아침 6시부터 밤 10시까지 여는 카페는 보통 2교대로 운영합니다. 오후 2시, 오전 근무자는 서둘러 퇴근하려 하고 오후 근무자는 막 도착했으며 손님은 줄을 서 있습니다. 인계는 한마디로 끝납니다. "금고에 한 200만 동쯤 있어요." 저녁에 금고를 세어 보니 돈이 모자란데, 어느 교대에서 모자랐는지 아무도 모릅니다. 오전 근무자는 갈 때는 맞았다고 하고, 오후 근무자는 받을 때부터 그랬다고 합니다. 교대 인계는 하루 중 두 사람의 책임을 나눌 수 있는 유일한 순간입니다. 5분만 들여 모든 단계를 지키면 마감 때 하루 전체를 거슬러 확인할 필요가 없습니다.
인계 때 정리해야 할 세 가지
- 돈. 금고에 실제로 있는 현금과 시스템의 금액을 비교합니다. 다음 교대의 거스름돈으로 남길 몫과 꺼내서 사장님께 드릴 몫을 나눕니다.
- 진행 중인 일. 아직 앉아 있고 계산하지 않은 테이블, 대기 중인 포장·배달 주문, 결제는 했지만 아직 만들지 않은 음료.
- 메모. 우유, 얼음, 컵이 떨어져 감; 그라인더 소리가 이상함; 단골이 물건을 맡기고 다시 찾으러 오기로 함.
Ordersys에서 교대 인계 다섯 단계
| 단계 | 담당 | 할 일 |
|---|---|---|
| 1. 교대 중 지출 전표를 모두 기록 | 인계하는 사람 | 금고 돈으로 산 얼음, 주차비, 빨대는 모두 교대를 닫기 전에 지출 전표가 있어야 합니다. 마감된 교대의 수입·지출 전표는 잠겨서 더 이상 수정하거나 삭제할 수 없습니다. |
| 2. 금고를 세고 실제 인계된 현금 입력 | 인계하는 사람, 옆에 인수하는 사람 | 시스템에 교대 종료 시 총 현금이 표시됩니다. 방금 센 금액을 입력하면 프로그램이 차액을 계산합니다. |
| 3. 근무 종료 메모를 쓰고 교대 종료 | 인계하는 사람 | 현금이 맞지 않으면 인계 금액이 금고에 있어야 할 금액과 다르다며 시스템이 다시 확인합니다. 이유를 알면 적고, 교대를 닫고 교대 마감 전표를 인쇄합니다. |
| 4. 새 교대 시작 | 인수하는 사람 | 방금 받은 금액 그대로 시작 시 금액을 입력하고, 주의할 점이 있으면 시작 메모를 남깁니다. |
| 5. 교대 마감 전표에 서명 | 두 사람 모두 | 두 사람이 인쇄된 전표에 함께 서명하고, 사장님이 볼 수 있는 정해진 곳에 보관합니다. |
Ordersys는 이전 교대가 닫히지 않으면 새 교대를 열 수 없게 합니다. 오후 근무자가 판매하려면 오전 근무자가 먼저 자기 교대를 닫아야 하므로 "놔뒀다가 저녁에 한꺼번에 정리하자"는 불가능합니다.
교대 상세에서 사장님이 볼 수 있는 것
교대 상세 화면과 인쇄된 교대 마감 전표에는 다음이 기록됩니다.
- 교대 코드, 직원, 시작 시각과 종료 시각.
- 시작 시 현금, 교대 종료 시 총 현금, 실제 인계된 현금과 차액.
- 결제 수단별 매출: 현금, 계좌이체, 카드, 외상.
- 수입 전표, 지출 전표, 반품, 할인, 추가 요금, 교대 중 계산서 총수.
- 시작 메모와 근무 종료 메모.
사장님이 가게에 없어도 근무 교대 이력을 볼 수 있습니다. 인쇄한 전표를 잃어버리면 교대 상세에서 교대 마감 전표를 다시 인쇄하면 됩니다.
카운터에 붙여 둘 만한 규칙
- 시작 시 현금은 고정. 예를 들어 교대마다 가게가 정한 같은 금액의 거스름돈을 받습니다. 그 이상은 지출 전표를 남기고 꺼내 사장님께 드립니다. 시작 금액이 매일 바뀌면 차이를 알아보기가 매우 어렵습니다.
- 인수하는 사람 앞에서 세기. 센 금액과 입력한 금액이 같다는 것을 인수자가 직접 봅니다.
- 아직 앉아 있는 테이블은 근무 종료 메모에 적어 다음 교대가 어느 테이블이 무엇을 주문했고 누가 응대했는지 알게 합니다.
- 차이가 나면 바로 기록하고, 메우지 마세요. 직원이 자기 돈으로 맞춰 넣으면 원인이 가려집니다. 작은 차이라도 같은 교대에서 반복되면 그것이 살펴봐야 할 신호입니다.
현금이 맞지 않을 때 어디를 찾아야 하는지, 왜 남는 돈이 모자란 돈보다 더 걱정스러운지는 카페 교대 마감 금액이 맞지 않을 때에서 원인별로 다룹니다. 교대 시작·종료, 현금 대조, 결제 수단별 매출은 Ordersys 카페 관리 프로그램에 들어 있으며, 7일 무료 체험이 가능합니다. 계좌이체 금액은 매장 QR 결제: 새는 돈 없이 대조하는 법에 따라 따로 대조합니다.
몇 번의 터치로 계산, 컵 라벨·토핑 인쇄, 제조 화면 전송, POS에서 전자세금계산서 발행.
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