Phần mềm bán hàng hiếm khi hỏng hẳn một ngày đẹp trời. Nó chỉ chậm dần, thiếu dần: thêm một file Excel để chấm công, thêm một nhóm Zalo để báo kho, cuối ngày thêm mười phút dò vì sao tiền không khớp. Mỗi thứ nhỏ, cộng lại thành một khoản đáng kể mỗi tháng. Bảng tự kiểm dưới đây giúp tách phiền với phải đổi.
Tự kiểm: quán bạn có mấy dấu hiệu?
Đánh dấu những câu đúng với quán bạn trong 3 tháng gần đây
Đọc kết quả thế nào
| Số dấu hiệu | Nghĩa là | Nên làm gì |
|---|---|---|
| 0–2 | Phiền nhưng chưa tốn nhiều | Hỏi bên đang dùng xem có cách khắc phục hoặc tính năng bị bỏ quên không. Chưa cần đổi |
| 3–4 | Đang mất tiền và thời gian đều đặn mỗi tháng | Bắt đầu xuất thử dữ liệu và xem phần mềm khác; chọn thời điểm đổi vào lúc vắng khách |
| 5 trở lên | Phần mềm không còn theo kịp quán | Lên kế hoạch đổi trong 1–2 tháng tới |
Bốn dấu hiệu hay bị xem nhẹ
Tiền lệch mà không truy ra được
Lệch vài chục nghìn thì quán nào cũng có. Vấn đề là không tìm ra vì sao: phần mềm không ghi ai huỷ món, ai giảm giá, ai sửa hoá đơn sau khi in. Khi đó mọi lần lệch đều thành chuyện nghi ngờ nhân viên, và bạn không có gì trong tay để kiểm.
Việc làm thêm ngoài phần mềm
Đếm thử số file Excel và nhóm Zalo quán đang dùng để làm việc hằng ngày. Mỗi thứ là một chỗ số liệu phải nhập hai lần, và là chỗ lệch tiếp theo. Chấm công, kho nguyên liệu, đặt bàn trước là ba việc hay bị đẩy ra ngoài nhất.
Không gọi được ai lúc cần
Sự cố ở quán thường rơi vào đúng giờ đông khách: tối, cuối tuần, ngày lễ. Hỗ trợ chỉ trong giờ hành chính thì thực tế là không có hỗ trợ.
Không tự lấy được dữ liệu ra
Thử ngay hôm nay: xuất danh sách hàng hoá và khách hàng ra Excel. Làm được thì việc đổi sau này chỉ là công sức. Không làm được thì dữ liệu của quán đang nằm ở chỗ bạn không kiểm soát.
Khi nào chưa nên đổi
Chỉ vì thấy phần mềm khác rẻ hơn vài chục nghìn một tháng thì chưa đáng. Công chuyển dữ liệu, đào tạo lại và một hai tuần đầu chậm tay thường lớn hơn phần chênh đó. Chi tiết ở bài đổi phần mềm bán hàng: mất gì, giữ được gì.
Ordersys giúp phần nào
Khi quán quyết định đổi, đội triển khai Ordersys nhập dữ liệu từ file của phần mềm cũ, cài đặt và đào tạo tại quán, không thu phí triển khai. Xem cách làm ở trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Đọc tiếp: đổi phần mềm bán hàng lúc nào là hợp.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
