근로계약 관리: 갱신 알림과 직원 인사 기록

근로계약서는 보통 두 번만 떠오릅니다. 도장을 찍는 날, 그리고 문제가 생긴 날입니다. 그 사이에는 경리실 서류철이나 사장님 휴대폰 사진첩에 들어 있습니다. 열다섯 명 규모면 그렇게도 굴러가지만, 지점 몇 곳에 서른·마흔 명이 되면 "이 친구 계약 끝났나?"라는 질문에 바로 답할 사람이 없습니다. 그리고 계약은 만료됐는데 사람은 계속 출근하는 상태는 어느 쪽도 바라지 않는 상황입니다.

소리 없이 지나가는 날짜들

누가 게을러서가 아닙니다. 이 날짜들은 매일 벌어지는 일과 붙어 있지 않기 때문입니다. 사람마다 한 번씩, 일 년 내내 흩어져 옵니다.

서류철이 아니라 직원별 인사 기록

Ordersys HRM에서는 직원마다 하나의 인사 기록이 있습니다. 개인 서류, 만료일이 붙은 계약서, 직책, 현재 근무 지점, 기본급과 수당이 함께 들어갑니다. 서류는 기록 안에 첨부되므로 대화방에서 사진을 뒤질 일이 없습니다. 계약 만료 전과 수습 종료 전에 시스템이 미리 알려 주기 때문에, 가장 잘 지나가 버리는 두 시점이 아직 손쓸 수 있을 때 눈앞에 올라옵니다.

기록에는 이력도 남습니다. 누가 언제 임금이 올랐는지, 어느 지점에서 어느 지점으로 옮겼는지가 남습니다. 직원이 "지난번 인상이 언제였죠?"라고 물으면, 답은 누가 더 잘 기억하느냐가 아니라 기록에 있습니다.

지점이 여러 곳일 때

체인에서는 점장마다 자기 직원 서류를 일부씩 들고 있는 상황이 자주 생깁니다. 직원이 지점을 옮기면 서류는 늦게 따라오거나 아예 따라오지 않습니다. 모든 기록을 한 시스템에 두면 점장은 자기 직원을, 사장과 경리는 전체를 봅니다. 직원을 다른 지점으로 옮기는 일도 서류 한 뭉치를 인계하는 대신 항목 하나를 바꾸는 일이 됩니다.

• 만료가 다가오는 계약을 월별, 지점별로 걸러 볼 수 있습니다.
• 서류가 빠진 기록은 바로 드러납니다. 제출할 일이 생길 때까지 기다리지 않습니다.
• 퇴사자의 기록과 이력도 나중에 대조할 수 있도록 남습니다.

프로그램은 알리고, 판단은 사람이

시스템이 계약을 알아서 갱신하지 않고, 누구와 다시 계약할지 관리자의 판단을 대신하지도 않습니다. 하는 일은 맞는 때에 맞는 이름을 완전한 기록과 함께 앞에 올려 주는 것입니다. 계약 종류, 기간, 수습 허용 일수, 수습 기간 최저 임금 같은 법률 부분은 규정에 따르며 따로 읽어 보는 편이 좋습니다. 식당·매장 근로계약서 글에서 그 부분을 다룹니다.

부담 없이 시작하는 법

한꺼번에 다 넣을 필요는 없습니다. 가장 가벼운 방법은 앞으로 석 달 안에 계약이 끝나는 사람부터 넣는 것입니다. 가장 빨리 알림이 필요한 그룹이기 때문입니다. 나머지는 그 사람과 관련된 일이 생길 때마다 하나씩 채워 가면 됩니다. 석 달 한 바퀴를 돌면 거의 다 차고, 다른 일을 멈추고 자료를 만들 필요도 없습니다.

인사 기록, 계약, 근태, 근무표, 급여가 모두 Ordersys HRM 프로그램 안에 있고 7일 무료로 써 볼 수 있습니다. 함께 읽기: 직원이 지점을 오갈 때의 근태 관리.