Quán bida nào mở lâu cũng có nhóm khách quen chơi xong rồi nói "để tuần sau anh gửi". Cách ghi phổ biến nhất vẫn là cuốn sổ ở quầy. Sổ chạy vài tháng thì lệch — chữ của ba nhân viên khác nhau, có dòng không rõ đã thu chưa, có khách bảo trả rồi mà sổ vẫn còn. Phần khó nhất không phải nhớ ai nợ, mà là cuối tháng không biết tổng cộng đang treo ngoài bao nhiêu tiền.
Ghi nợ nằm ngay trong lúc thanh toán, không phải việc riêng của cuốn sổ
Trên màn thu ngân của Ordersys, ngoài tiền mặt, thẻ và chuyển khoản còn có hình thức ghi nợ. Nhân viên chốt bàn như bình thường: tiền giờ, nước, đồ ăn cộng thành một hoá đơn, khách trả được bao nhiêu thì nhập bấy nhiêu, phần còn lại ghi nợ. Hoá đơn in ra có hẳn một dòng ghi nợ kèm số tiền, nên khách cũng cầm bằng chứng về nhà.
Một điểm phần mềm làm chặt hơn cuốn sổ: ghi nợ buộc phải chọn khách là thành viên của quán. Không có tên thì không ghi nợ được. Nghe hơi cứng nhưng đúng là chỗ cần cứng — ghi nợ cho "ông áo xanh bàn 5" chính là cách mất tiền phổ biến nhất. Khách quen muốn ghi nợ thì đăng ký thành viên một lần, và từ đó mọi lần nợ dồn về một hồ sơ.
Doanh thu không bị cộng thêm phần khách chưa trả
Đây là chỗ cuốn sổ tay không làm được. Khi có ghi nợ, Ordersys tách hai con số: doanh thu chỉ tính tiền thực thu, phần nợ lưu riêng. Báo cáo ngày không báo thu đủ khi tiền còn nằm ở sổ nợ. Hoá đơn còn nợ cũng bị khoá, không sửa được, để không ai dọn lại phiếu cũ sau khi khách đã về.
Mỗi hoá đơn mang một trong ba trạng thái, nhìn là biết đang ở đâu:
| Trạng thái | Nghĩa | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Đã trả | Khách trả hết trong lúc chốt bàn | Không phải theo nữa |
| Nợ một phần | Trả được một ít, còn lại treo | Theo phần còn lại, thường dễ thu |
| Công nợ | Chưa trả đồng nào trên hoá đơn đó | Gọi khách, hẹn ngày thu |
Màn thống kê công nợ: ai nợ, nợ bao nhiêu, đã thu bao nhiêu
Thay vì lật sổ, chủ quán mở màn thống kê công nợ: chọn khoảng ngày, hoặc gõ tên, số điện thoại khách để tìm. Bảng hiện từng hoá đơn kèm mã bàn, ngày phát sinh, tên thành viên, số điện thoại, số phải thu, số đã thu nợ và số còn nợ. Góc trên hiện tổng công nợ của khoảng đang xem — con số mà hỏi mười chủ quán dùng sổ tay thì chín người không trả lời ngay được.
Có danh sách này thì thu nợ thành việc làm được: lọc khoản để quá lâu, gọi theo số điện thoại sẵn trong hồ sơ, ưu tiên khách nợ nhiều. Phần mềm không tự gọi thay chủ quán, nhưng bỏ hẳn công đoạn dò sổ để biết phải gọi ai.
Thu nợ ghi vào đúng chỗ, không phải tiền lạc trong két
Khi khách mang tiền tới, nhân viên mở đúng hoá đơn đó và bấm thu nợ. Màn thu hiện tên khách, số còn nợ, rồi nhập số tiền khách đưa, chọn phương thức và ghi chú nếu cần. Thu một phần thì hoá đơn chuyển sang nợ một phần, số còn lại tự tính tiếp. Nhập quá số còn nợ thì phần mềm chặn.
Đi kèm là lịch sử thu nợ của từng khách — đã trả mấy lần, mỗi lần bao nhiêu, ngày nào — và một phiếu thu tạo tự động trong phần thu chi mỗi khi thu nợ. Phiếu này cố tình không cho sửa, không cho xoá, để tiền khách trả không biến mất giữa đường. Cuối ca, khoản thu nợ nằm sẵn trong đối soát.
Vài quy ước nên đặt trước khi bật ghi nợ
- Chỉ ghi nợ cho khách đã là thành viên, có số điện thoại thật — đây cũng là điều phần mềm bắt buộc.
- Đặt mức nợ tối đa cho mỗi khách và nói trước, để không có khoản vượt tầm kiểm soát.
- Giao một người xem màn công nợ mỗi tuần, không để tới cuối tháng mới mở.
- Thu tiền thì thu ngay trên hoá đơn cũ, không gộp vào hoá đơn mới cho nhanh — gộp là mất dấu.
Ghi nợ là chuyện không tránh được ở quán có khách ruột, nhưng chỉ nguy hiểm khi không ai nắm con số tổng. Khi khoản nợ nằm cùng hệ thống với tiền giờ và tiền nước, chủ quán vừa biết doanh thu thật, vừa biết đang treo ngoài bao nhiêu. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý quán bida của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy một tuần với đúng nhóm khách quen. Hai bài liên quan: chốt ca đêm quán bida và cách đối soát tiền mặt, quản lý chuỗi nhiều quán bida trên một tài khoản.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Khách đặt lịch massage qua Zalo: nhận tin nhắn xong làm gì tiếp
Tin nhắn Zalo chưa phải là một cái hẹn. Cách đưa lịch từ tin nhắn vào màn lịch chung: chọn phòng, giường và kỹ thuật viên, đọc các trạng thái phiếu hẹn, và để phần mềm nhắc khách trước giờ.
Phần mềm quản lý pet shop: bán đồ thú cưng và nhận lịch dịch vụ trên một máy
Pet shop là hai cửa hàng ghép làm một: hàng hoá nhiều quy cách và dịch vụ tắm tỉa phải hẹn giờ. Cách khai nhiều đơn vị tính, nhận lịch có chọn người làm, và gộp hàng với dịch vụ vào cùng một hoá đơn.
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
Theo dõi món cafe bán chạy theo mùa để đổi menu
Menu ba chục món mà doanh thu chỉ đến từ bảy tám món. Đọc báo cáo hàng hoá theo kỳ, đặt cạnh giá vốn, chia món thành bốn nhóm rồi mới quyết giữ, đẩy hay bỏ.
Gói chăm sóc tóc định kỳ và thẻ thành viên cho salon
Gói hấp dầu sáu lần và thẻ thành viên là hai thứ khác nhau, quản lý chung một kiểu là rối. Trừ buổi ngay trên phiếu, chia hoa hồng cho thợ chính và thợ gội, và biết số buổi còn nợ khách.
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
Thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage: trừ dần, nhắc buổi
Thẻ nạp tiền trừ theo giá dịch vụ, gói liệu trình trừ theo buổi — hai kiểu khác nhau nên khai khác nhau. Trừ ngay tại phòng, chủ quán nhìn được tiền đã thu và số buổi còn nợ khách.
Camera quán bida: đối chiếu đơn với video bàn để chống thất thoát
Lịch sử thao tác trong phần mềm cho biết bàn nào, giờ nào, ai mở ai huỷ; camera của chính bàn đó cho biết lúc ấy thực tế thế nào. Đặt hai thứ cạnh nhau thì việc kiểm chỉ mất vài phút.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
