Giữa tháng, bạn bếp xin ứng trước một triệu lo việc nhà. Chủ quán mở két đưa tiền, ghi vội vào mặt sau tờ hoá đơn rồi đi tiếp. Cuối tháng tính lương, tờ giấy đó không còn, và câu hỏi "tháng này em ứng bao nhiêu rồi nhỉ" bắt đầu một cuộc nói chuyện không ai thoải mái. Tạm ứng là khoản tiền thật đã rời két, nhưng lại là khoản dễ mất dấu nhất trong bảng lương quán ăn và quán cà phê.
Tạm ứng mất dấu ở đâu
Gần như luôn là một trong ba chỗ. Thứ nhất, tiền đưa ngoài giờ hành chính — ca tối, chủ không có mặt, quản lý ca đưa rồi nhắn lại sau, tin nhắn trôi mất. Thứ hai, đưa làm nhiều lần, mỗi lần một ít, đến cuối tháng không ai cộng lại đủ. Thứ ba, nhân viên nghỉ việc giữa chừng, khoản ứng chưa trừ hết và quán coi như mất.
Điểm chung: khoản ứng được ghi ở nơi không dính gì tới bảng lương. Chỉ cần ghi đúng chỗ ngay lúc đưa tiền là cả ba chỗ hở này đóng lại.
Ghi ngay lúc mở két
Trên phần mềm nhân sự của Ordersys, tạm ứng là một dòng riêng trong bảng lương của từng nhân viên, nằm cạnh lương cơ bản, lương chấm công và lương tăng ca. Người đưa tiền nhập luôn số tiền và ngày, không chờ cuối tháng. Đến kỳ tính lương, phần mềm tự trừ khoản đó ra khỏi thực nhận — không phải nhớ, không phải cộng tay.
Cái lợi lớn hơn tiền là ở chỗ khác: nhân viên nhìn phiếu lương thấy đúng dòng "tạm ứng" với số tiền mình đã nhận, thay vì chỉ thấy thực nhận hụt đi mà không rõ vì sao. Phần lớn tranh cãi cuối tháng biến mất ngay tại đây.
| Khoản | Nhập khi nào | Lặp lại hằng tháng? |
|---|---|---|
| Tạm ứng | Ngay lúc đưa tiền | Không — mỗi lần ứng là một lần nhập |
| Phụ cấp (ăn ca, xăng xe, điện thoại) | Khai một lần khi nhận việc hoặc khi đổi mức | Có — tự vào bảng lương mỗi kỳ |
| Thưởng | Khi chốt kết quả kỳ đó | Không — tuỳ kỳ |
| Trừ đi trễ, về sớm | Không phải nhập | Có — lấy thẳng từ dữ liệu chấm công |
Phụ cấp thì ngược lại: khai một lần
Nhiều chủ quán nhập tay phụ cấp mỗi tháng, và đó là chỗ sai lặp đi lặp lại. Phụ cấp nên khai thành khoản cố định có tên và mức tiền — ăn ca, xăng xe, điện thoại, phụ cấp ca đêm — rồi gán cho nhân viên. Từ kỳ sau nó tự có mặt trong bảng lương với đúng tên đó, nhân viên đọc phiếu lương là hiểu, không cần ai giải thích.
Khi đổi mức phụ cấp hoặc thêm bớt khoản trừ, nhớ bấm tính lại lương thì bảng lương mới cập nhật — phần mềm có nhắc, nhưng đây vẫn là bước hay bị bỏ qua nhất.
Chốt xong thì khoá lại
Bảng lương chạy qua ba trạng thái: tạm tính, thanh toán một phần, đã thanh toán. Khi đã trả tiền và không còn gì sửa, hãy khoá bảng lương của kỳ đó. Khoá rồi, con số đứng yên; không còn chuyện tháng sau mở lại thấy số khác vì ai đó vừa thêm một khoản vào tháng cũ. Cần sửa thật thì mở khoá, sửa, tính lại và khoá lần nữa — mọi lần mở khoá đều có dấu vết.
Ba quy tắc nên viết ra trước
- Trần tạm ứng. Tối đa bao nhiêu phần trăm số công đã làm tới thời điểm xin ứng. Không có trần thì sẽ có người ứng gần hết lương rồi nghỉ việc.
- Ai được duyệt. Ca tối chủ không có mặt thì quản lý ca duyệt tới mức nào, trên mức đó phải gọi chủ.
- Trừ một lần hay chia nhiều kỳ. Khoản lớn nên chia, nhưng phải nói rõ từ đầu chia mấy kỳ, đừng để nhân viên tự hiểu.
Ba dòng này dán ở khu nhân viên là đủ. Phần mềm giữ con số, quy định giữ cách cư xử — thiếu vế nào cũng vẫn cãi nhau.
Tạm ứng, phụ cấp, thưởng và các khoản trừ đều nằm trong phần mềm chấm công tính lương của Ordersys, lấy số công thẳng từ dữ liệu chấm công nên không phải nhập hai lần. Quán muốn thử trước có bản dùng thử miễn phí 7 ngày, đủ để chạy hết một kỳ lương nhỏ.
Đọc thêm: Phụ cấp, thưởng và phạt: đưa vào bảng lương thế nào cho rõ nếu quán đang gộp chung các khoản này thành một con số; và Bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu để dò lại kỳ lương gần nhất.
Ordersys has editions for restaurants and for retail stores: checkout, stock, reports and e-invoices, with on-site setup and training.
