Giữa tháng, bạn bếp xin ứng trước một triệu lo việc nhà. Chủ quán mở két đưa tiền, ghi vội vào mặt sau tờ hoá đơn rồi đi tiếp. Cuối tháng tính lương, tờ giấy đó không còn, và câu hỏi "tháng này em ứng bao nhiêu rồi nhỉ" bắt đầu một cuộc nói chuyện không ai thoải mái. Tạm ứng là khoản tiền thật đã rời két, nhưng lại là khoản dễ mất dấu nhất trong bảng lương quán ăn và quán cà phê.
Tạm ứng mất dấu ở đâu
Gần như luôn là một trong ba chỗ. Thứ nhất, tiền đưa ngoài giờ hành chính — ca tối, chủ không có mặt, quản lý ca đưa rồi nhắn lại sau, tin nhắn trôi mất. Thứ hai, đưa làm nhiều lần, mỗi lần một ít, đến cuối tháng không ai cộng lại đủ. Thứ ba, nhân viên nghỉ việc giữa chừng, khoản ứng chưa trừ hết và quán coi như mất.
Điểm chung: khoản ứng được ghi ở nơi không dính gì tới bảng lương. Chỉ cần ghi đúng chỗ ngay lúc đưa tiền là cả ba chỗ hở này đóng lại.
Ghi ngay lúc mở két
Trên phần mềm nhân sự của Ordersys, tạm ứng là một dòng riêng trong bảng lương của từng nhân viên, nằm cạnh lương cơ bản, lương chấm công và lương tăng ca. Người đưa tiền nhập luôn số tiền và ngày, không chờ cuối tháng. Đến kỳ tính lương, phần mềm tự trừ khoản đó ra khỏi thực nhận — không phải nhớ, không phải cộng tay.
Cái lợi lớn hơn tiền là ở chỗ khác: nhân viên nhìn phiếu lương thấy đúng dòng "tạm ứng" với số tiền mình đã nhận, thay vì chỉ thấy thực nhận hụt đi mà không rõ vì sao. Phần lớn tranh cãi cuối tháng biến mất ngay tại đây.
| Khoản | Nhập khi nào | Lặp lại hằng tháng? |
|---|---|---|
| Tạm ứng | Ngay lúc đưa tiền | Không — mỗi lần ứng là một lần nhập |
| Phụ cấp (ăn ca, xăng xe, điện thoại) | Khai một lần khi nhận việc hoặc khi đổi mức | Có — tự vào bảng lương mỗi kỳ |
| Thưởng | Khi chốt kết quả kỳ đó | Không — tuỳ kỳ |
| Trừ đi trễ, về sớm | Không phải nhập | Có — lấy thẳng từ dữ liệu chấm công |
Phụ cấp thì ngược lại: khai một lần
Nhiều chủ quán nhập tay phụ cấp mỗi tháng, và đó là chỗ sai lặp đi lặp lại. Phụ cấp nên khai thành khoản cố định có tên và mức tiền — ăn ca, xăng xe, điện thoại, phụ cấp ca đêm — rồi gán cho nhân viên. Từ kỳ sau nó tự có mặt trong bảng lương với đúng tên đó, nhân viên đọc phiếu lương là hiểu, không cần ai giải thích.
Khi đổi mức phụ cấp hoặc thêm bớt khoản trừ, nhớ bấm tính lại lương thì bảng lương mới cập nhật — phần mềm có nhắc, nhưng đây vẫn là bước hay bị bỏ qua nhất.
Chốt xong thì khoá lại
Bảng lương chạy qua ba trạng thái: tạm tính, thanh toán một phần, đã thanh toán. Khi đã trả tiền và không còn gì sửa, hãy khoá bảng lương của kỳ đó. Khoá rồi, con số đứng yên; không còn chuyện tháng sau mở lại thấy số khác vì ai đó vừa thêm một khoản vào tháng cũ. Cần sửa thật thì mở khoá, sửa, tính lại và khoá lần nữa — mọi lần mở khoá đều có dấu vết.
Ba quy tắc nên viết ra trước
- Trần tạm ứng. Tối đa bao nhiêu phần trăm số công đã làm tới thời điểm xin ứng. Không có trần thì sẽ có người ứng gần hết lương rồi nghỉ việc.
- Ai được duyệt. Ca tối chủ không có mặt thì quản lý ca duyệt tới mức nào, trên mức đó phải gọi chủ.
- Trừ một lần hay chia nhiều kỳ. Khoản lớn nên chia, nhưng phải nói rõ từ đầu chia mấy kỳ, đừng để nhân viên tự hiểu.
Ba dòng này dán ở khu nhân viên là đủ. Phần mềm giữ con số, quy định giữ cách cư xử — thiếu vế nào cũng vẫn cãi nhau.
Tạm ứng, phụ cấp, thưởng và các khoản trừ đều nằm trong phần mềm chấm công tính lương của Ordersys, lấy số công thẳng từ dữ liệu chấm công nên không phải nhập hai lần. Quán muốn thử trước có bản dùng thử miễn phí 7 ngày, đủ để chạy hết một kỳ lương nhỏ.
Đọc thêm: Phụ cấp, thưởng và phạt: đưa vào bảng lương thế nào cho rõ nếu quán đang gộp chung các khoản này thành một con số; và Bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu để dò lại kỳ lương gần nhất.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Chuyển địa điểm quán: dữ liệu, thiết bị và khách cần xử lý thế nào
Chuyển mặt bằng, phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ; phần hay bị bỏ quên là dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối và những khách quen vẫn tới địa chỉ cũ. Bài này tách việc thành ba nhóm làm ở ba thời điểm khác nhau, giải thích vì sao menu - khách - điểm tích luỹ không phải làm lại, lịch bốn mốc từ hai tuần trước ngày dọn tới ca đầu ở chỗ mới, và những thứ bắt buộc dựng lại: sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn.
Quét mã QR gọi nước tại bàn bida: khách tự order, nhân viên chỉ bưng
Tối cuối tuần kín bàn, khách giơ tay gọi nước ba lần không ai thấy — nước bán được ít hơn khả năng thật của quán. Bài này mô tả đúng cách chạy của mã QR gọi món dán tại từng bàn bida: khách quét không cần tải app, thực đơn hiện theo khu vực, đơn nằm chờ nhân viên xác nhận rồi mới cộng vào hóa đơn bàn cùng tiền giờ, kèm những chỗ đã chặn sẵn (gọi sang bàn khác, gửi trùng, gọi liên tục) và ba việc quán phải chuẩn bị trước khi dán mã.
Hàng khuyến mãi và hàng tặng kèm: ghi nhận sao cho khỏi lệch kho
Chạy đợt mua hai tặng một, bán hết veo, cuối tháng kiểm kho hụt cả trăm món mà báo cáo vẫn thấy lãi — vì hàng tặng rời kệ nhưng chưa bao giờ được ghi lại. Bài này tách bốn kiểu hàng ra khỏi kệ mà không thu tiền (tặng kèm theo đơn, quà không bán, hàng mẫu, hàng hỏng) và cách ghi riêng cho từng kiểu, vì sao phải ghi thành dòng đơn giá 0 có lý do thay vì xoá dòng, cách không để tiền quà tặng chui vào giá vốn, và ba việc làm trước đợt tặng kế tiếp.
Tùy chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa không nhầm đơn
Một ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định của khách, nên quán trà sữa nhầm đơn nhiều hơn quán cơm dù bán ít món hơn. Bài này nói cách dựng sẵn bốn nhóm tùy chọn trên phần mềm: size dựng thành cỡ có giá riêng chứ không phải topping, mức đường và mức đá chọn một và có mặc định, topping gom thành nhóm cho chọn nhiều và trừ kho. Kèm ba quy tắc giữ cho quầy bấm nhanh và ba chỗ tùy chọn chạy tiếp tới sau khi bấm.
Quán 1–2 nhân viên dùng QR gọi món có hợp không?
Quán càng ít người đứng càng dễ rơi mất đơn, nên QR gọi món hợp với quán nhỏ hơn là nhiều chủ quán nghĩ — nhưng phải cài đúng. Bài này chỉ ra cài đặt quyết định: chọn Thu ngân xác nhận thay vì Nhân viên xác nhận, bật công tắc Không sử dụng nhân viên, và nhớ bước Báo bếp sau khi xác nhận. Kèm bảng nên bật tắt thông báo nào khi chỉ có một hai người, và ba trường hợp QR chưa hợp với quán.
Quét mã QR xem lại camera bàn bida: khách tự tua lại ván vừa đánh
Khách vừa đánh xong một pha đẹp muốn xem lại thì phải nhờ nhân viên mở máy ở quầy dò giờ — giờ đông không ai rảnh. Bài này nói về cách để khách tự làm: mã QR của camera hiện ngay trên màn hình bàn, quét là mở trang lịch sử camera trên điện thoại, bản ghi trong ngày cắt sẵn theo khung mười lăm phút, bấm xem lại hoặc tải về, chỉnh được tốc độ phát và phóng to khung hình. Kèm bảng các nút bấm và bốn giới hạn cần nói trước với khách.
Spa nhỏ một mình chủ làm: quản lý lịch và khách thế nào
Chủ spa một người vừa làm dịch vụ vừa trả lời tin nhắn, nên lúc đông khách nhất cũng là lúc mất khách nhiều nhất. Bài này nói ba việc hay rơi vãi khi chỉ có một người, cách để khách tự đặt lịch qua đường dẫn hoặc mã QR (kèm chặn giờ dọn và giới hạn đặt gấp), để máy nhắc hẹn thay mình, bốn thứ tối thiểu phải ghi vào hồ sơ khách, và bốn dấu hiệu đo được cho biết khi nào nên thuê thêm người.
Salon tóc quản lý thuốc nhuộm: tồn kho, hạn dùng và lượng dùng mỗi đầu
Một tuýp thuốc nhuộm không bán cho một khách nên đếm tuýp trên kệ không trả lời được tháng này tiền thuốc hết bao nhiêu. Bài này chỉ bốn chỗ thất thoát (pha dư đổ đi, tuýp mở nắp để quên, hết màu giữa buổi, màu ế tới hạn), cách ghi lượng dùng theo từng đầu khách đi chung với công thức màu, bảng việc cần làm về lô – hạn – mức tồn tối thiểu, và vì sao thuốc dùng trong dịch vụ phải để riêng với hàng bán tại quầy.
