Đổi phần mềm đúng việc mà sai thời điểm vẫn hỏng: nhân viên chưa quen đúng tuần đông khách nhất, kho chưa chốt xong thì hàng Tết đã về. Chọn được ngày cắt hợp lý là đỡ được một nửa rủi ro. Bài này đi qua bốn thứ quyết định ngày đó.

1. Tránh mùa đông khách của chính quán

Hai tuần đầu dùng phần mềm mới, thao tác bao giờ cũng chậm hơn. Đặt hai tuần đó vào lúc vắng nhất trong năm.

Loại hình	Nên tránh	Thường vắng hơn
Nhà hàng, quán ăn	Tháng Chạp và tháng Giêng âm lịch (tất niên, tân niên), các kỳ nghỉ lễ dài	Hai, ba tuần sau rằm tháng Giêng
Cà phê, trà sữa	Mùa hè, các dịp lễ; tối thứ Sáu tới Chủ nhật	Đầu tuần; mùa mưa với quán có chỗ ngồi ngoài trời
Tạp hoá, bán lẻ	Một tháng trước Tết, khi nhập hàng nhiều nhất	Sau Tết, khi đã bán bớt hàng tồn
Spa, nail, salon	Trước Tết, trước 8/3 và 20/10	Tháng sau Tết
Bida	Tối cuối tuần, các đợt giải đấu quán tổ chức	Ban ngày đầu tuần

Bảng trên là mặc định. Quán bạn có lịch riêng thì mở báo cáo doanh thu 12 tháng của phần mềm đang dùng, chọn tháng thấp nhất — đó là con số chính xác hơn mọi lời khuyên.

2. Cắt vào đầu tháng hoặc đầu quý

Doanh thu dùng để kê khai thuế tính theo tháng hoặc theo quý. Nếu ngày cắt rơi vào giữa kỳ, số liệu của kỳ đó nằm ở hai phần mềm và phải cộng tay khi đối chiếu. Cắt vào ngày đầu kỳ thì mỗi kỳ chỉ nằm trọn trong một hệ thống.

Quán dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nên hỏi trước bên cung cấp hoá đơn về việc chuyển kết nối sang phần mềm mới, và chọn ngày cắt sao cho không có ngày nào quán không xuất được hoá đơn.

3. Tính ngược từ ngày hết hạn phần mềm cũ

Đừng đợi phần mềm cũ hết hạn rồi mới đổi. Cần ít nhất một đến hai tuần chạy song song để đối chiếu số liệu, cộng thêm vài ngày nhập dữ liệu. Vậy ngày cắt nên sớm hơn ngày hết hạn tối thiểu hai tuần.

Còn bao lâu tới ngày hết hạn	Nên làm
Trên 1 tháng	Đủ thời gian làm đúng thứ tự: xuất dữ liệu, nhập, đào tạo, chạy song song
2–4 tuần	Gửi file ngay trong tuần này; rút gọn chạy song song còn 1 tuần
Dưới 2 tuần	Gia hạn phần mềm cũ thêm một kỳ ngắn nhất có thể, coi đó là tiền mua sự an toàn

Còn gói năm dài hạn mà muốn đổi sớm: tính số tiền còn lại chia số tháng, so với khoản đang mất mỗi tháng vì những dấu hiệu ở bài phần mềm bán hàng không còn phù hợp. Khoản mất lớn hơn thì tiền gói cũ đã là chi phí chìm.

4. Buộc phải đổi giữa mùa thì chia nhỏ

Phần mềm cũ hỏng, bên cung cấp ngưng dịch vụ — không phải lúc nào cũng chọn được thời điểm. Khi đó đừng chuyển mọi thứ cùng lúc:

Tuần 1: chỉ bán hàng và in bill trên phần mềm mới. Kho, khách hàng tạm giữ cách cũ.
Tuần 2: chốt tồn kho những mặt hàng chính, nhập vào phần mềm mới.
Tuần 3–4: khách hàng, tích điểm, chấm công, báo cáo nâng cao.

Chia nhỏ như vậy thì ngày đông khách nhân viên chỉ phải quen một thao tác: bán.

Lịch mẫu cho một lần đổi không vội

Mốc	Việc
Còn 4 tuần	Xuất toàn bộ dữ liệu từ phần mềm cũ, lưu hai nơi
Còn 3 tuần	Gửi file cho bên phần mềm mới nhập; dọn mã hàng trùng, hàng không còn bán
Còn 2 tuần	Cài đặt thiết bị, đào tạo nhân viên, bán thử
Ngày cắt	Đầu tháng, ngày vắng khách: kiểm kho, chốt công nợ, bắt đầu bán trên phần mềm mới
Sau 1–2 tuần	Số liệu khớp nhiều ngày liền thì dừng phần mềm cũ

Ordersys giúp phần nào

Đội triển khai Ordersys nhập dữ liệu từ file phần mềm cũ và xuống quán cài đặt, đào tạo theo đúng ngày cắt quán chọn, không thu phí triển khai. Xem trang chuyển sang Ordersys.

Đọc tiếp: chạy song song hai phần mềm bao lâu và đối chiếu những gì.