오래 운영한 당구장에는 게임을 끝내고 "다음 주에 보낼게요"라고 말하는 단골 손님이 꼭 있습니다. 가장 흔한 기록 방법은 여전히 카운터의 외상 장부입니다. 몇 달 지나면 장부가 어긋나기 시작합니다. 직원 세 명의 필체가 섞이고, 받았는지 알 수 없는 줄이 생기고, 손님은 갚았다는데 장부에는 그대로 남아 있습니다. 어려운 점은 누가 외상인지 기억하는 것이 아니라 월말에 바깥에 걸린 금액이 모두 얼마인지 모른다는 것입니다.
외상 처리는 결제 화면 안에서, 따로 장부를 쓰지 않습니다
Ordersys 카운터 화면에는 현금, 카드, 계좌이체와 함께 외상 처리가 있습니다. 직원은 평소처럼 테이블을 마감합니다. 테이블 시간, 음료, 음식이 한 장의 계산서로 합쳐지고, 손님이 낸 만큼 입력한 뒤 남은 금액을 외상으로 올립니다. 출력된 계산서에는 외상 금액이 별도 줄로 찍히기 때문에 손님도 같은 기록을 들고 갑니다.
소프트웨어가 장부보다 엄격한 지점이 하나 있습니다. 외상을 올리려면 매장 회원인 손님을 반드시 선택해야 합니다. 이름이 없으면 외상이 되지 않습니다. 다소 딱딱하게 들리지만 바로 여기가 딱딱해야 하는 자리입니다. "5번 테이블 파란 셔츠 손님"으로 적어 둔 외상이 돈이 사라지는 가장 흔한 경로입니다. 외상을 쓰고 싶은 단골은 한 번 회원 등록을 하면, 그다음부터 모든 외상이 한 사람의 기록으로 모입니다.
손님이 아직 내지 않은 돈이 매출에 더해지지 않습니다
종이 장부로는 못 하는 부분입니다. 외상이 발생하면 Ordersys는 두 숫자를 분리합니다. 매출에는 실제로 받은 돈만 들어가고, 외상은 따로 보관됩니다. 돈이 아직 외상 장부에 있는데 일일 보고가 전액 받은 것처럼 나오지 않습니다. 외상이 남은 계산서는 잠겨서 수정도 되지 않으므로, 손님이 떠난 뒤 지난 전표를 손대는 일도 없습니다.
계산서마다 세 가지 상태 중 하나를 달고 있어 한눈에 위치가 보입니다.
| 상태 | 뜻 | 해야 할 일 |
|---|---|---|
| 결제 완료 | 테이블 마감 때 전액을 받음 | 따로 챙길 것 없음 |
| 일부 외상 | 조금만 받고 나머지가 걸려 있음 | 잔액 관리, 보통 회수가 쉬움 |
| 외상 | 해당 계산서에서 한 푼도 받지 못함 | 손님에게 전화해 날짜를 정함 |
외상 통계 화면: 누가, 얼마를, 그중 얼마를 받았는지
장부를 넘기는 대신 사장님은 외상 통계 화면을 엽니다. 기간을 고르거나 손님 이름, 전화번호를 입력해 찾습니다. 표에는 계산서별로 테이블 코드, 발생일, 회원 이름, 전화번호, 받을 금액, 이미 회수한 금액, 남은 외상이 나옵니다. 위쪽에는 조회 기간의 외상 총액이 표시됩니다. 장부로 운영하는 사장님 열 명에게 물으면 아홉 명이 바로 답하지 못하는 숫자입니다.
이 목록이 있으면 회수는 실제로 해낼 수 있는 일이 됩니다. 오래 묵은 건을 걸러내고, 기록에 있는 전화번호로 연락하고, 금액이 큰 손님부터 챙기면 됩니다. 소프트웨어가 전화를 대신 걸어 주지는 않지만, 누구에게 연락해야 하는지 장부를 뒤지는 과정은 완전히 없어집니다.
회수한 돈이 제자리로 들어가고, 금고에서 떠돌지 않습니다
손님이 돈을 가져오면 직원은 해당 계산서를 열고 회수를 누릅니다. 회수 화면에 손님 이름과 남은 금액이 뜨고, 받은 금액을 입력하고 결제 수단과 필요하면 메모를 남깁니다. 일부만 받으면 계산서는 일부 외상으로 바뀌고 잔액은 계속 따라갑니다. 남은 외상보다 큰 금액을 넣으면 소프트웨어가 막습니다.
함께 따라오는 것이 손님별 회수 이력(몇 번, 얼마씩, 어느 날 갚았는지)과 외상을 회수할 때마다 수입·지출 항목에 자동으로 만들어지는 수입 전표입니다. 이 전표는 의도적으로 수정과 삭제가 막혀 있어, 손님이 낸 돈이 중간에 사라지지 않습니다. 마감 때 회수 금액은 이미 정산에 들어가 있습니다.
외상 기능을 켜기 전에 정해 둘 규칙
- 실제 전화번호가 있는 회원에게만 외상을 줍니다. 소프트웨어도 이것을 요구합니다.
- 손님별 외상 한도를 정하고 미리 말해 두어, 한 건이 손을 벗어나지 않게 합니다.
- 외상 화면은 한 사람이 주마다 확인하게 맡기고, 월말에 열지 않습니다.
- 돈이 들어오면 지난 계산서에서 회수합니다. 빠르다고 새 계산서에 얹으면 기록이 끊깁니다.
단골이 많은 매장에서 외상은 피하기 어렵지만, 위험해지는 것은 총액을 아무도 쥐고 있지 않을 때뿐입니다. 외상이 테이블 시간과 음료와 같은 시스템 안에 있으면 사장님은 실제 매출과 바깥에 걸린 금액을 함께 알 수 있습니다. Ordersys 당구장 관리 프로그램을 7일 무료로 써 보고, 실제 단골 손님과 함께 일주일 돌려 보십시오. 관련 글 두 편: 당구장 야간 마감과 현금 정산, 여러 당구장을 한 계정으로 관리하기.
Ordersys는 테이블별 시간을 자동으로 계산하고 조명을 켜고 끄며, 테이블 주문과 교대별 매출 보고를 제공합니다.
다른 소식
Zalo로 들어온 마사지 예약: 메시지를 받은 다음에 할 일
채팅 메시지는 아직 예약이 아닙니다. 메시지를 공용 일정으로 옮기는 방법 — 방과 베드와 관리사 지정, 예약 상태 읽기, 그리고 예약 시간 전 자동 알림까지.
펫샵 관리 프로그램: 용품 판매와 미용 예약을 한 대에서
펫샵은 가게 두 개를 합친 곳입니다. 포장 단위가 여러 가지인 상품과 시간을 잡아야 하는 미용 서비스. 여러 단위 등록, 담당자를 지정하는 예약, 상품과 서비스를 한 계산서에 담는 방법을 정리했습니다.
주방이 여러 개인 식당의 프린터 설정: 전표를 알맞은 코너로
온장 주방, 냉장 주방, 바마다 프린터를 둡니다. 기기마다 상품 그룹을 지정하면 시스템이 코너별로 전표를 나눕니다. IP와 USB 프린터 선택, 전표가 사라졌을 때 확인할 곳까지 정리했습니다.
계절별 잘 팔리는 카페 메뉴를 보고 메뉴판 바꾸기
메뉴는 서른 가지인데 매출은 일고여덟 가지에서 나옵니다. 기간별 상품 보고서를 읽고 원가 옆에 놓은 뒤 네 묶음으로 나누고 나서 유지·밀기·삭제를 결정하세요.
미용실 정기 헤어케어 패키지와 멤버십 카드 관리
6회 헤어팩 패키지와 멤버십 카드는 서로 다른 것이라 같은 방식으로 관리하면 꼬입니다. 전표에서 바로 차감하고, 담당과 보조의 수당을 나누며, 아직 빚진 횟수를 파악합니다.
근로계약 관리: 갱신 알림과 직원 인사 기록
수습 종료, 계약 만료, 서류 만료 — 사람마다 한 번씩 와서 쉽게 지나가는 날짜들입니다. 직원마다 서류와 만료일이 붙은 인사 기록을 두고, 기한 전에 미리 알립니다.
마사지숍 선불권과 회차 패키지: 차감과 잔여 회차 안내
충전권은 시술 금액만큼, 패키지는 회차로 차감됩니다. 방식이 다르니 등록도 달라야 합니다. 룸에서 바로 차감하고, 받은 돈과 아직 갚지 않은 회차를 함께 봅니다.
당구장 카메라: 전표와 테이블 영상 대조로 손실 막기
프로그램의 작업 이력은 어느 테이블에서 몇 시에 누가 열고 취소했는지 알려 주고, 그 테이블 카메라는 그때 실제 모습을 보여 줍니다. 둘을 나란히 놓으면 확인은 몇 분이면 끝납니다.
노래방 방별 음식·음료 세트 운영하기
고정 세트와 손님이 고르는 세트, 다섯 줄 대신 한 줄로 주문, 주방과 바가 맞는 품목을 받고, 세트 금액은 방 시간 요금과 같은 영수증에 올라갑니다.
