Gõ "phần mềm tính tiền quán cafe miễn phí" sẽ ra cả chục cái tên. Miễn phí là có thật, nhưng hiếm khi miễn phí hết mọi thứ quán cần. Bài này không chấm điểm phần mềm nào — chỉ đưa ra sáu câu nên tự kiểm trước khi cài, để biết cái giá thật nằm ở đâu.
"Miễn phí" thường nằm ở một trong ba dạng
| Dạng | Thường là | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Dùng thử có hạn | Đủ tính năng trong 7–30 ngày, sau đó trả phí | Hết hạn thì dữ liệu còn không, có xuất ra được không |
| Gói miễn phí giới hạn | Miễn phí mãi nhưng giới hạn số đơn, số mặt hàng, số máy hoặc tính năng | Quán vượt giới hạn vào tháng đông khách thì sao |
| Phần mềm cài trên máy | Không mất phí tháng, dữ liệu nằm trên một máy tính | Máy hỏng, mất máy thì dữ liệu còn ở đâu; ai sao lưu |
Sáu câu tự kiểm trước khi cài
- Chọn size, đường, đá, topping mất mấy lần bấm? Quán cà phê sống nhờ tốc độ ở quầy. Thử bấm một ly trà sữa size L, ít đường, hai topping. Phải gõ ghi chú bằng tay thì giờ cao điểm sẽ chậm và sai.
- Có in tem dán ly không? Bán mang đi nhiều mà không có tem ghi size, đường, topping thì sớm muộn sẽ đưa nhầm ly.
- Có xuất được hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không? Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm thuộc diện phải dùng loại hoá đơn này. Quán nhỏ hôm nay chưa tới mốc, nhưng đổi phần mềm lúc đã tới mốc tốn công hơn nhiều. Xem thêm hộ kinh doanh có bắt buộc hoá đơn điện tử không.
- Chốt ca có tách tiền mặt, chuyển khoản không? Không tách được thì cuối ngày lệch tiền mà không biết lệch ở đâu.
- Dữ liệu có tự xuất ra file được không? Thử xuất danh sách món và báo cáo doanh thu ngay trong thời gian dùng thử.
- Lúc máy hỏng giữa giờ đông khách thì gọi ai? Phần mềm miễn phí thường không kèm người hỗ trợ; đó là thứ bạn đang không trả tiền.
Tính thử cái giá thật mỗi tháng
Ví dụ một quán bán 200 ly/ngày. Nếu mỗi ngày mất thêm 20 phút cộng tay chốt ca, dò lệch tiền, và mỗi tuần đưa nhầm hai ly phải làm lại ly 35.000đ:
| Khoản | Cách tính | Mỗi tháng |
|---|---|---|
| Thời gian chốt ca, dò lệch | 20 phút × 30 ngày × 25.000đ/giờ công | khoảng 250.000đ |
| Ly làm lại vì nhầm | 2 ly × 4 tuần × 35.000đ | 280.000đ |
| Cộng | khoảng 530.000đ |
Con số của quán bạn sẽ khác — thay bằng số giờ công và giá ly thật. Điểm cần thấy là: phần mềm miễn phí không có nghĩa là chi phí bằng 0.
Khi nào phần mềm miễn phí là đủ
- Quán một người đứng, vài chục ly một ngày, không có nhân viên thu tiền thay.
- Chưa bán mang đi nhiều, chưa cần tem dán ly.
- Doanh thu còn xa mốc 1 tỷ đồng/năm.
Đủ ba điều trên thì bắt đầu bằng phần mềm miễn phí là hợp lý — miễn là xuất được dữ liệu, để sau này đổi không phải nhập lại từ đầu.
Ordersys ở đâu trong chuyện này
Ordersys không miễn phí: gói Căn bản 140.000đ/tháng, không phí khởi tạo, dùng thử miễn phí 7 ngày trước khi trả tiền. Trong 7 ngày đó bạn kiểm được đủ sáu câu trên ngay tại quầy: bấm topping, in tem ly, màn hình phụ hiện mã QR chuyển khoản, chốt ca tách tiền mặt và chuyển khoản. Xem phần mềm tính tiền quán cà phê, trà sữa Ordersys.
Đọc tiếp: tính tiền quán cafe bằng điện thoại hay máy tính tiền.
몇 번의 터치로 계산, 컵 라벨·토핑 인쇄, 제조 화면 전송, POS에서 전자세금계산서 발행.
다른 소식
노래방 룸 담당 직원 팁 관리 — 투명하게 기록하고 나누기
노래방 손님은 현금으로, 계산서에 더해서, 또는 초과 송금으로 팁을 줍니다. 뒤의 두 가지는 가게 현금함을 거치므로 기록하지 않으면 의심이 생깁니다. 팁의 세 가지 형태와 돈이 있는 곳, 각자 갖기와 함께 모으기, 결제 시 팁 기록, 교대 마감 때 투명하게 지급하는 방법을 설명합니다.
고객 목록의 중복 고객 — 이력을 잃지 않고 병합하는 방법
한 손님에게 프로필이 세 개면 포인트가 세 군데로 나뉘고, 등급이 오르지 못하며, 보고서에는 신규 고객으로 잡힙니다. 중복이 생기는 다섯 가지 원인, 알아차리는 신호, 구매 이력과 적립 포인트를 지키며 병합하는 방법, 처음부터 중복을 막는 카운터 습관을 설명합니다.
성수기 네일숍 예약금: 누구에게 받고, 무엇을 말하고, 돈은 어디로 가나
성수기에는 노쇼 하나가 가장 실력 좋은 디자이너의 황금 시간대를 통째로 날립니다. 예약금을 받아야 할 예약과 받지 않아도 되는 예약, 예약금을 받을 때 말해야 할 세 가지, 예약금이 잡아 두는 디자이너, 그리고 하루가 끝날 때 현금이 맞도록 예약금이 소프트웨어에서 어떻게 처리되는지 설명합니다.
QR 디지털 메뉴 — 다시 인쇄하지 않고 가격 변경과 품절 메뉴 숨기기
QR 메뉴는 다시 인쇄하지 않고 바로 바꿀 수 있지만 올바른 스위치를 써야 합니다. 손님이 QR로 메뉴를 주문하지 못하게 하는 세 가지 방법, 가격을 바꾸면 이미 주문한 메뉴도 바뀌는지, 주방 품절 버튼의 실제 역할, 바쁜 시간을 위한 3단계 절차를 설명합니다.
스파 예약 상태 관리 — 도착, 지각, 취소를 한눈에
스파 예약에서 어려운 것은 적어 두는 일이 아니라 각 예약이 지금 어떤 상태인지 아는 일입니다. 여섯 가지 상태와 상태별로 안내 직원이 할 일, 오지 않는 고객 처리, 예약금이 현금 장부와 맞도록 취소하고 되돌리는 방법을 설명합니다.
당구장 테이블 이동 — 친 시간과 주문은 그대로, 테이블별 요금은 정확하게
손님이 도중에 테이블을 바꾸는 일은 당구장에서 흔합니다. 테이블 이동을 누르면 이미 친 시간은 기존 테이블 요금으로 마감되고, 이후 시간은 새 테이블 요금으로 계산되며, 주문한 항목은 계산서와 함께 옮겨 갑니다. 계산서가 어떻게 나오는지, 이동할 수 없는 경우와 사장님이 확인할 곳을 설명합니다.
약국·잡화점 관리 프로그램 — 바코드, 유통기한, 빠른 판매
약국과 잡화점은 같은 방식으로 힘듭니다. 품목이 많고 금액은 작고 손님은 기다리며 재고에는 유통기한이 있습니다. 바코드 판매, 입고부터 상품을 따라다니는 로트와 유통기한, 박스에서 낱개로의 환산, 재고 기준 — 그리고 약국이 프로그램을 고르기 전에 확인해야 할 한 가지.
식당·카페 파트타임 시급 계산하기
네다섯 시간 근무에 매주 바뀌는 스케줄이면 월급제가 맞지 않습니다. 제대로 등록해야 할 네 가지 — 근무조, 출퇴근 기록, 시급, 마감 주기 — 그리고 근무 시간을 스케줄이 아니라 출퇴근 기록에서 가져와야 하는 이유.
마사지 가게 — 룸·베드와 관리사 시간이 겹치지 않게 예약 잡기
한 베드에 두 손님은 손님을 조용히 잃게 만드는 실수입니다. 마사지 가게에서 중복이 생기는 세 곳, 시작 시각과 소요 시간 그리고 앞뒤 여유 시간으로 베드 중복을 막는 방식, 기계가 지키는 부분과 사람이 지켜야 하는 부분, 그리고 켜기 전에 정해 둘 네 가지 규칙.
