Hợp đồng lao động thường chỉ được nhớ tới hai lần: lúc ký và lúc có chuyện. Khoảng giữa thì nằm trong một cặp tài liệu ở phòng kế toán, hoặc một thư mục ảnh chụp trong điện thoại của chủ. Doanh nghiệp mười lăm người còn xoay được; lên ba bốn chục người ở vài chi nhánh thì câu "hợp đồng của bạn này hết hạn chưa nhỉ" không ai trả lời ngay được. Và hợp đồng hết hạn mà người vẫn đi làm là tình trạng không bên nào muốn ở trong.
Những ngày dễ trôi qua mà không ai để ý
Không phải vì ai lười, mà vì những ngày này không gắn với việc gì xảy ra hằng ngày. Chúng chỉ đến một lần cho mỗi người, rải rác quanh năm:
| Mốc | Trôi qua thì sao | Nên biết trước |
|---|---|---|
| Hết thử việc | Hết hạn thử mà vẫn để làm tiếp thì coi như đã vào chính thức | Trước vài ngày, để kịp đánh giá và báo kết quả |
| Hết hạn hợp đồng | Người vẫn đi làm trong khi giấy tờ đã hết hiệu lực | Trước vài tuần, để kịp chuẩn bị bản mới |
| Giấy tờ cá nhân hết hạn | Hồ sơ thiếu, lúc cần nộp mới đi tìm | Trước khi đến hạn phải bổ sung |
| Đến kỳ xét tăng lương | Nhân viên hỏi trước, quản lý bị động | Trước kỳ, để chuẩn bị số liệu |
Mỗi nhân viên một hồ sơ, không phải một cặp giấy
Trong Ordersys HRM, mỗi người có một hồ sơ gồm giấy tờ, hợp đồng kèm ngày hết hạn, chức danh, chi nhánh đang làm, lương cơ bản và các khoản phụ cấp. Giấy tờ đính kèm ngay trong hồ sơ nên không phải đi tìm bản chụp trong tin nhắn. Hệ thống nhắc trước khi hợp đồng hết hạn và trước khi hết thử việc, nên hai mốc dễ trôi nhất được đưa ra trước mắt đúng lúc còn kịp làm gì đó.
Hồ sơ cũng giữ lịch sử: ai đã tăng lương lần nào, chuyển từ chi nhánh nào sang chi nhánh nào. Khi nhân viên hỏi "lần trước em được tăng hồi nào", câu trả lời nằm trong hồ sơ chứ không nằm ở việc ai nhớ giỏi hơn.
Khi có nhiều chi nhánh
Chuỗi cửa hàng hay rơi vào cảnh mỗi quản lý cửa hàng giữ một phần giấy tờ của người mình. Khi nhân sự luân chuyển giữa các điểm, hồ sơ đi sau người hoặc không đi. Để tất cả hồ sơ trong một hệ thống thì quản lý cửa hàng xem được người của mình, chủ và kế toán xem được toàn bộ, và việc chuyển một nhân viên sang chi nhánh khác chỉ là đổi một trường trong hồ sơ thay vì bàn giao một tập giấy.
- Danh sách hợp đồng sắp hết hạn lọc ra theo tháng, theo chi nhánh.
- Hồ sơ nào còn thiếu giấy tờ thì thấy ngay, không chờ đến lúc cần nộp.
- Nhân viên nghỉ việc vẫn giữ lại hồ sơ và lịch sử, phục vụ đối chiếu sau này.
Phần mềm nhắc, người vẫn phải quyết
Hệ thống không tự gia hạn hợp đồng và không thay quản lý đánh giá ai nên ký tiếp. Việc nó làm là đẩy đúng cái tên ra trước mắt vào đúng thời điểm, kèm hồ sơ đầy đủ để người quyết định có cơ sở. Phần pháp lý — loại hợp đồng nào, thời hạn bao lâu, thử việc được mấy ngày, lương thử việc tối thiểu bao nhiêu — vẫn theo quy định và nên đọc riêng; bài hợp đồng lao động cho quán ăn, cửa hàng nói kỹ phần đó.
Bắt đầu từ đâu cho nhẹ
Không cần nhập hết một lần. Cách nhẹ nhất là nhập trước những người có hợp đồng hết hạn trong ba tháng tới, vì đó là nhóm cần nhắc sớm nhất. Nhóm còn lại nhập dần, mỗi lần có việc đụng tới ai thì hoàn thiện hồ sơ người đó. Sau một vòng ba tháng là gần như đủ, mà không phải dừng việc khác để làm dữ liệu.
Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chấm công, xếp ca và tính lương nằm chung trong phần mềm HRM của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: chấm công khi nhân viên chạy giữa các chi nhánh.
Chấm công bằng điện thoại, tự tính lương theo ca, phụ cấp, tăng ca và xuất bảng lương mỗi tháng.
Các tin tức khác
Thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage: trừ dần, nhắc buổi
Thẻ nạp tiền trừ theo giá dịch vụ, gói liệu trình trừ theo buổi — hai kiểu khác nhau nên khai khác nhau. Trừ ngay tại phòng, chủ quán nhìn được tiền đã thu và số buổi còn nợ khách.
Camera quán bida: đối chiếu đơn với video bàn để chống thất thoát
Lịch sử thao tác trong phần mềm cho biết bàn nào, giờ nào, ai mở ai huỷ; camera của chính bàn đó cho biết lúc ấy thực tế thế nào. Đặt hai thứ cạnh nhau thì việc kiểm chỉ mất vài phút.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người
Tổng mua, điểm còn lại, hạng, nhóm khách, công nợ, ngày sinh — những cột có sẵn trong danh sách khách đủ để chia nhóm. Hạng thành viên lo khách quen, voucher lo khách lâu chưa quay lại.
In mã vạch và tem giá hàng loạt cho cửa hàng bán lẻ
Chọn hàng, chọn khổ giấy và chuẩn mã Code 128 / EAN-13 / UPC-A, in thử một hai cái rồi in cả lô; hoặc in thẳng từ phiếu nhập với số tem lấy theo số lượng nhập.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
