Phần mềm cho quán karaoke khác phần mềm quán ăn ở một điểm căn bản: hàng bán chính là thời gian. Nếu phần mềm không bấm giờ được tử tế thì mọi tính năng còn lại đều không cứu nổi.

Bốn nhóm tính năng bắt buộc

1. Quản lý phòng và bấm giờ

• Sơ đồ phòng nhìn một màn hình biết phòng nào đang hát, phòng nào trống, đã hát bao lâu.
• Tự áp giá theo khung giờ và quy tắc làm tròn đã đặt, không để nhân viên tính nhẩm.
• Chuyển phòng, gộp hoá đơn, tách hoá đơn.
• Báo trước khi khách sắp hết gói giờ.

2. Gọi đồ tại phòng

• Nhân viên đứng tại phòng bấm gọi đồ, bếp và quầy bar nhận ngay — không chạy đi chạy lại.
• Đồ gọi tự cộng vào hoá đơn phòng, không ghi giấy rồi nhập lại.
• Trừ kho ngay khi xuất, để đối chiếu được cuối ca.

3. Kiểm soát và phân quyền

• Nhật ký huỷ món và giảm giá kèm tên người thực hiện — thiếu cái này thì mọi báo cáo đều không tin được, xem chống thất thoát quán karaoke.
• Trần giảm giá theo vai trò, vượt trần phải có người duyệt.
• Báo cáo kết ca: tiền mặt, chuyển khoản, số giờ hát, tồn bia.

4. Doanh thu và thuế

• Tách riêng tiền giờ và tiền đồ uống theo từng phòng, từng hoá đơn.
• Nối hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Báo cáo theo kỳ đủ số liệu cho kế toán — quan trọng hơn từ 2026 vì thuế tiêu thụ đặc biệt tính trên cả doanh thu đồ uống.

Ba tính năng nghe hay nhưng ít dùng tới

Đừng chọn phần mềm theo số lượng tính năng. Chọn theo việc nhân viên có dùng được vào 9 giờ tối thứ bảy hay không — lúc quán đông nhất, thao tác rườm rà là bỏ luôn không ghi.

Năm câu nên hỏi trước khi mua

1. Mở phòng và gọi đồ mất mấy thao tác?
2. Mất mạng thì còn bán được không?
3. Có nhật ký huỷ món kèm tên người thực hiện không?
4. Tôi xuất được dữ liệu của mình ra file không?
5. Có nối hoá đơn điện tử chưa, hay phải mua thêm?