Quán cà phê mở từ sáu giờ sáng tới mười giờ tối thường chia hai ca. Hai giờ chiều, ca sáng vội về, ca chiều vừa tới, khách đang xếp hàng. Bàn giao gói gọn trong một câu: "Két còn khoảng hai triệu nha." Tới tối đếm két thấy thiếu, không ai biết thiếu từ ca nào: ca sáng nói lúc đi còn đủ, ca chiều nói lúc nhận đã vậy rồi. Giao ca là lúc duy nhất trong ngày tách được phần trách nhiệm của hai người. Dành năm phút làm đủ bước thì cuối ngày không phải dò lại cả ngày.
Giao ca phải chốt ba thứ
- Tiền. Tiền mặt thực có trong két so với số trên máy. Phần nào để lại làm tiền lẻ cho ca sau, phần nào rút ra nộp chủ.
- Việc đang dở. Bàn khách còn ngồi chưa thanh toán, đơn mang đi hay đơn giao đang chờ, ly khách đã trả tiền nhưng chưa làm xong.
- Ghi chú. Sữa, đá, ly sắp hết; máy xay kêu lạ; khách quen gửi đồ hẹn quay lại lấy.
Năm bước giao ca trên Ordersys
| Bước | Ai làm | Làm gì |
|---|---|---|
| 1. Ghi hết phiếu chi trong ca | Người giao | Mua đá, gửi xe, mua ống hút bằng tiền két đều phải có phiếu chi trước khi đóng ca. Phiếu thu, phiếu chi của ca đã đóng bị khoá, không sửa hay xoá được nữa. |
| 2. Đếm két, nhập tiền mặt bàn giao thực tế | Người giao, người nhận đứng cạnh | Máy hiện tổng tiền mặt cuối ca. Nhập số tiền vừa đếm, phần mềm tính ra số chênh lệch. |
| 3. Ghi chú cuối ca rồi đóng ca | Người giao | Lệch tiền thì máy hỏi lại vì số bàn giao không bằng số trong két. Ghi lý do nếu biết, rồi đóng và in phiếu kết ca. |
| 4. Mở ca mới | Người nhận | Nhập tiền đầu ca đúng số vừa nhận, thêm ghi chú đầu ca nếu có điều cần lưu ý. |
| 5. Ký phiếu kết ca | Cả hai | Hai người cùng ký trên phiếu in, cất vào chỗ quy định cho chủ xem. |
Ordersys không cho mở ca mới khi ca trước chưa đóng. Ca chiều muốn bán thì ca sáng phải đóng ca của mình trước, nên không thể "để đó tối tính chung".
Chi tiết ca cho chủ quán xem những gì
Màn chi tiết ca và phiếu kết ca in ra ghi lại:
- Mã ca, nhân viên, giờ mở và giờ đóng ca.
- Tiền mặt đầu ca, tổng tiền mặt cuối ca, tiền mặt bàn giao thực tế và số chênh lệch.
- Doanh thu tách theo phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, ghi nợ.
- Phiếu thu, phiếu chi, trả hàng, giảm giá, phụ thu và tổng số hoá đơn trong ca.
- Ghi chú đầu ca và cuối ca.
Chủ không có mặt ở quán vẫn xem được lịch sử ca. Phiếu in thất lạc thì in lại phiếu đóng ca từ chi tiết ca.
Vài quy ước nên dán ở quầy
- Tiền đầu ca cố định. Ví dụ mỗi ca nhận một mức tiền lẻ quán tự đặt. Phần dư rút ra nộp chủ, có phiếu chi ghi rõ. Tiền đầu ca thay đổi mỗi ngày thì rất khó nhìn ra lệch.
- Đếm trước mặt người nhận. Người nhận thấy số đếm và số nhập vào máy là một.
- Bàn khách còn ngồi thì ghi chú cuối ca để ca sau biết bàn nào đã gọi gì, ai phục vụ.
- Lệch thì ghi ngay, đừng bù. Nhân viên tự bỏ tiền túi cho khớp sẽ che mất nguyên nhân. Lệch nhỏ nhưng lặp lại theo cùng một ca mới là dấu hiệu cần xem.
Lệch rồi thì dò ở đâu, vì sao thừa tiền đáng lo hơn thiếu tiền: bài chốt ca quán cà phê không khớp tiền đi từng nguyên nhân. Mở ca, đóng ca, đối chiếu tiền mặt và doanh thu theo từng phương thức thanh toán có trong phần mềm quản lý quán cafe Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Phần tiền chuyển khoản đối soát riêng theo bài thanh toán QR tại quán: đối soát thế nào cho không thất thoát.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Báo cáo doanh thu theo từng stylist ở salon tóc: đọc thế nào cho công bằng
Bảng doanh thu theo thợ dễ bị đọc thành bảng xếp hạng, trong khi thợ đứng ca tối, nhận nhuộm uốn hay làm thợ phụ gội có con số rất khác nhau. Số liệu lấy từ đâu, nên xem cột nào cho từng câu hỏi, so sánh sao cho công bằng và dùng báo cáo để chốt hoa hồng, chia khách, đào tạo.
Xem tạm tính tiền bàn bida đang chơi: báo khách đúng số trước khi chốt
Khách hỏi "tới giờ này bao nhiêu rồi?" mà nhân viên nhẩm miệng thì lúc thanh toán dễ lệch và sinh cãi nhau. Hai cách xem tạm tính trên phần mềm, phiếu tạm tính gồm những gì, khi nào con số còn đổi, tạm dừng giờ có dấu vết và món thêm sau khi in tạm được ghi lại.
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
