Nhiều chủ quán bida nghe "phần mềm quản lý bida" nhưng không rõ nó gồm những gì, có khác phần mềm quán ăn bình thường không. Thực ra quán bida có mấy việc rất riêng: tính tiền theo giờ chơi, bật tắt đèn bàn, ghi điểm, vừa bán giờ vừa bán đồ uống. Một phần mềm quản lý bida đúng nghĩa phải lo được hết những việc đó trên cùng một hệ thống. Bài này liệt kê các phần chính để chủ quán biết cần nhìn gì khi chọn.

1. Tính tiền theo giờ chơi từng bàn

Đây là phần lõi, khác hẳn quán ăn. Mở bàn khi khách vào, đồng hồ chạy và tính tiền theo bảng giá giờ của đúng loại bàn; giá có thể khác nhau theo khung sáng, tối, cuối tuần. Chốt bàn là ra đúng tiền giờ, không ước lượng. Cách tính và các chỗ hay tính sai, xem bài cách tính tiền giờ chơi bida.

2. Bật tắt đèn bàn theo phiên chơi

Nối với bộ bật/tắt đèn bàn: mở bàn thì đèn tự sáng, chốt bàn thì đèn tự tắt. Nhân viên không phải đi bật tắt, bàn trống không còn sáng đèn tốn điện, và đèn sáng đồng nghĩa "đang tính tiền" nên minh bạch với khách. Chi tiết ở bài đèn bàn bida tự bật tắt.

3. Ghi điểm và bảng điểm tại bàn

Khách bida thích theo dõi điểm. Phần mềm có bảng ghi điểm ngay tại bàn, khách tự bấm, vừa tiện cho khách vừa giữ chân khách quay lại. Đây cũng là thứ kéo nhiều người biết tới quán.

4. Gọi đồ uống, đồ ăn vào bàn đang chơi

Ngoài tiền giờ, quán bida còn bán bia, nước, đồ ăn. Phục vụ bấm món vào đúng bàn, đồ cộng chung vào hoá đơn bàn cùng tiền giờ. Khi khách về, chốt một lần ra tổng tiền giờ cộng đồ. Quán bán kèm nhiều đồ nên quản lý chung hay tách, xem bài quán bida bán thêm cà phê, đồ ăn.

5. Báo cáo và chống thất thoát

Vì quán bida chạy khuya, đổi ca, bán nhiều bia nên dễ thất thoát. Phần mềm cho mỗi nhân viên một tài khoản, giới hạn quyền huỷ bàn, giảm giá; bia nước trừ kho khi bán; chốt ca đối chiếu tiền với tồn quỹ. Báo cáo doanh thu theo giờ, theo ca cho biết khung giờ nào đông, bàn nào chạy. Các chỗ tiền hay chảy ra, xem bài chống thất thoát quán bida.

Gồm chừng đó, chạy trên máy gì

Phần của phần mềm quản lý bida	Giải quyết việc gì
Tính giờ từng bàn	Nguồn thu chính, tính đúng không ước lượng
Bật tắt đèn bàn	Tiết kiệm điện + minh bạch giờ chơi
Ghi điểm tại bàn	Giữ chân khách, hút khách mới
Gọi đồ vào bàn	Gộp tiền giờ + đồ trên một hoá đơn
Báo cáo + phân quyền	Chống thất thoát, biết khung giờ nào lời

Thường chỉ cần một máy tính tiền ở quầy, kèm bộ bật tắt đèn và bảng điểm tại bàn. Giá phần mềm và có phí gì không, xem bài phần mềm quản lý bida giá bao nhiêu.

Tóm lại

Một phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống. Bạn có thể xem phần mềm quản lý bida Ordersys và đăng ký dùng thử miễn phí để chạy thử cho quán mình.