Xếp ca là việc tốn thời gian nhất của quản lý quán, và cũng là nguồn gốc của phần lớn mâu thuẫn trong nhóm. Nguyên nhân gần như luôn là một trong hai: xếp theo cảm tính, hoặc đổi ca bằng tin nhắn riêng mà quản lý không biết.
Bắt đầu từ đường cong khách, không phải từ số người
Sai lầm thường gặp là chia đều: sáng 3 người, chiều 3 người, tối 3 người. Thực tế quán có giờ cao điểm rõ rệt. Việc đầu tiên là lấy doanh thu theo giờ của 4 tuần gần nhất, vẽ ra xem giờ nào đông. Xếp người theo đường cong đó, không theo thói quen.
Năm quy tắc nên chốt và dán lên
- Lịch ra trước ít nhất 1 tuần. Ra muộn thì nhân viên không sắp xếp được việc riêng, và đó là lý do nghỉ việc rất hay gặp ở sinh viên làm thêm.
- Đổi ca phải báo quản lý, không đổi riêng với nhau. Đổi ngầm là lúc thiếu người mà không ai chịu trách nhiệm.
- Hạn xin nghỉ. Ví dụ báo trước 3 ngày, trừ việc đột xuất có lý do.
- Ca nào cần ai biết việc gì. Ca tối cuối tuần phải có ít nhất một người pha chế cứng — không phải cứ đủ đầu người là được.
- Giới hạn số ca liên tiếp. Làm 7 ngày liền rồi nghỉ 2 ngày nghe thì tiện cho lịch, nhưng chất lượng phục vụ ngày thứ 6, thứ 7 luôn tệ.
Ba kiểu xếp ca hay dùng
| Kiểu | Hợp với | Nhược |
|---|---|---|
| Ca cố định — mỗi người một khung giờ quen | Quán nhỏ, nhân sự ổn định | Nghỉ đột xuất là không ai thay được |
| Ca xoay — luân phiên sáng, chiều, tối | Quán mở dài giờ | Ai cũng phải biết mọi việc, mất công đào tạo hơn |
| Ca gãy — làm giờ cao điểm trưa và tối | Quán ăn có hai đỉnh rõ rệt | Nhân viên ở xa rất ngại, dễ nghỉ |
Chuyện tiền: xếp ca sai làm đội chi phí lặng lẽ
Xếp thừa người giờ vắng thì tốn lương mà không ra doanh thu. Xếp thiếu giờ đông thì mất khách và phải trả thêm giờ. Cả hai đều không hiện ra trong báo cáo doanh thu — chỉ hiện ở tỉ lệ chi phí lương trên doanh thu. Theo dõi con số này hằng tháng là cách sớm nhất phát hiện lịch đang có vấn đề.
Và nhớ tính đúng phần làm thêm giờ khi phải kéo ca — xem lương tối thiểu vùng 2026 và cách tính làm thêm giờ.
Phần mềm HRM Ordersys xếp lịch theo ca, ghi lại mọi lần đổi ca và xin nghỉ, chấm công gắn với đúng ca đã xếp — nên cuối tháng tính lương không phải đối chiếu lại từ tin nhắn.
