Cuối tháng kiểm kho, bếp trưởng báo thiếu sáu ký thịt bò. Sổ nhập ghi rõ mua bao nhiêu, bán thì bán hết, nhưng không ai nói được sáu ký đó đi vào những đĩa nào. Chủ quán đoán: chắc do nấu tay nặng, chắc do hư, chắc do nhân viên. Đoán ba cái đều có lý, và không cái nào sửa được.
Định lượng là cách thôi đoán. Khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu, từ đó bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy — cuối tháng con số trên phần mềm và con số đếm trong kho đặt cạnh nhau, lệch bao nhiêu nhìn ra ngay.
Khai công thức chế biến một lần cho mỗi món
Trong phần mềm, món ăn được đánh dấu là hàng chế biến, rồi khai công thức chế biến: mỗi dòng là một nguyên liệu kèm định lượng và phần hao hụt. Bò lúc lắc chẳng hạn: 180g thăn bò, 30g ớt chuông, 20g bơ, cộng 10g hao hụt cho phần cắt tỉa và dính chảo.
Bán một đĩa, kho trừ đúng công thức nhân số lượng
Lúc thanh toán, phần mềm lấy số lượng món nhân với tổng định lượng và hao hụt của từng nguyên liệu rồi trừ vào kho. Bán 4 đĩa bò lúc lắc là trừ 760g thăn bò, không phải chờ ai nhập tay.
Ba thứ hay bị bỏ sót nhưng phần mềm vẫn trừ đủ:
- Món kèm đi theo món chính — chén nước chấm, dĩa rau sống — trừ theo công thức riêng của chúng.
- Combo được tách ra từng món con, mỗi món con trừ công thức của nó rồi nhân số lượng combo.
- Thuộc tính của món — phần lớn, phần nhỏ, thêm topping — khai được định lượng riêng, nên đĩa lớn trừ nhiều hơn đĩa thường. Lưu ý một món chỉ nên có một nhóm thuộc tính gắn định lượng; khai hai nhóm cùng lúc phần mềm sẽ báo lỗi để tránh trừ chồng.
Khách huỷ món hoặc huỷ đơn sau khi đã báo bếp thì nguyên liệu được hoàn ngược lại kho, nên số tồn không bị ăn oan.
Trừ ở lô nào: nhập trước hay hết hạn trước
Nguyên liệu nhập nhiều đợt, mỗi đợt một lô và một hạn dùng. Quán chọn một trong hai cách trừ trong cấu hình kho:
| Cách trừ | Lô nào ra trước | Hợp với |
|---|---|---|
| FIFO — nhập trước xuất trước | Lô nhập vào sớm nhất | Hàng khô, gia vị, đồ đóng gói hạn dài |
| FEFO — hết hạn trước xuất trước | Lô có hạn dùng gần nhất | Thịt cá, rau, sữa, đồ tươi |
Kèm theo là hai cái khoá nên bật: không cho bán vượt tồn kho và không cho bán hàng đã hết hạn. Bật rồi thì lúc thu ngân bấm món mà nguyên liệu không đủ, màn hình báo thẳng món nào thiếu và còn lại bao nhiêu, thay vì bán xong mới biết bếp không làm được.
Biết sắp hết cái gì trước khi hết
Mỗi nguyên liệu đặt được định mức tối thiểu. Tồn tụt xuống dưới mức đó, phần mềm đẩy thông báo kèm tên chi nhánh, mã hàng và số tồn hiện tại — đủ để lên đơn nhập trước khi bếp báo hết giữa giờ cao điểm. Đặt được cả định mức tối đa, hữu ích với đồ tươi dễ hỏng khi ôm nhiều.
Phía bếp còn một nút riêng: bấm báo hết món, món đó lập tức khoá trên menu và khách gọi thêm sẽ thấy thông báo món đã hết. Không còn cảnh nhận đơn xong mới chạy ra xin lỗi.
Cuối kỳ, hai báo cáo trả lời nốt câu hỏi "sáu ký đó đi đâu": báo cáo tồn kho hiện tại cho biết phần mềm nghĩ còn bao nhiêu, báo cáo nhập xuất tồn cho biết kỳ này nhập vào bao nhiêu, bán ra trừ bao nhiêu. Đếm tay rồi đặt cạnh hai con số này, chênh lệch còn lại mới đúng là hao hụt thật — và lúc đó mới đáng đi hỏi.
Khai thế nào cho không nản
Đừng khai cả trăm món trong một buổi. Bắt đầu từ nhóm nguyên liệu đắt tiền và dễ thất thoát nhất — thịt, hải sản, rượu bia — rồi mở rộng dần. Mười món đầu tiên đã đủ chặn phần lớn chỗ rò rỉ. Định lượng cũng không phải khai xong là xong: đổi nhà cung cấp, đổi cách sơ chế thì sửa lại công thức, và đó là việc của bếp trưởng chứ không phải của thu ngân.
Định lượng và kho nằm chung trong phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn của Ordersys, cùng hệ với order tại bàn và màn hình bếp, nên món bán ở đâu cũng trừ về một kho. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — khai thử năm món bán chạy nhất rồi chạy một tuần là thấy rõ.
Đọc thêm: Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho nếu quán có thêm quầy đồ uống; và Huỷ món sau khi đã báo bếp cho phần quy trình huỷ và hoàn kho.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Chốt ca đêm quán bida: đối soát tiền giờ, nước và tiền mặt
Một giờ sáng, nhân viên ca đêm đưa chủ quán một xấp tiền mặt kèm câu "hôm nay được khoảng bảy triệu" — trong đó tiền giờ mười mấy bàn, tiền nước gọi thêm, tiền chuyển khoản và tiền ghi nợ lẫn vào nhau. Bài này đi qua cách chốt ca của phần mềm quản lý bida: mở ca khai tiền mặt đầu ca, phân quyền ai được thanh toán và đóng ca nào, bảy nhóm số liệu trên phiếu đóng ca, cách phần mềm tính tiền mặt cuối ca rồi so với số nhân viên đếm tay để ra chênh lệch, dùng danh sách hàng bán trong ca để soát tiền nước, và xem lại nhiều ca để biết ca nào hay lệch.
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
