Phần mềm bán hàng hiếm khi hỏng hẳn một ngày đẹp trời. Nó chỉ chậm dần, thiếu dần: thêm một file Excel để chấm công, thêm một nhóm Zalo để báo kho, cuối ngày thêm mười phút dò vì sao tiền không khớp. Mỗi thứ nhỏ, cộng lại thành một khoản đáng kể mỗi tháng. Bảng tự kiểm dưới đây giúp tách phiền với phải đổi.
Tự kiểm: quán bạn có mấy dấu hiệu?
Đánh dấu những câu đúng với quán bạn trong 3 tháng gần đây
Đọc kết quả thế nào
| Số dấu hiệu | Nghĩa là | Nên làm gì |
|---|---|---|
| 0–2 | Phiền nhưng chưa tốn nhiều | Hỏi bên đang dùng xem có cách khắc phục hoặc tính năng bị bỏ quên không. Chưa cần đổi |
| 3–4 | Đang mất tiền và thời gian đều đặn mỗi tháng | Bắt đầu xuất thử dữ liệu và xem phần mềm khác; chọn thời điểm đổi vào lúc vắng khách |
| 5 trở lên | Phần mềm không còn theo kịp quán | Lên kế hoạch đổi trong 1–2 tháng tới |
Bốn dấu hiệu hay bị xem nhẹ
Tiền lệch mà không truy ra được
Lệch vài chục nghìn thì quán nào cũng có. Vấn đề là không tìm ra vì sao: phần mềm không ghi ai huỷ món, ai giảm giá, ai sửa hoá đơn sau khi in. Khi đó mọi lần lệch đều thành chuyện nghi ngờ nhân viên, và bạn không có gì trong tay để kiểm.
Việc làm thêm ngoài phần mềm
Đếm thử số file Excel và nhóm Zalo quán đang dùng để làm việc hằng ngày. Mỗi thứ là một chỗ số liệu phải nhập hai lần, và là chỗ lệch tiếp theo. Chấm công, kho nguyên liệu, đặt bàn trước là ba việc hay bị đẩy ra ngoài nhất.
Không gọi được ai lúc cần
Sự cố ở quán thường rơi vào đúng giờ đông khách: tối, cuối tuần, ngày lễ. Hỗ trợ chỉ trong giờ hành chính thì thực tế là không có hỗ trợ.
Không tự lấy được dữ liệu ra
Thử ngay hôm nay: xuất danh sách hàng hoá và khách hàng ra Excel. Làm được thì việc đổi sau này chỉ là công sức. Không làm được thì dữ liệu của quán đang nằm ở chỗ bạn không kiểm soát.
Khi nào chưa nên đổi
Chỉ vì thấy phần mềm khác rẻ hơn vài chục nghìn một tháng thì chưa đáng. Công chuyển dữ liệu, đào tạo lại và một hai tuần đầu chậm tay thường lớn hơn phần chênh đó. Chi tiết ở bài đổi phần mềm bán hàng: mất gì, giữ được gì.
Ordersys giúp phần nào
Khi quán quyết định đổi, đội triển khai Ordersys nhập dữ liệu từ file của phần mềm cũ, cài đặt và đào tạo tại quán, không thu phí triển khai. Xem cách làm ở trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Đọc tiếp: đổi phần mềm bán hàng lúc nào là hợp.
Ordersys는 음식점용과 소매점용이 있습니다: 계산, 재고, 보고서, 전자세금계산서, 방문 설치와 교육까지.
다른 소식
노래방 룸 담당 직원 팁 관리 — 투명하게 기록하고 나누기
노래방 손님은 현금으로, 계산서에 더해서, 또는 초과 송금으로 팁을 줍니다. 뒤의 두 가지는 가게 현금함을 거치므로 기록하지 않으면 의심이 생깁니다. 팁의 세 가지 형태와 돈이 있는 곳, 각자 갖기와 함께 모으기, 결제 시 팁 기록, 교대 마감 때 투명하게 지급하는 방법을 설명합니다.
고객 목록의 중복 고객 — 이력을 잃지 않고 병합하는 방법
한 손님에게 프로필이 세 개면 포인트가 세 군데로 나뉘고, 등급이 오르지 못하며, 보고서에는 신규 고객으로 잡힙니다. 중복이 생기는 다섯 가지 원인, 알아차리는 신호, 구매 이력과 적립 포인트를 지키며 병합하는 방법, 처음부터 중복을 막는 카운터 습관을 설명합니다.
성수기 네일숍 예약금: 누구에게 받고, 무엇을 말하고, 돈은 어디로 가나
성수기에는 노쇼 하나가 가장 실력 좋은 디자이너의 황금 시간대를 통째로 날립니다. 예약금을 받아야 할 예약과 받지 않아도 되는 예약, 예약금을 받을 때 말해야 할 세 가지, 예약금이 잡아 두는 디자이너, 그리고 하루가 끝날 때 현금이 맞도록 예약금이 소프트웨어에서 어떻게 처리되는지 설명합니다.
QR 디지털 메뉴 — 다시 인쇄하지 않고 가격 변경과 품절 메뉴 숨기기
QR 메뉴는 다시 인쇄하지 않고 바로 바꿀 수 있지만 올바른 스위치를 써야 합니다. 손님이 QR로 메뉴를 주문하지 못하게 하는 세 가지 방법, 가격을 바꾸면 이미 주문한 메뉴도 바뀌는지, 주방 품절 버튼의 실제 역할, 바쁜 시간을 위한 3단계 절차를 설명합니다.
스파 예약 상태 관리 — 도착, 지각, 취소를 한눈에
스파 예약에서 어려운 것은 적어 두는 일이 아니라 각 예약이 지금 어떤 상태인지 아는 일입니다. 여섯 가지 상태와 상태별로 안내 직원이 할 일, 오지 않는 고객 처리, 예약금이 현금 장부와 맞도록 취소하고 되돌리는 방법을 설명합니다.
당구장 테이블 이동 — 친 시간과 주문은 그대로, 테이블별 요금은 정확하게
손님이 도중에 테이블을 바꾸는 일은 당구장에서 흔합니다. 테이블 이동을 누르면 이미 친 시간은 기존 테이블 요금으로 마감되고, 이후 시간은 새 테이블 요금으로 계산되며, 주문한 항목은 계산서와 함께 옮겨 갑니다. 계산서가 어떻게 나오는지, 이동할 수 없는 경우와 사장님이 확인할 곳을 설명합니다.
약국·잡화점 관리 프로그램 — 바코드, 유통기한, 빠른 판매
약국과 잡화점은 같은 방식으로 힘듭니다. 품목이 많고 금액은 작고 손님은 기다리며 재고에는 유통기한이 있습니다. 바코드 판매, 입고부터 상품을 따라다니는 로트와 유통기한, 박스에서 낱개로의 환산, 재고 기준 — 그리고 약국이 프로그램을 고르기 전에 확인해야 할 한 가지.
식당·카페 파트타임 시급 계산하기
네다섯 시간 근무에 매주 바뀌는 스케줄이면 월급제가 맞지 않습니다. 제대로 등록해야 할 네 가지 — 근무조, 출퇴근 기록, 시급, 마감 주기 — 그리고 근무 시간을 스케줄이 아니라 출퇴근 기록에서 가져와야 하는 이유.
마사지 가게 — 룸·베드와 관리사 시간이 겹치지 않게 예약 잡기
한 베드에 두 손님은 손님을 조용히 잃게 만드는 실수입니다. 마사지 가게에서 중복이 생기는 세 곳, 시작 시각과 소요 시간 그리고 앞뒤 여유 시간으로 베드 중복을 막는 방식, 기계가 지키는 부분과 사람이 지켜야 하는 부분, 그리고 켜기 전에 정해 둘 네 가지 규칙.
