Phần mềm bán hàng hiếm khi hỏng hẳn một ngày đẹp trời. Nó chỉ chậm dần, thiếu dần: thêm một file Excel để chấm công, thêm một nhóm Zalo để báo kho, cuối ngày thêm mười phút dò vì sao tiền không khớp. Mỗi thứ nhỏ, cộng lại thành một khoản đáng kể mỗi tháng. Bảng tự kiểm dưới đây giúp tách phiền với phải đổi.

Tự kiểm: quán bạn có mấy dấu hiệu?

Đánh dấu những câu đúng với quán bạn trong 3 tháng gần đây

Quán đã thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà phần mềm đang dùng chưa xuất được Cuối ngày tiền thực thu lệch với báo cáo mà không truy ra được do đâu Giờ cao điểm máy chậm hoặc treo, nhân viên phải quay lại ghi tay Gặp sự cố vào buổi tối, cuối tuần thì không gọi được ai hỗ trợ Đang phải làm thêm bằng Excel hoặc Zalo những việc lẽ ra phần mềm làm (chấm công, kho, đặt bàn) Mở thêm chi nhánh nhưng phải xem báo cáo từng nơi riêng rẽ Nhân viên xoá được món đã in bill hoặc xem được doanh thu mà bạn không muốn Giá gói tăng, hoặc phải mua thêm nhiều gói lẻ, trong khi phần dùng tới không tăng Không tự xuất được dữ liệu hàng hoá, khách hàng của mình ra file

Đọc kết quả thế nào

Số dấu hiệu	Nghĩa là	Nên làm gì
0–2	Phiền nhưng chưa tốn nhiều	Hỏi bên đang dùng xem có cách khắc phục hoặc tính năng bị bỏ quên không. Chưa cần đổi
3–4	Đang mất tiền và thời gian đều đặn mỗi tháng	Bắt đầu xuất thử dữ liệu và xem phần mềm khác; chọn thời điểm đổi vào lúc vắng khách
5 trở lên	Phần mềm không còn theo kịp quán	Lên kế hoạch đổi trong 1–2 tháng tới

Hai câu tô màu là dấu hiệu nặng, chỉ cần một câu đúng là nên xử lý ngay dù tổng điểm thấp. Thiếu hoá đơn điện tử khi đã thuộc diện bắt buộc là rủi ro với cơ quan thuế; không xuất được dữ liệu thì càng để lâu càng khó đi.

Bốn dấu hiệu hay bị xem nhẹ

Tiền lệch mà không truy ra được

Lệch vài chục nghìn thì quán nào cũng có. Vấn đề là không tìm ra vì sao: phần mềm không ghi ai huỷ món, ai giảm giá, ai sửa hoá đơn sau khi in. Khi đó mọi lần lệch đều thành chuyện nghi ngờ nhân viên, và bạn không có gì trong tay để kiểm.

Việc làm thêm ngoài phần mềm

Đếm thử số file Excel và nhóm Zalo quán đang dùng để làm việc hằng ngày. Mỗi thứ là một chỗ số liệu phải nhập hai lần, và là chỗ lệch tiếp theo. Chấm công, kho nguyên liệu, đặt bàn trước là ba việc hay bị đẩy ra ngoài nhất.

Không gọi được ai lúc cần

Sự cố ở quán thường rơi vào đúng giờ đông khách: tối, cuối tuần, ngày lễ. Hỗ trợ chỉ trong giờ hành chính thì thực tế là không có hỗ trợ.

Không tự lấy được dữ liệu ra

Thử ngay hôm nay: xuất danh sách hàng hoá và khách hàng ra Excel. Làm được thì việc đổi sau này chỉ là công sức. Không làm được thì dữ liệu của quán đang nằm ở chỗ bạn không kiểm soát.

Khi nào chưa nên đổi

Chỉ vì thấy phần mềm khác rẻ hơn vài chục nghìn một tháng thì chưa đáng. Công chuyển dữ liệu, đào tạo lại và một hai tuần đầu chậm tay thường lớn hơn phần chênh đó. Chi tiết ở bài đổi phần mềm bán hàng: mất gì, giữ được gì.

Ordersys giúp phần nào

Khi quán quyết định đổi, đội triển khai Ordersys nhập dữ liệu từ file của phần mềm cũ, cài đặt và đào tạo tại quán, không thu phí triển khai. Xem cách làm ở trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.

Đọc tiếp: đổi phần mềm bán hàng lúc nào là hợp.