nhắn, nên lúc đông khách nhất cũng là lúc mất khách nhiều nhất. Bài này nói ba việc hay rơi vãi khi chỉ có một người, cách để khách tự đặt lịch qua đường dẫn hoặc mã QR (kèm chặn giờ dọn và giới hạn đặt gấp), để máy nhắc hẹn thay mình, bốn thứ tối thiểu phải ghi vào hồ sơ khách, và bốn dấu hiệu đo được cho biết khi nào nên thuê thêm người.
Salon tóc quản lý thuốc nhuộm: tồn kho, hạn dùng và lượng dùng mỗi đầu
Một tuýp thuốc nhuộm không bán cho một khách nên đếm tuýp trên kệ không trả lời được tháng này tiền thuốc hết bao nhiêu. Bài này chỉ bốn chỗ thất thoát (pha dư đổ đi, tuýp mở nắp để quên, hết màu giữa buổi, màu ế tới hạn), cách ghi lượng dùng theo từng đầu khách đi chung với công thức màu, bảng việc cần làm về lô – hạn – mức tồn tối thiểu, và vì sao thuốc dùng trong dịch vụ phải để riêng với hàng bán tại quầy.
